双签字双负责财务制度

PAGE双签字双负责财务制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范财务审批流程，明确财务责任，确保公司财务活动合法、合规、有序进行，保障公司资产安全，特制定本双签字双负责财务制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及财务收支、资金使用、资产处置等财务相关活动中的管理与操作。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规、财经纪律以及相关行业标准，确保公司财务活动合法合规。2.准确性原则：财务数据记录、核算、报告应准确无误，真实反映公司财务状况和经营成果。3.完整性原则：涵盖公司所有财务活动，确保财务制度无遗漏、无死角，全面覆盖财务管理的各个环节。4.责任明确原则：明确各财务审批环节的责任主体，做到责任清晰，避免推诿扯皮。5.相互制约原则：通过双签字双负责的机制，形成财务审批过程中的相互监督、相互制约，有效防范财务风险。二、财务审批流程及双签字双负责规定（一）日常费用报销1.报销流程报销人填写费用报销单，详细注明费用发生的日期、事由、金额等信息，并附上相关发票、收据等原始凭证。将报销单提交给部门负责人，部门负责人对费用的真实性、合理性进行审核，确认无误后签字审批。部门负责人审批后的报销单流转至财务部门，财务人员对报销凭证的合规性、金额计算准确性等进行审核，审核通过后签字。最后，报销单提交给公司指定的审批领导，领导再次对费用进行综合审批，签字确认后完成报销流程。2.双签字双负责规定部门负责人与财务人员共同承担费用报销审核责任。部门负责人对费用的业务真实性负责，若因虚假业务导致的报销问题，由部门负责人承担主要责任。财务人员对报销凭证的合规性、金额准确性负责，如因财务审核疏忽导致的财务风险或违规问题，财务人员承担相应责任。双方签字确认后，如后续发现报销存在问题，签字双方均需配合公司进行调查，并根据责任大小承担相应后果。（二）采购付款1.采购流程采购部门根据业务需求填写采购申请单，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额等信息，提交给部门负责人审批。部门负责人审批通过后，采购申请单流转至财务部门，财务人员对采购预算进行审核，确认是否在公司预算范围内，审核通过后签字。采购人员依据审批后的采购申请单进行采购活动，与供应商签订采购合同。采购合同需明确采购金额、付款方式、交货时间等条款。采购完成后，供应商提交发票及相关验收单据至采购部门，采购部门对货物或服务进行验收，验收合格后在验收单上签字。采购部门将发票、验收单等资料整理后提交给财务部门进行付款审核，财务人员审核无误后签字。最后，付款申请提交给公司指定的审批领导，领导审批签字后安排付款。2.双签字双负责规定采购部门负责人与财务人员在采购流程中共同把关。采购部门负责人对采购业务的必要性、合理性以及验收环节负责，若因采购失误或验收不严导致的问题，采购部门负责人承担相应责任。财务人员对采购预算控制、付款审核等财务环节负责，如因财务审核失误导致多付款、提前付款等问题，财务人员承担相应责任。双方签字确认后，如出现采购纠纷、财务损失等情况，签字双方需按照责任界定承担相应后果，积极配合公司解决问题。（三）资金支出审批1.资金支出流程资金使用部门填写资金支出申请表，详细说明资金用途、金额、预计支付时间等信息，提交给部门负责人审批。部门负责人审批通过后，申请表流转至财务部门，财务人员对资金支出的合理性、资金来源及支付方式的合规性进行审核，审核通过后签字。资金支出申请表提交给公司指定的审批领导，领导根据公司资金状况、业务需求等综合因素进行审批，签字确认后安排资金支付。2.双签字双负责规定部门负责人与财务人员对资金支出共同负责。部门负责人对资金使用的业务合理性负责，确保资金用于公司规定的业务范畴，若因不合理使用资金导致的问题，部门负责人承担主要责任。财务人员对资金支付的合规性及资金风险把控负责，如因财务操作不当引发资金安全问题或违反资金管理规定，财务人员承担相应责任。双方签字后，若资金支出出现异常情况，签字双方需承担相应责任，配合公司进行调查和整改。三、财务报表编制与审核（一）财务报表编制1.财务部门按照国家统一的会计制度和公司财务管理制度的要求，定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.报表编制人员应确保财务数据的准确性、完整性和及时性，严格按照会计核算方法和流程进行数据收集、整理、计算和汇总。（二）财务报表审核1.财务报表编制完成后，首先由财务部门内部的审核人员进行初步审核，审核内容包括报表数据的勾稽关系、会计科目使用的准确性、报表格式的规范性等。审核人员审核无误后签字。2.初步审核通过后的财务报表提交给财务部门负责人进行再次审核。财务部门负责人对报表整体质量、财务状况分析以及与公司经营实际情况的匹配性等进行全面审核，审核通过后签字。3.最后，财务报表提交给公司管理层进行最终审核。