病历复印收费财务制度

PAGE病历复印收费财务制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织病历复印收费的财务管理，确保收费流程合法合规、准确有序，保障公司/组织及患者的合法权益，特制定本财务制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部涉及病历复印收费的所有部门及工作人员，包括但不限于医疗科室、病案管理部门、财务部门等。（三）依据本制度依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国价格法》《医疗收费管理办法》以及医疗卫生行业标准制定，确保病历复印收费行为符合法律要求和行业规范。二、收费标准制定（一）定价原则1.成本补偿原则充分考虑病历复印过程中所涉及的纸张、油墨、设备折旧、人工等成本因素，确保收费能够覆盖实际发生的费用支出，以维持病历复印业务的正常运转。2.合理定价原则参考同行业类似服务的收费标准，结合本公司/组织的实际情况，制定合理的病历复印收费价格，避免过高或过低收费对患者和公司/组织造成不利影响。3.公开透明原则收费标准应向患者及社会公开，确保透明度，接受各方监督。（二）具体收费项目及标准1.普通A4纸黑白复印按照每张[X]元的标准收取费用，该价格涵盖纸张成本、设备折旧及基本人工操作成本。2.A4纸彩色复印每张收费[X]元，由于彩色复印所需的油墨成本较高，故收费相应提高。3.病历打印根据打印纸张规格和字数多少计费。普通A4纸打印，每页[X]元；若字数较多或采用特殊纸张规格，收费可适当上浮，但需提前告知患者并说明原因。4.电子病历拷贝每次拷贝收费[X]元，此费用包含数据存储介质成本及技术处理成本。（三）价格调整1.定期评估每[X]年对病历复印收费标准进行一次全面评估，结合市场物价变动、成本增减等因素，确定是否需要调整收费价格。2.临时调整如遇纸张、油墨等原材料价格大幅波动，或设备更新导致成本显著增加等特殊情况，可根据实际情况及时进行临时价格调整。价格调整前需进行成本核算和可行性分析，并报公司/组织管理层审批。调整后应及时向患者及社会公示。三、收费流程（一）申请与受理1.患者或其代理人向病案管理部门提出病历复印申请，提交有效身份证明及相关证明材料（如授权委托书等）。2.病案管理部门工作人员对申请材料进行审核，确认患者身份及申请事项的合法性、真实性。审核通过后，为患者开具《病历复印申请单》，注明申请复印的病历内容、份数、预计收费金额等信息，并告知患者收费标准及缴费方式。（二）费用核算与计费1.病案管理部门工作人员根据患者申请，准确统计所需复印的病历页数、打印字数、拷贝次数等信息，按照既定收费标准进行费用核算。2.将核算后的费用金额填写在《病历复印申请单》上，并加盖部门印章。（三）缴费1.患者持《病历复印申请单》到财务部门缴费窗口办理缴费手续。财务人员核对申请单上的收费金额与系统记录一致后，收取费用，并开具收费票据。2.收费票据应使用财政部门统一监制的正规票据，注明收费项目、金额、日期等信息，并加盖财务专用章。3.对于采用电子支付方式缴费的患者，财务部门应及时做好收款记录，并确保电子支付渠道的安全稳定。（四）病历复印与发放1.病案管理部门凭财务部门开具的缴费凭证，安排工作人员按照申请内容进行病历复印、打印或拷贝操作。2.复印、打印完成后，对病历进行整理、装订，并在规定时间内通知患者前来领取。发放时，工作人员应与患者进行核对，确保病历内容完整、准确，领取人身份无误。四、财务核算与管理（一）收入确认1.财务部门按照权责发生制原则，在收到患者缴纳的病历复印费用后，确认收入实现。2.每日营业终了，财务人员应将当日病历复印收费情况进行汇总，编制《病历复印收费日报表》，详细记录收费日期、患者姓名、收费项目、金额等信息，并与收费系统数据进行核对，确保数据准确一致。（二）账务处理1.财务人员根据收费日报表及相关收费票据，进行账务处理。借记“库存现金”或“银行存款”等科目，贷记“主营业务收入病历复印收入”科目。2.对于涉及退费的情况，应严格按照公司/组织的退费管理制度执行。经相关部门审核批准后，财务人员办理退费手续，冲减相应收入，并在账务上进行准确记录。借记“主营业务收入病历复印收入”科目，贷记“库存现金”或“银行存款（红字）”等科目。同时，在收费系统中进行相应的退费操作记录。（三）票据管理1.财务部门负责病历复印收费票据购领、保管、发放、使用及核销等工作。2.建立收费票据台账，详细记录票据的种类、号码、领用日期、使用情况、结存数量等信息，确保票据管理规范有序。3.收费票据应按照规定的用途使用，不得转借、转让、代开或擅自销毁。使用完毕后，应及时办理核销手续，将存根联交回财政部门或相关管理机构。（四）财务报表编制1.每月末，财务人员应根据病历复印收费业务的账务记录，编制《病历复印收费月报表》，反映本月收费收入的明细情况、累计金额及与上月对比分析等信息。2.季度末和年末，结合公司/组织整体财务报表编制要求，将病历复印收费收入纳入相关财务报表进行合并编制。财务报表应真实、准确、完整地反映病历复印收费业务的财务状况和经营成果，为公司/组织管理层决策提供可靠依据。五、监督与检查（一）内部监督1.财务部门定期对病历复印收费情况进行自查，检查收费标准执行是否准确、收费流程是否规范、账务处理是否正确等。2.内部审计部门不定期对病历复印收费业务进行专项审计，重点审查收费制度的执行情况、财务核算的准确性、票据管理的合规性等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.病案管理部门应加强对病历复印申请及发放环节的管理，确保每一份病历复印业务都符合规定流程，防止出现违规操作或错漏现象。同时，配合财务部门和审计部门的监督检查工作，提供相关资料和信息。（二）外部监督1.主动接受物价部门、卫生行政部门等相关政府部门的监督检查，如实提供病历复印收费的相关资料和数据，积极配合政府部门的工作，确保收费行为合法合规。2.设立投诉举报渠道，如公布投诉电话、邮箱等，接受患者及社会公众的监督。对于收到的投诉举报信息，应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给投诉举报人。六、违规处理（一）违规行为界定1.未按照规定的收费标准收费，擅自提高或降低收费价格。2.收费过程中存在少收、多收、漏收费用等情况，导致财务数据不准确。3.不按规定开具收费票据，或票据使用不规范。4.违反收费流程，如未审核申请材料、未按缴费凭证进行病历复印发放等。5.利用病历复印收费谋取私利，如贪污、挪用公款等。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，一经查实，视情节轻重给予相应的处罚。2.对于初次违规且情节较轻的工作人员，给予警告处分，并责令其立即整改，退还违规收取或多收的费用。3.对于多次违规或情节严重的工作人员，除责令退还违规所得外，给予记过、记大过、降职、撤职等处分；涉及违法犯罪的，移交司法机关依法处理。4.因违规行为给公司/组织造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。七、附则（一）解释权本制度由本公司/组织财务部门