食材询价比价制度

食材询价比价制度第一章总则第一条为规范公司食材采购管理，防范采购过程中的价格欺诈、质量风险及腐败风险，依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国价格法》等法律法规，结合集团母公司关于供应链风险防控的总体要求，以及本公司提升采购效率、保障食品安全、降低运营成本的实际需求，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖食材采购计划制定、供应商选择、询价比价、合同签订、履约验收、质量追溯等全流程管理，以及涉及食材采购的各类业务场景，包括但不限于食堂供应、餐饮活动、原材料加工等。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“食材专项管理”指公司针对食材采购活动建立的全流程合规管控体系，包括供应商准入、价格比选、合同履行、质量监控等环节的标准化管理。（二）“采购风险”指在食材采购过程中可能引发的价格偏差、质量缺陷、供应中断、商业贿赂等潜在问题。（三）“合规操作”指所有采购行为严格遵循国家法律法规、行业规范及公司内部制度，确保价格公允、流程透明、权责清晰。（四）“价格异常波动”指食材市场价格在短期内出现非正常涨跌，可能影响采购成本及供应稳定的情况。第四条食材专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则：（一）“全面覆盖”要求所有食材采购活动纳入制度管控范围，无死角、无盲区；（二）“责任到人”明确各级管理人员及执行岗位的职责分工，确保人人有责、层层负责；（三）“风险导向”将风险防控置于优先地位，重点关注价格异常、供应商资质、质量合规等关键环节；（四）“持续改进”通过定期评估、动态调整，优化管理机制，提升防控效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司食材专项管理的第一责任人，对制度落实、风险防控负总责；分管领导为直接责任人，负责组织协调、监督考核及重大事项决策。第六条设立食材专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导、财务部、采购部、审计部、法务部及各主要业务部门负责人组成，主要履行以下职能：（一）统筹公司食材采购管理的战略规划及政策制定；（二）决策重大采购项目的比价标准、供应商准入条件及争议处理；（三）监督评估专项管理制度的执行效果，定期审议改进方案。第七条明确三类主体的职责分工：（一）采购部为牵头部门，负责统筹食材专项管理制度建设、供应商尽职调查、询价比价流程优化、日常风险监控及培训宣贯；（二）财务部为专责部门，负责采购资金审批、价格合理性审核、税务合规监管及异常支出分析；（三）各业务部门及下属单位为落实主体，负责制定采购需求计划、执行比价流程、配合质量验收，并开展本领域风险自查。第八条基层执行岗位（如采购专员、仓库管理员等）应履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，确保执行流程符合制度要求；（二）及时上报采购过程中发现的价格异常、供应商违规行为或质量隐患；（三）参与常态化培训，掌握比价方法、合同条款及风险识别要点。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商准入管理。采购部应建立合格供应商名录，严格审查供应商的资质证明（如营业执照、生产许可证、食品安全认证等）、经营规模、行业口碑及历史合作记录。禁止引入存在重大合规风险（如失信记录、质量处罚）的供应商。第十条询价比价流程规范。食材采购应通过“一货一比”原则确定最优供应商，比价依据包括但不限于价格、质量标准、供货能力、售后服务及综合评分。禁止指定供应商或排斥潜在竞争者。第十一条价格异常管控。财务部应建立价格监控机制，对月度采购成本波动超过X%的情况启动专项核查，分析原因并调整采购策略。如遇市场价格剧烈波动，采购部需在X日内提交应对方案。第十二条合同签订要求。所有采购合同必须明确食材规格、数量、价格、交付周期、违约责任及争议解决方式，由法务部审核通过后方可签署。禁止签订权责不清或显失公平的合同。第十三条质量验收标准。仓库管理人员应依据采购订单逐项核对食材质量，记录验收结果，对不合格品立即退回并要求供应商整改。建立质量追溯档案，保留X年备查。第十四条采购权限审批。小额采购（不超过X元）由业务部门负责人审批，大额采购（超过X元）需经食材专项管理领导小组审议。禁止越权审批或代签合同。第十五条信息保密管理。采购过程中涉及的价格数据、供应商信息、比价记录等应严格保密，未经授权不得外泄。禁止泄露商业秘密引发不正当竞争。第十六条长期合作评估。对战略合作供应商，采购部应每年开展绩效评估，综合考核价格竞争力、履约能力及合规表现，动态调整合作策略。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新。采购部应每两年组织一次制度修订，结合法规变化、业务需求及风险案例优化条款内容，确保持续适用性。第十八条风险识别预警。审计部牵头每季度开展采购风险排查，对发现的问题发布预警通知，要求相关单位限期整改。重大风险需上报领导小组决策。第十九条合规审查嵌入业务。将食材采购的合规性审查嵌入以下关键节点：（一）采购需求提交时，由业务部门说明比价依据；（二）合同签订前，由财务部审核价格合理性；（三）履约验收后，由采购部汇总评估结果。“未经合规审查的采购不得实施”。第二十条风险应对流程。一般风险由采购部牵头整改，重大风险（如金额超过X万元的价格偏差）需成立专项工作组，明确责任分工及应急措施。第二十一条责任追究标准。对违反制度的行为，按情节严重程度采取以下措施：（一）轻微违规：通报批评，责令整改；（二）一般违规：扣除绩效奖金，取消评优资格；（三）重大违规：解除劳动合同，移交司法机关处理。第二十二条评估改进机制。每年末由食材专项管理领导小组组织评估，重点考核制度覆盖率、风险防控效果及员工培训达标率，形成改进报告提交公司决策层。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障。各层级领导应在年度工作会议上强调食材专项管理的重要性，确保制度执行得到足够资源支持。第二十四条考核激励机制。将专项合规情况纳入部门绩效考核（权重不低于X%），连续X年达标者予以奖励，未达标者追究部门负责人责任。第二十五条培训宣传机制。分层级开展培训：（一）管理层：侧重合规履职要求及风险管控思路；（二）基层员工：侧重询价比价方法、合同条款识别及异常上报流程。第二十六条信息化支撑。通过ERP系统实现采购流程自动化，实时监控价格数据、供应商评分及库存状态，提升管理效率。第二十七条文化建设。编制《食材专项管理合规手册》，要求全员签署承诺书，通过内部刊物、宣传栏等营造“合规采购”氛围。第二十八条报告制度。采购部每月向领导小组提交《采购月报》，内容涵盖比价完成率、价格异常事件、供应商合规情况等；每年向公司决策层汇报年度管理报