批发零售业存货财务制度

PAGE批发零售业存货财务制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范公司批发零售业存货的财务管理，确保存货信息的准确、完整，保障资产安全，提高资金使用效率，加强成本控制，为公司的稳健运营提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及批发零售业存货采购、存储、销售及相关财务管理活动的各部门及全体员工。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》以及国家相关法律法规，并结合批发零售业的行业特点和公司实际情况制定。二、存货的定义与分类（一）存货定义存货是指公司在日常经营活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。（二）存货分类1.商品存货：指公司购入用于直接销售的各类商品，包括但不限于各类成品、半成品、零部件等。2.材料存货：指用于生产商品或提供劳务过程中消耗的各种原材料、辅助材料、包装材料等。3.低值易耗品：指不符合固定资产标准的各种用具物品，如工具、管理用具、玻璃器皿等。4.包装物：指为包装本公司商品而储备的各种包装容器，如桶、箱、瓶、坛、袋等。三、存货的采购管理（一）采购计划1.采购部门应根据市场需求预测、销售订单情况以及库存状况，制定合理的存货采购计划。采购计划应明确采购品种、数量、规格、预计采购时间等详细信息。2.在制定采购计划时，需充分考虑经济订货量模型（EOQ），以平衡采购成本与库存持有成本，确保存货水平的合理性。同时，结合市场价格波动趋势，合理安排采购时机，争取有利的采购价格。（二）供应商选择与管理1.建立严格的供应商评估与选择标准，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等方面进行全面考察。优先选择具有良好口碑、稳定供应能力且价格合理的供应商。2.与选定的供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利与义务，包括商品规格、数量、价格、交货方式、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等条款。合同签订后，应妥善保管合同副本，并跟踪合同执行情况。（三）采购审批1.所有存货采购业务均需经过严格的审批流程。采购申请单应详细注明采购原因、预计金额、采购时间等信息，并依次提交部门负责人、财务部门审核，最终由公司管理层审批。2.财务部门在审核采购申请时，应重点关注采购资金的合理性、预算执行情况以及对公司资金流的影响。对于超预算或不符合公司财务政策的采购申请，应及时提出意见并反馈给相关部门。（四）采购价格控制1.采购人员应通过多种渠道收集市场价格信息，与供应商进行充分的谈判协商，争取最优惠的采购价格。同时，定期对采购价格进行分析比较，评估采购成本的合理性。2.建立采购价格监控机制，关注市场价格动态变化。如发现市场价格出现重大波动，应及时与供应商沟通协商，调整采购价格或采取相应的应对措施，以降低采购成本。（五）采购验收1.存货到货后，采购部门应及时通知验收部门进行验收。验收人员应依据采购合同、质量标准等对存货的数量、规格、质量等进行严格检验。2.验收合格后填写验收报告，验收报告应详细记录验收情况，包括验收日期、验收人员、存货名称、规格、数量、质量状况等信息。对于验收不合格的存货，应及时与供应商协商处理方式，如退货、换货或要求供应商承担相应损失。四、存货的存储管理（一）仓库规划与布局1.根据存货的类别、特性、出入库频率等因素，合理规划仓库布局。设置专门的存储区域，如原材料区、产成品区、低值易耗品区、包装物区等，并确保各区域之间通道顺畅，便于货物的搬运和管理。2.对仓库进行分区标识管理，明确各区域的存货类别和存放要求。同时，根据存货的存储条件，如温度、湿度、通风等要求，配备相应的仓储设施设备，确保存货的安全存储。（二）存货入库1.存货入库时，仓库管理人员应依据验收报告对存货的数量、规格、质量等进行再次核对。核对无误后，办理入库手续，填写入库单。2.入库单应详细记录存货的入库日期、存货名称、规格、数量、供应商名称等信息，并由仓库管理人员、送货人员共同签字确认。入库单应及时传递给财务部门，作为存货核算的依据。（三）存货保管1.仓库管理人员应定期对存货进行盘点清查，确保存货账实相符。盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点，不定期进行抽盘。2.在存货保管过程中，应注意存货的安全防护，采取必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等措施。对易损坏、易变质的存货，应加强重点监控，及时采取相应的处理措施。3.对于贵重存货或特殊存货，应实行专人专管制度，严格限制无关人员接触。同时，建立存货保管台账，详细记录存货的出入库情况、存储位置、保管状态等信息，以便随时查询和监控。（四）存货出库1.存货出库应遵循先进先出、保证质量的原则。仓库管理人员应根据有效的出库凭证办理出库手续，填写出库单。2.出库单应详细记录存货的出库日期、存货名称、规格、数量、领用部门或客户名称等信息，并由仓库管理人员、领用人员共同签字确认。出库单应及时传递给财务部门，作为存货发出核算的依据。3.对于销售出库的存货，应按照销售合同约定的发货时间和方式进行发货。发货前，应对货物进行再次核对，确保发货的准确性和及时性。同时，及时办理销售结算手续，确认销售收入和成本。五、存货的计价方法（一）存货初始计量1.存货应当按照成本进行初始计量。存货成本包括采购成本、加工成本和其他成本。2.