公司财务制度及采购流程

PAGE公司财务制度及采购流程一、总则（一）目的本制度旨在规范公司财务行为，加强财务管理和内部控制，确保公司财务信息真实、准确、完整，提高资金使用效益，保障公司资产安全，同时优化采购流程，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，促进公司健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财经制度，依法进行财务活动和采购业务。2.规范性原则：建立健全财务管理制度和采购流程，明确各环节职责和操作规范，确保各项工作有序开展。3.准确性原则：财务核算和采购记录应准确无误，真实反映公司财务状况和采购情况。4.效益性原则：合理配置资源，提高资金使用效益，降低采购成本，实现公司经济效益最大化。5.监督制衡原则：实行财务监督和采购监督，确保财务活动和采购行为合法合规，防止舞弊和腐败现象发生。二、财务制度（一）财务机构与人员设置1.公司设立独立的财务部门，负责公司财务管理和会计核算工作。2.财务部门配备具备专业资格的财务人员，明确各岗位职责和权限，实行岗位责任制。3.财务人员应遵守职业道德，保守公司财务秘密，不得泄露公司财务信息。（二）财务预算管理1.公司实行全面预算管理制度，包括年度预算、季度预算和月度预算。2.预算编制应遵循“上下结合、分级编制、逐级汇总”的程序，由各部门根据公司战略目标和年度经营计划编制本部门预算，经财务部门审核后报公司管理层审批。3.预算执行过程中，各部门应严格按照预算控制各项费用支出，财务部门负责对预算执行情况进行监控和分析，定期向公司管理层汇报。4.预算调整应按照规定程序进行，经公司管理层审批后方可调整。（三）会计核算1.公司按照国家统一的会计制度进行会计核算，采用权责发生制原则，以人民币为记账本位币。2.财务部门应设置总账、明细账、日记账等账簿，按照规定的会计科目进行核算，确保会计信息真实、准确、完整。3.会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料应按照规定妥善保管，不得伪造、变造、隐匿或销毁。（四）资金管理1.公司资金实行集中管理，统一调度。财务部门应根据公司资金状况和经营需要，合理安排资金，确保资金安全和正常周转。2.现金管理应严格遵守国家现金管理规定，控制现金库存限额，不得坐支现金，严禁白条抵库。3.银行存款管理应加强对银行账户的管理，定期核对银行账目，确保银行存款安全。严禁出租、出借银行账户。4.资金支付应严格按照审批程序进行，未经授权不得擅自支付资金。重大资金支出应实行集体决策。（五）费用报销管理1.公司制定费用报销标准和流程，明确各类费用的报销范围、报销标准和审批程序。2.员工报销费用时，应填写费用报销单，附上相关发票、收据等原始凭证，经部门负责人审核、财务部门审核后报公司管理层审批。3.费用报销应严格按照规定的时间和方式进行，逾期不予报销。对于不符合规定的费用报销，财务部门有权拒绝报销。（六）资产管理1.公司资产包括流动资产、固定资产、无形资产等。财务部门应建立健全资产管理制度，加强对资产的核算、登记、清查和处置等工作。2.流动资产应定期进行盘点，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的流动资产，应及时查明原因，按照规定进行处理。3.固定资产应按照规定计提折旧，定期进行清查盘点。对于闲置、报废的固定资产，应及时办理审批手续，进行相应的处置。4.无形资产应按照规定进行摊销，加强对无形资产的保护和管理。（七）财务审计与监督1.公司建立内部审计制度，定期对公司财务状况、经营成果和内部控制进行审计监督。2.内部审计部门应独立开展审计工作，出具审计报告，提出审计意见和建议。对于审计发现的问题，应及时督促相关部门整改。3.公司接受外部审计机构的审计监督，积极配合审计工作，按照审计要求提供相关资料。三、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要和业务发展计划，提出采购需求。采购需求应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等。2.采购需求提出后，应填写采购申请表，经部门负责人审核后提交给采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行汇总和分析，结合公司库存情况和采购预算，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物品或服务的采购方式、采购时间、采购金额等，并报公司管理层审批。（三）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商数据库，对供应商进行分类管理。定期对供应商进行评估和考核，选择优质供应商合作。2.选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉度、产品质量、价格、交货期、售后服务等因素。通过招标、询价、谈判等方式确定供应商。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等。（四）采购实施1.根据采购计划和采购合同，采购部门组织实施采购工作。采购人员应按照合同要求与供应商沟通协调，确保采购物品或服务按时、按质、按量交付。2.在采购过程中，采购人员应严格遵守公司采购制度和相关法律法规，不得接受供应商的贿赂或不正当利益。（五）验收与入库1.采购物品或服务到货后，采购部门应及时通知验收部门进行验收。验收部门应按照合同要求和相关标准对采购物品或服务进行验收，填写验收报告。2.验收合格的采购物品或服务应办理入库手续，由仓库管理人员按照规定进行保管。验收不合格的采购物品或服务，采购部门应及时与供应商协商处理。（六）付款结算1.采购物品或服务验收合格并办理入库手续后，财务部门根据采购合同和验收报告，审核付款申请，按照规定的付款方式进行付款结算。2.付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关凭证，经采购部门负责人、财务部门负责人审核后报公司管理层审批。3.财务部门应严格按照合同约定的付款时间和方式进行付款，确保公司资金安全。（七）采购档案管理1.采购部门应建立采购档案管理制度，对采购过程中形成的各种文件、资料进行整理、归档和保管。2.采购档案应包括采购申请表、采购计划、采