展会财务制度

PAGE展会财务制度一、总则（一）目的为了规范公司展会活动的财务行为，加强财务管理和监督，保障展会活动的顺利开展，提高资金使用效益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本财务制度。（二）适用范围本制度适用于公司组织的各类展会活动，包括但不限于参加国内外专业展会、举办自有品牌展会等。（三）基本原则1.合法性原则：展会财务活动必须遵守国家法律法规和财务规章制度，依法进行会计核算，确保财务信息真实、准确、完整。2.预算管理原则：展会活动应实行全面预算管理，加强预算编制、执行、控制和分析，严格控制预算执行偏差，确保展会目标的实现。3.成本效益原则：在展会活动中，应合理安排资源，优化成本结构，提高资金使用效益，实现经济效益与社会效益的统一。4.内部控制原则：建立健全展会财务内部控制制度，加强对财务活动的风险防范和监督检查，确保财务安全。二、展会预算管理（一）预算编制1.预算编制依据展会活动的目标、规模、内容、时间等因素。以往展会活动的财务数据和经验。市场行情和行业标准。2.预算编制流程提出预算草案：展会活动主办部门应在展会活动策划阶段，根据展会目标和实际情况，编制展会预算草案，明确各项费用的预算金额和预算依据。审核预算草案：展会预算草案应提交财务部门进行审核。财务部门应根据公司财务政策和预算管理要求，对预算草案的合理性、准确性和完整性进行审核，并提出审核意见。确定预算方案：展会预算草案经审核通过后，提交公司管理层审批。公司管理层应根据展会活动的重要性、可行性和资金状况，对预算草案进行审批，并确定最终的预算方案。3.预算编制内容展位费用：包括展位租赁费用、展位搭建费用、展位布置费用等。展品运输费用：包括展品包装费用、展品运输费用、展品保险费用等。人员费用：包括参展人员的差旅费、住宿费、餐饮费、工资补贴等。宣传推广费用：包括展会宣传资料制作费用、广告投放费用、媒体合作费用等。活动费用：包括展会开幕式、闭幕式、研讨会、论坛等活动的费用。其他费用：包括展会期间的水电费、通讯费、办公用品费等。（二）预算执行1.预算分解下达：展会预算方案确定后，财务部门应将预算指标分解下达至各相关部门，并明确各部门的预算执行责任。2.预算执行监控：各相关部门应严格按照预算方案执行预算，确保各项费用支出控制在预算范围内。财务部门应定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行偏差，并采取有效措施进行调整。3.预算调整：在展会活动执行过程中，如因特殊情况需要调整预算，应按照以下程序进行：提出预算调整申请：预算执行部门应根据实际情况，填写预算调整申请表，详细说明预算调整的原因、调整金额和调整内容。审核预算调整申请：预算调整申请表应提交财务部门进行审核。财务部门应根据预算执行情况和公司财务政策，对预算调整申请的合理性、必要性和可行性进行审核，并提出审核意见。审批预算调整申请：预算调整申请表经审核通过后，提交公司管理层审批。公司管理层应根据展会活动的实际情况和资金状况，对预算调整申请进行审批，并确定是否同意调整预算。（三）预算分析与考核1.预算分析：财务部门应定期对展会预算执行情况进行分析，撰写预算执行分析报告，总结预算执行过程中的经验教训，提出改进措施和建议。2.预算考核：公司应建立健全展会预算考核制度，对各相关部门的预算执行情况进行考核评价。预算考核指标应包括预算执行率、预算控制偏差率、预算调整次数等。预算考核结果应与部门绩效挂钩，激励各部门严格执行预算。三、展会费用管理（一）展位费用管理1.展位租赁费用展位租赁费用应根据展会主办方的要求和市场行情进行谈判和确定。展位租赁费用应签订正式的租赁合同，并明确租赁期限、租金支付方式、违约责任等条款。