财务制度开具发票规定

PAGE财务制度开具发票规定一、总则1.目的本规定旨在规范公司/组织的发票开具行为，确保发票开具符合国家法律法规及相关行业标准，保障公司财务核算的准确性和税务合规性，维护公司合法权益。2.适用范围本规定适用于公司/组织内所有涉及发票开具的部门和人员，包括但不限于销售部门、采购部门、财务部门等。3.基本原则依法合规原则：严格遵守国家税收法律法规及发票管理相关规定，确保发票开具行为合法有效。准确及时原则：准确填写发票各项内容，保证信息真实、完整、准确，并在规定时间内开具发票，不得拖延。权责清晰原则：明确各部门及人员在发票开具过程中的职责，做到责任到人，避免出现推诿扯皮现象。二、发票种类及适用范围1.增值税专用发票适用于购买方为增值税一般纳税人的销售业务，购买方用于抵扣进项税额。开具时需提供购买方的纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。2.增值税普通发票适用于除增值税专用发票适用范围以外的销售业务，包括向小规模纳税人销售货物或提供应税劳务、服务等。3.其他发票根据业务实际需要，可能涉及开具通用机打发票、定额发票等其他类型发票，具体适用范围按照国家相关规定执行。三、发票开具流程1.业务部门发起销售部门在与客户签订销售合同或达成销售意向后，根据合同约定的开票信息，填写《发票开具申请表》，详细注明客户名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税额等内容，并提交给财务部门审核。采购部门在收到供应商提供的货物或服务并验收合格后，根据合同约定及实际业务情况，填写《发票开具申请表》，提交给财务部门审核。申请表内容包括供应商名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号、采购项目名称、金额、税额等。2.财务部门审核财务部门收到业务部门提交的《发票开具申请表》后，对开票信息的准确性、完整性进行审核。重点审核客户或供应商信息是否正确、业务内容是否符合公司经营范围、金额及税额计算是否准确等。对于涉及增值税专用发票开具的，财务部门需核实购买方的一般纳税人资格，确保购买方能够合法抵扣进项税额。如发现开票信息有误或不符合规定，及时与业务部门沟通并要求其更正。3.发票开具经财务部门审核通过后，由财务人员按照审核确认的开票信息开具发票。开具发票时，应使用税务机关统一监制的发票，通过防伪税控系统或其他合规开票软件进行开具，确保发票内容清晰、准确、完整，不得压线、错格。发票开具后，应在发票联和抵扣联加盖发票专用章。发票专用章应按照税务机关规定的样式刻制，专人保管，确保盖章清晰、合规。4.发票交付对于增值税专用发票，财务部门应在开具发票后及时将发票联和抵扣联交付给购买方。可通过邮寄、专人送达或购买方自取等方式进行交付，并要求购买方在《发票交付签收单》上签字确认。对于增值税普通发票，根据实际情况选择合适的交付方式，确保发票能够及时、准确地送达客户手中。同时，做好发票交付记录，以备查询。四、发票开具要求1.基本信息填写发票上的客户名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号等信息应与实际交易对方一致，确保准确无误。如客户信息发生变更，业务部门应及时通知财务部门，并提供最新的开票信息。货物或应税劳务名称应按照国家税务总局规定的商品和服务税收分类编码进行填写，确保分类准确、规范。2.金额及税额计算发票上的金额、税额应根据实际交易金额和适用税率准确计算，确保与合同约定及业务实际情况相符。不得虚开发票金额或税额，避免税务风险。对于涉及折扣、折让等情况的销售业务，应按照国家税务总局的相关规定开具发票。如销售额和折扣额在同一张发票上分别注明的，可按折扣后的销售额征收增值税；如将折扣额另开发票的，不论其在财务上如何处理，均不得从销售额中减除折扣额。3.发票备注栏填写根据业务需要，部分发票需在备注栏填写相关信息。如提供建筑服务，应在发票备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称；销售不动产，应在发票“货物或应税劳务、服务名称”栏填写不动产名称及房屋产权证书号码（无房屋产权证书的可不填写），“单位”栏填写面积单位，备注栏注明不动产的详细地址等。财务人员应严格按照规定在发票备注栏填写准确信息，不得遗漏或错误填写，确保发票符合税务要求。五、发票保管与存档1.发票保管公司/组织应设立专门的发票保管场所，配备必要的保管设备，确保发票存放安全、有序。发票保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件，防止发票丢失、损坏或被盗。财务部门应指定专人负责发票的保管工作，建立发票保管台账，详细记录发票的种类、号码、开具日期、领用情况、作废情况等信息，做到账实相符。对于已开具的发票存根联和发票登记簿，应按照税务机关规定的保存期限进行保管，不得擅自销毁。保存期满后，报经税务机关查验后销毁。2.发票存档财务部门应将发票开具过程中涉及的相关资料进行存档，包括《发票开具申请表》、发票记账联、发票交付签收单等。存档资料应按照时间顺序和类别进行整理，便于查阅和核对。发票存档期限应与税务机关规定的保存期限一致，确保在需要时能够提供完整、准确的发票开具资料。同时，应建立电子档案备份系统，对发票相关电子资料进行定期备份，防止数据丢失。六违反规定的处理1.内部处理措施对于违反本规定开具发票的部门或人员，公司/组织将视情节轻重给予相应的内部处罚。包括但不限于警告、罚款、绩效扣分、辞退等。因违规开具发票给公司造成经济损失的，相关责任人应承担赔偿责任。赔偿金额根据实际损失情况确定，公司有权从责任人的工资、奖金等收入中扣除。2.法律责任如因违反发票开具规定导致公司面临税务行政处罚或法律纠纷的，公司将追究相关责任人的法律责任。责任人应积极配合公司处理相关事宜，承担因自身过错给公司造成的一切法律后果。对于构成犯罪的行为，公司将依