学校物资采购财务制度

PAGE学校物资采购财务制度一、总则（一）目的为了规范学校物资采购财务行为，加强学校物资采购财务管理，提高资金使用效益，保障学校教学、科研等各项工作的顺利进行，根据国家有关法律法规和财务制度，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在教学、科研、行政办公等活动中进行的物资采购财务活动。（三）基本原则1.合法性原则：物资采购财务活动必须遵守国家法律法规和财务制度，确保财务行为合法合规。2.规范性原则：建立健全物资采购财务管理制度，规范采购流程、财务核算和监督管理，确保财务管理工作有序进行。3.效益性原则：合理安排采购资金，提高资金使用效益，避免浪费和损失。4.公开透明原则：物资采购过程应公开透明，接受学校内部和社会监督，确保采购活动公平、公正、公开。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门、各单位应根据教学、科研、行政办公等工作需要，结合学校年度工作计划，编制物资采购预算。2.采购预算应明确采购项目、数量、规格、金额等内容，并按照学校预算编制要求和时间节点报送财务部门。3.财务部门对各部门、各单位报送的采购预算进行审核汇总，结合学校财力状况，提出年度物资采购预算建议草案，报学校预算管理部门审核。（二）预算执行1.物资采购预算一经批准，必须严格执行。各部门、各单位应按照预算安排组织采购活动，不得擅自调整或突破预算。2.因特殊原因需要调整采购预算的，应按照学校预算调整程序办理审批手续。未经批准，不得自行调整预算。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对预算执行情况进行分析和通报，及时发现和解决预算执行中存在的问题。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如遇国家政策调整、市场价格波动、学校事业发展需要等原因，导致原采购预算无法执行或需要调整的，各部门、各单位应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、项目、金额等内容，并提供相关证明材料。3.财务部门对预算调整申请进行审核，提出审核意见，报学校预算管理部门审批。经批准的预算调整事项，应及时调整预算指标，并相应调整会计账目。三、采购流程管理（一）采购申请1.各部门、各单位根据工作需要，填写物资采购申请表，详细说明采购项目、数量、规格、技术要求、预算金额等内容，并经部门负责人签字审核后报送采购部门。2.采购申请表应附相关的技术文件、市场调研资料等，以便采购部门进行采购决策。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.根据采购项目的金额大小和性质，按照学校规定的采购审批权限进行审批。金额较小的采购项目，由采购部门负责人审批；金额较大的采购项目，需报学校分管领导或校长审批。3.对于涉及政府采购的项目，应按照政府采购相关法律法规和程序办理审批手续。（三）采购实施1.采购部门根据审批后的采购申请表，组织实施采购活动。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，应根据采购项目的特点和要求选择合适的采购方式。2.在采购过程中，采购部门应严格按照采购程序和相关法律法规进行操作，确保采购活动公平、公正、公开。3.采购部门应与供应商签订采购合同，明确采购项目、数量、规格、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款，并按照合同约定履行各自的义务。（四）验收付款1.物资到货后，采购部门应及时组织相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，采购部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应作为付款的依据之一。3.财务部门根据采购合同、验收报告等相关资料，审核无误后办理付款手续。付款方式应按照采购合同约定执行，一般采用银行转账方式支付。四、财务核算管理（一）账务处理1.财务部门应按照国家统一的会计制度和学校财务制度，对物资采购业务进行账务处理。2.采购物资验收入库时，应按照实际成本借记“库存物资”科目，贷记“银行存款”、“应付账款”等科目；采购物资尚未验收入库时，应借记“在途物资”科目，贷记“银行存款”、“应付账款”等科目。3.发出物资时，应按照实际成本借记相关成本费用科目，贷记“库存物资”科目。（二）固定资产核算1.对于符合固定资产标准的物资采购，应按照固定资产核算方法进行账务处理。2.固定资产入账时，应按照购置成本借记“固定资产”科目，贷记“银行存款”、“应付账款”等科目；同时，按照固定资产折旧政策计提折旧，借记相关成本费用科目，贷记“累计折旧”科目。（三）财务报表编制1.财务部门应按照国家统一的财务报表编制要求，定期编制物资采购财务报表。2.物资采购财务报表应反映学校物资采购的预算执行情况、采购资金使用情况、库存物资情况等信息，为学校领导和相关部门提供决策依据。五、内部控制与监督（一）内部控制制度1.建立健全学校物资采购财务内部控制制度，明确各部门、各岗位在物资采购财务活动中的职责和权限，规范采购流程和财务核算流程，防范财务风险。2.内部控制制度应包括采购申请审批、采购合同管理、验收付款、财务核算、监督检查等环节的控制措施，确保物资采购财务活动的全过程得到有效控制。（二）监督检查1.学校应加强对物资采购财务活动的监督检查，定期或不定期对采购预算执行情况、采购流程合规性、财务核算准确性等进行检查。2.监督检查可以采取内部审计、专项检查、财务检查等方式进行。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和单位进行整改。3.各部门、各单位应自觉接受学校内部监督和社会监督，积极配合监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（三）责任追究1.对于违反学校物资采购财务制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。2.责任追究方式包括责令改正、通报批评、经济处罚、行政处分等。对于构成犯罪的，应依法移送司法机关追究刑事责任。六、采购档案管理（一）档案内容1.学校物资采购档案应包括采购申请表、采购审批文件、采购合同、验收报告、发票凭证、财务账目等相关资料。2.采购档案应按照时间顺序和类别进行整理归档，确保档案资料的完整性和系统性。（二）档案保管1.采购档案应由专人负责保管，保管期限应按照国家有关规定执行。一般情况下，采购档案的保管期限为[X]年。2.档案保管人员应妥善保管采购档案，防止档案资料丢失、损坏或泄露。档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。（三）档案查阅1.需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，并经相关部门负责人签字批准。2.档案保管人员应按照批准的查阅申请表提供档案资料，并做好查阅登记工作。查阅人员不得擅自涂改、复印、抽