展位租赁费用应按照租赁合同约定的时间和金额及时支付，不得拖欠。2.展位搭建费用展位搭建费用应根据展位设计方案和实际需求进行预算和控制。展位搭建费用应选择具有资质和信誉的搭建商进行合作，并签订正式的搭建合同，明确搭建内容、搭建标准、搭建期限、费用支付方式等条款。展位搭建费用应按照搭建合同约定的时间和金额及时支付，不得拖欠。在搭建过程中，应加强对搭建质量和进度的监督检查，确保搭建工作符合要求。（二）展品运输费用管理1.展品包装费用展品包装费用应根据展品的性质、尺寸、重量等因素进行合理预算和控制。展品包装应选择合适的包装材料和包装方式，确保展品在运输过程中不受损坏。展品包装费用应按照实际发生金额进行核算和报销。2.展品运输费用展品运输费用应根据展品的运输距离、运输方式、运输时间等因素进行合理预算和控制。展品运输应选择具有资质和信誉的运输公司进行合作，并签订正式的运输合同，明确运输内容、运输标准、运输期限、费用支付方式等条款。展品运输费用应按照运输合同约定的时间和金额及时支付，不得拖欠。在运输过程中，应加强对运输质量和进度的监督检查，确保展品按时、安全到达展会现场。3.展品保险费用展品保险费用应根据展品的价值、运输风险等因素进行合理预算和控制。展品保险应选择具有资质和信誉的保险公司进行投保，并签订正式的保险合同。展品保险费用应按照保险合同约定的时间和金额及时支付，不得拖欠。（三）人员费用管理1.参展人员差旅费参展人员差旅费应根据展会活动的实际情况和公司差旅费标准进行合理预算和控制。参展人员差旅费应按照公司差旅费报销制度进行报销，报销凭证应真实、合法、有效。参展人员差旅费应在展会活动结束后及时报销，不得拖延。2.参展人员住宿费参展人员住宿费应根据展会活动的实际情况和公司住宿费标准进行合理预算和控制。参展人员住宿费应按照公司住宿费报销制度进行报销，报销凭证应真实、合法、有效。参展人员住宿费应在展会活动结束后及时报销，不得拖延。3.参展人员餐饮费参展人员餐饮费应根据展会活动的实际情况和公司餐饮费标准进行合理预算和控制。参展人员餐饮费应按照公司餐饮费报销制度进行报销，报销凭证应真实、合法、有效。参展人员餐饮费应在展会活动结束后及时报销，不得拖延。4.参展人员工资补贴参展人员工资补贴应根据展会活动的实际情况和公司工资政策进行合理预算和控制。参展人员工资补贴应按照公司工资核算制度进行核算和发放。参展人员工资补贴应在展会活动结束后及时发放，不得拖延。（四）宣传推广费用管理1.展会宣传资料制作费用展会宣传资料制作费用应根据展会活动的目标和宣传需求进行合理预算和控制。展会宣传资料制作应选择具有资质和信誉的制作商进行合作，并签订正式的制作合同，明确制作内容、制作标准、制作期限、费用支付方式等条款。展会宣传资料制作费用应按照制作合同约定的时间和金额及时支付，不得拖欠。在制作过程中，应加强对制作质量和进度的监督检查，确保制作工作符合要求。2.广告投放费用广告投放费用应根据展会活动的目标和市场需求进行合理预算和控制。广告投放应选择具有资质和信誉的广告媒体进行合作，并签订正式的广告合同，明确广告内容、广告形式、广告期限、费用支付方式等条款。广告投放费用应按照广告合同约定的时间和金额及时支付，不得拖欠。在广告投放过程中，应加强对广告效果的监测和评估，及时调整广告策略。3.媒体合作费用媒体合作费用应根据展会活动的目标和媒体资源进行合理预算和控制。媒体合作应选择具有资质和信誉的媒体机构进行合作，并签订正式的合作合同，明确合作内容、合作方式、合作期限、费用支付方式等条款。媒体合作费用应按照合作合同约定的时间和金额及时支付，不得拖欠。在媒体合作过程中，应加强对合作效果的监测和评估，及时调整合作策略。（五）活动费用管理1.展会开幕式、闭幕式费用展会开幕式、闭幕式费用应根据展会活动的规模和形式进行合理预算和控制。