采购成本包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。加工成本包括直接人工以及按照一定方法分配的制造费用。其他成本是指除采购成本、加工成本以外的，使存货达到目前场所和状态所发生的其他支出。（二）发出存货计价方法1.公司可根据实际情况选择采用先进先出法、加权平均法、个别计价法等发出存货计价方法。一经选定，不得随意变更。如需变更，应经公司管理层批准，并在财务报表附注中予以说明。2.先进先出法是指以先购入的存货应先发出（销售或耗用）这样一种存货实物流动假设为前提，对发出存货进行计价的一种方法。加权平均法是指以本月全部进货数量加上月初存货数量作为权数，去除本月全部进货成本加上月初存货成本，计算出存货的加权平均单位成本，以此为基础计算本月发出存货的成本和期末存货的成本的一种方法。个别计价法是指对发出的存货分别认定其单位成本和发出存货成本的方法。（三）存货期末计量1.资产负债表日，存货应当按照成本与可变现净值孰低计量。存货成本高于其可变现净值的，应当计提存货跌价准备，计入当期损益。2.可变现净值是指在日常活动中，存货的估计售价减去至完工时估计将要发生的成本、估计的销售费用以及相关税费后的金额。公司应定期对存货的可变现净值进行评估，如发现存货存在减值迹象，应及时计提存货跌价准备。3.存货跌价准备应按照单个存货项目计提；对于数量繁多、单价较低的存货，可以按照存货类别计提；与在同一地区生产和销售的产品系列相关、具有相同或类似最终用途或目的，且难以与其他项目分开计量的存货，可以合并计提。六、存货的盘点与清查（一）盘点计划1.财务部门应会同仓储部门、采购部门等制定年度存货盘点计划。盘点计划应明确盘点范围、盘点时间、盘点人员分工、盘点方法、盘点流程等内容。2.在制定盘点计划时，应充分考虑公司业务特点、存货分布情况以及以往盘点经验等因素，确保盘点工作的顺利进行。同时，应合理安排盘点时间，尽量减少对公司正常经营活动的影响。（二）盘点实施1.按照盘点计划组织实施存货盘点工作。盘点人员应认真核对存货的数量、规格、质量等信息，并如实记录盘点结果。2.在盘点过程中，如发现账实不符情况，应及时查明原因，并编制存货盘点差异表。对于盘盈、盘亏的存货，应详细记录差异的存货名称、规格、数量、差异原因等信息。（三）盘点结果处理1.盘点工作结束后，盘点人员应及时将盘点结果及盘点差异表提交给财务部门。财务部门应根据盘点结果进行账务处理，调整存货账面记录，确保账实相符。2.对于盘盈的存货，应按照同类或类似存货的市场价格作为入账价值，计入当期损益。对于盘亏的存货，应区分不同原因进行处理：属于正常损耗的，经批准后计入管理费用；属于计量收发差错和管理不善等原因造成的存货短缺，应先扣除残料价值、可以收回的保险赔偿和过失人赔偿，将净损失计入管理费用；属于自然灾害等非常原因造成的存货毁损，应先扣除处置收入（如残料价值）、可以收回的保险赔偿和过失人赔偿，将净损失计入营业外支出。七、存货的财务核算（一）会计科目设置1.公司应设置“库存商品”、“原材料”、“低值易耗品”、“包装物”、“在途物资”、“存货跌价准备”等会计科目，对存货进行明细核算。2.“库存商品”科目核算公司库存的各种商品的实际成本或进价。“原材料”科目核算公司库存的各种原材料的实际成本。“低值易耗品”科目核算公司低值易耗品的实际成本。“包装物”科目核算公司库存的各种包装物的实际成本。“在途物资”科目核算公司采用实际成本（或进价）进行材料、商品等物资日常核算、货款已付尚未验收入库的在途物资的采购成本。“存货跌价准备”科目核算公司存货的跌价准备。（二）账务处理流程1.存货采购业务的账务处理：根据采购发票、入库单等凭证，借记“在途物资”（或“原材料”、“库存商品”等）科目，按应支付的金额贷记“应付账款”、“银行存款”等科目。存货验收入库后，借记“原材料”、“库存商品”等科目，贷记“在途物资”科目。2.存货发出业务账务处理：根据出库单等凭证，借记“主营业务成本”、“其他业务成本”等科目，贷记“库存商品”、“原材料”等科目。采用计划成本法核算的，还应同时结转材料成本差异或商品进销差价。3.存货跌价准备账务处理：资产负债表日，公司根据存货可变现净值低于成本的差额，借记“资产减值损失——计提的存货跌价准备”科目，贷记“存货跌价准备”科目。已计提跌价准备的存货价值以后又得以恢复，应在原已计提的存货跌价准备金额内，按恢复增加的金额，借记“存货跌价准备”科目，贷记“资产减值损失——计提的存货跌价准备”科目。（三）财务报表列示1.存货项目应在资产负债表中单独列示，反映公司期末存货的账面价值。存货账面价值=存货账面余额存货跌价准备余额。2.在利润表中，销售成本项目应根据本期销售商品的成本进行填列，反映公司本期销售商品所发生的成本。八、存货的内部控制与监督（一）内部控制制度1.建立健全存货内部控制制度，明确各部门在存货管理中的职责分工，确保存货管理流程的规范、有序。采购部门负责存货的采购计划制定、供应商选择与采购业务执行；仓储部门负责存货的验收入库、存储保管、出库发货等工作；财务部门负责存货的账务核算、成本控制、资金管理以及监督检查等工作。2.加强对存货采购、存储、销售等环节的风险评估与控制，制定相应的风险应对措施。例如，对于采购环节可能存在的供应商欺诈、价格波动风险，应加强供应商管理和价格监控；对于存储环节可能存在的存货毁损、丢失风险，应加强仓储管理和安全防护措施；对于销售环节可能存在的信用风险、发货风险，应加强客户信用管理和销售流程控制。（二）内部审计监督1.内部审计部门应定期对存货管理情况进行审计监督，检查存货内部控制制度的执行情况，评估存货管理的有效性和合规性。2.审计内容包括存货采购、验收、存储、发出、盘点等环节的业务流程是否规范，相关记录是否完整准确，存货计价方法是否符合规定，存货跌价准备的计提是否合理等。对于审计