施工合同签订及履行制度

施工合同签订及履行制度引言：随着市场竞争的日益激烈，施工项目的复杂性不断提高，合同签订与履行成为企业运营的核心环节。为确保合同管理的规范化、高效化，减少潜在风险，提升项目成功率，公司特制定本制度。该制度旨在明确施工合同签订及履行的全过程管理，规范各部门职责，优化工作流程，强化风险控制，促进跨部门协作。通过科学的管理手段，保障项目顺利推进，维护企业利益。制度适用于公司所有涉及施工项目的合同管理活动，覆盖从项目洽谈到合同终止的全周期。核心原则包括权责明确、流程规范、风险可控、协作高效，确保合同管理符合法律法规要求，实现企业战略目标。制度实施将提升合同履约率，降低纠纷发生率，增强企业核心竞争力。一、部门职责与目标（一）职能定位：本制度由项目管理部负责执行，作为公司合同管理的核心部门，直接向CEO汇报。项目管理部承担合同从谈判、签订到履行的全过程监督，同时协调法务部、财务部、技术部等相关部门的协作。与其他部门的协作关系主要体现在信息共享、联合评审、争议调解等方面。项目管理部需定期向CEO汇报合同执行情况，确保项目按计划推进。（二）核心目标：短期目标包括建立统一的合同管理制度，规范合同审批流程，降低合同纠纷率。长期目标则是通过数字化管理手段，提升合同履约效率，实现项目全生命周期透明化管理。目标设定与公司战略紧密关联，例如，通过优化合同管理提升项目盈利能力，支持公司业务扩张战略。项目管理部需定期评估制度执行效果，及时调整策略，确保目标达成。二、组织架构与岗位设置（一）内部结构：项目管理部采用三级汇报制，总监下设业务主管、专员、助理。总监负责部门整体运营，业务主管分管采购、执行、结算等模块，专员负责具体项目跟进，助理提供行政支持。汇报关系上，业务主管向总监汇报，专员向业务主管汇报，助理向专员汇报。关键岗位职责边界清晰，例如，采购专员仅负责合同条款审核，不参与项目执行决策。部门层级分明，确保指令传达高效。（二）人员配置：部门编制标准为总监1名，业务主管2名，专员4名，助理2名。招聘需通过内部推荐与外部招聘相结合的方式，优先选择具备合同管理经验的人员。晋升机制基于绩效评估，每年一次，表现优异者可晋升为业务主管或总监。轮岗机制规定，专员需在项目不同阶段轮岗，全面熟悉业务。人员配置需动态调整，根据项目需求增减编制。三、工作流程与操作规范（一）核心流程：标准化关键操作，例如，采购审批需经部门负责人→财务部→CEO三级签字。流程节点包括项目启动会、中期评审、结项验收，每个节点需形成书面记录。项目启动会需确认合同条款、责任分工、时间节点，由项目管理部组织，法务部、技术部参与。中期评审重点检查进度、质量、成本，由CEO主持，各部门负责人出席。结项验收需经第三方机构检测，项目管理部汇总结果，提交CEO审批。（二）文档管理：规范文件命名、存储及权限。合同存档需加密存储，仅总监可调阅。会议纪要、报告模板统一归档，提交时限为会议结束后24小时。文档管理遵循“谁创建、谁负责”原则，确保信息安全。例如，合同附件需单独加密，防止数据泄露。技术部需定期备份系统数据，定期抽查数据完整性。四、权限与决策机制（一）授权范围：明确审批权限，例如，金额低于X万元的合同由业务主管审批，高于X万元的需CEO审批。紧急决策流程适用于突发状况，例如，危机处理时可由临时小组直接执行，事后需补办审批手续。授权范围需定期审核，确保与公司战略匹配。例如，业务扩张期可适当扩大审批权限，以提升效率。（二）会议制度：规定例会频率，如周会、季度战略会。周会由总监主持，讨论项目进度、问题解决方案，每周三举行。季度战略会由CEO主持，评估制度执行效果，每季度末举行。参与人员需提前确认，会议决议需形成书面记录，24小时内分配责任人。例如，若某项目延期，需明确责任部门及改进措施。五、绩效评估与激励机制（一）考核标准：设定KPI，例如，销售部按客户转化率评分，技术部按项目交付准时率评分。评估周期为月度自评、季度上级评估。月度自评由专员填写，季度评估由业务主管审核。KPI需与部门目标挂钩，例如，合同纠纷率低于X%可获评优秀。技术部交付准时率需达到X%以上，方可获得绩效加分。（二）奖惩措施：奖励机制包括奖金、晋升机会，超额完成目标者可获额外奖励。违规处理包括立即报告、内部调查，例如，数据泄露需立即上报，并暂停涉事人员工作。奖惩措施需公开透明，每月公示考核结果。例如，优秀员工可获得全公司表彰，违规者需接受培训并赔偿损失。六、合规与风险管理（一）法律法规遵守：强调行业合规和数据保护要求。合同条款需符合最新法律法规，例如，劳动法、环保法。技术部需定期培训员工，确保操作合规。数据保护方面，所有合同信息需加密存储，仅授权人员可访问。（二）风险应对：应急预案包括项目延期、质量事故、资金短缺等情况。内部审计机制规定，每季度抽查流程合规性，例如，检查合同审批是否完整。风险应对需提前制定方案，例如，项目延期时，需启动备用供应商。审计结果需上报CEO，并制定改进措施。七、沟通与协作（一）信息共享：规定沟通渠道，重要通知通过企业微信发布，紧急情况电话通知。跨部门协作规则包括指定接口人、每周同步进展。例如，联合项目需明确项目经理，每周召开协调会。接口人负责信息传递，确保指令准确执行。（二）冲突解决：纠纷处理流程包括部门调解、HR仲裁。争议先由部门负责人沟通，未果则提交HR调解。调解结果需书面记录，双方签字确认。例如，若某项目出现分歧，需先由项目经理协调，未果则提交HR。HR需保持中立，确保公平处理。八、持续改进机制员工建议渠道包括每月匿名问卷收集流程痛点，制度修订周期为每年评估一次。重大变更需全员培训，例如，新系统上线前需组织培训。持续改进需建立反馈机制，例如，每季度召开改进会议，讨论