展会开幕式、闭幕式应制定详细的活动方案，明确活动内容、活动流程、活动预算等。展会开幕式、闭幕式费用应按照活动方案和预算进行控制，确保费用支出合理、合规。2.研讨会、论坛等活动费用研讨会、论坛等活动费用应根据活动的主题、规模、参与人数等因素进行合理预算和控制。研讨会、论坛等活动应制定详细的活动方案，明确活动内容、活动流程、活动预算等。研讨会、论坛等活动费用应按照活动方案和预算进行控制，确保费用支出合理、合规。（六）其他费用管理1.展会期间水电费展会期间水电费应根据展会活动的实际使用情况进行核算和支付。展会期间水电费应按照国家规定的电价和水价标准进行计算，并及时缴纳。2.展会期间通讯费展会期间通讯费应根据展会活动的实际使用情况进行核算和支付。展会期间通讯费应按照公司通讯费报销制度进行报销，报销凭证应真实、合法、有效。3.展会期间办公用品费展会期间办公用品费应根据展会活动的实际需求进行合理预算和控制。展会期间办公用品费应按照公司办公用品采购制度进行采购和报销，报销凭证应真实、合法、有效。四、展会收入管理（一）展品销售收入1.展品销售定价：展品销售价格应根据展品的成本、市场需求、竞争状况等因素进行合理确定。2.展品销售合同：展品销售应签订正式的销售合同，明确销售内容、销售价格、销售数量、交货时间、付款方式等条款。3.展品销售收入核算：展品销售收入应按照销售合同约定的时间和金额及时确认，并进行会计核算。（二）展位赞助收入1.展位赞助合作：展位赞助应与赞助商签订正式的合作协议，明确赞助内容、赞助金额、赞助权益等条款。2.展位赞助收入核算：展位赞助收入应按照合作协议约定的时间和金额及时确认，并进行会计核算。（三）其他收入1.其他收入来源：展会活动还可能产生其他收入，如广告收入、媒体合作收入、活动收费收入等。2.其他收入核算：其他收入应按照相关合同或协议约定的时间和金额及时确认，并进行会计核算。五、展会财务报销管理（一）报销流程1.填写报销申请表：报销人应根据实际发生的费用情况，填写报销申请表，详细说明费用的发生时间、地点、内容、金额等信息，并提供相关的报销凭证。2.部门负责人审核：报销申请表应提交部门负责人进行审核。部门负责人应根据公司财务制度和预算管理要求，对报销申请的合理性、真实性和完整性进行审核，并签署审核意见。3.财务部门审核：报销申请表经部门负责人审核通过后，提交财务部门进行审核。财务部门应根据公司财务制度和报销标准，对报销申请的合法性、准确性和合规性进行审核，并签署审核意见。4.公司管理层审批：报销申请表经财务部门审核通过后，提交公司管理层审批。公司管理层应根据展会活动实际情况和资金状况，对报销申请进行审批，并签署审批意见。5.报销支付：报销申请表经公司管理层审批通过后，财务部门应按照审批意见及时办理报销支付手续。（二）报销凭证要求1.真实性：报销凭证应真实、合法、有效，不得伪造、变造或虚开发票。2.完整性：报销凭证应包括发票、收据、清单、合同等相关资料，确保报销内容完整、准确。3.合法性：报销凭证应符合国家法律法规和财务规章制度的要求，不得使用非法票据进行报销。（三）报销时间限制1.一般规定：报销人应在费用发生后及时办理报销手续，原则上不得超过一个月。2.特殊情况：如因特殊原因无法及时报销的，应提前向财务部门说明情况，并经财务部门同意后，可适当延长报销时间，但最长不得超过三个月。六、展会财务内部控制（一）岗位设置与职责分工1.岗位设置：展会财务工作应设置财务负责人、会计、出纳等岗位，明确各岗位的职责和权限。2.职责分工：财务负责人应负责展会财务工作的全面管理和监督；会计应负责展会财务核算和财务管理工作；出纳应负责展会资金收付和现金管理工作。各岗位应相互分离、相互制约，确保财务工作的规范运行。（二）财务审批制度1.审批流程：展会费用支出应按照规定的审批流程进行审批，未经审批的费用不得报销。2