公司管理层对财务报表的真实性、准确性、完整性以及对公司决策的参考价值进行综合评估，审核通过后签字确认。（三）双签字双负责规定1.财务报表编制人员对报表数据的准确性、完整性直接负责，若因编制失误导致报表数据错误，编制人员承担相应责任。2.财务部门内部审核人员与财务部门负责人对报表审核环节共同负责。审核人员对报表形式审核及数据逻辑关系审核负责，财务部门负责人对报表整体质量及财务分析审核负责。如因审核不严导致报表问题未被发现，审核人员与财务部门负责人承担相应责任。3.公司管理层对财务报表的最终审核负责，确保财务报表能够真实反映公司财务状况和经营成果，为公司决策提供可靠依据。若因管理层审核失误导致决策失误等后果，管理层承担相应责任。四、财务档案管理（一）档案范围财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、税务资料、合同协议、银行对账单、审计报告等与公司财务活动相关的各类文件资料。（二）档案整理与归档1.财务部门定期对财务档案进行整理，按照类别、时间顺序等进行分类编号。2.整理后的财务档案及时归档，存放在专门的档案柜中，并建立档案目录索引，方便查询和使用。（三）档案保管与借阅1.设立专门的财务档案保管场所，确保档案存放安全，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.严格限制财务档案的借阅范围，因工作需要借阅档案的，需填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经财务部门负责人审批后，方可借阅。借阅人应在规定期限内归还档案，并确保档案的完整性和保密性。3.借阅期间，借阅人不得擅自涂改、损毁、丢失档案，如因借阅人原因导致档案损坏或丢失，借阅人需承担相应责任。（四）档案销毁1.财务档案达到保管期限后，由财务部门提出档案销毁申请，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限及销毁原因等。2.公司组织相关人员对销毁申请进行审核，审核通过后制定档案销毁清单。3.档案销毁时，应安排专人负责监销，确保档案销毁过程符合规定，防止档案信息泄露。监销人员在销毁清单上签字确认。（五）双签字双负责规定1.财务档案整理与归档人员对档案整理的准确性、完整性负责，确保档案能够按照规定要求进行分类归档，并建立清晰的索引目录。若因整理归档失误导致档案查找困难或丢失，整理归档人员承担相应责任。2.财务部门负责人与档案保管人员对档案保管环节共同负责。财务部门负责人对档案保管制度的执行情况进行监督，档案保管人员负责具体的档案保管工作，确保档案安全存放。如因保管不善导致档案损坏或丢失，双方根据责任界定承担相应后果。3.档案借阅审批人员与借阅人对档案借阅过程负责。审批人员对借阅申请进行严格审核，确保借阅目的合理、期限合规；借阅人对档案的归还及保管负责。如因借阅环节出现问题导致档案信息泄露或损坏，审批人员与借阅人承担相应责任。4.档案销毁申请人员与监销人员对档案销毁过程负责。申请人员确保销毁申请合理合规，监销人员对销毁过程进行全程监督，确保销毁工作符合规定。如因销毁环节失误导致档案未按规定销毁或信息泄露，申请人员与监销人员承担相应责任。五、财务监督与检查（一）内部审计监督1.公司设立内部审计部门，定期或不定期对公司财务活动进行审计监督。2.内部审计人员按照审计计划和程序，对财务收支、财务制度执行情况、财务报表真实性等进行全面审查，出具审计报告。3.对于审计发现的问题，提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）财务自查自纠1.财务部门定期开展财务自查工作，对财务制度执行情况、财务核算准确性、资金管理等方面进行自我检查。2.针对自查发现的问题，及时制定整改措施，明确整改责任人，限期完成整改，并将整改情况报告公司管理层。（三）外部监督检查配合1.积极配合国家财政、税务、审计等相关部门的监督检查工作，如实提供财务资料和信息。2.对于外部监督检查提出的问题，认真对待，及时整改，并将整改结果反馈给相关部门。（四）双签字双负责规定1.内部审计人员对审计工作的独立性和公正性负责，确保审计报告真实、客观、准确。如因审计失误导致问题未被发现或审计结论错误，内部审计人员承担相应责任。2.财务部门负责人与财务自查人员对财务自查自纠工作共同负责。财务部门负责人组织自查工作，制定自查计划；自查人员按照要求认真开展自查，如实报告问题。如因自查不认真或隐瞒问题导致财务风险未被及时发现，双方承担相应责任。3.在配合外部监督检查过程中，公司相关责任部门和人员对提供资料的真实性和完整性负责，对整改工作的落实情况负责。如因配合不力导致公司受到处罚或产生不良影响，相关责任人员承担相应责任。六、责任追究与处罚（一）责任界定原则1.根据财务活动中各环节的职责履行情况，明确责任主体。2.区分故意违规与过失失误，对于故意违规行为，加重责任追究力度。3.综合考虑问题的严重程度、造成的损失大小等因素，合理界定责任。（二）责任追究方式1.批评教育：对于情节较轻、未造成实际损失的违规行为，给予相关责任人批评教育，责令其改正错误。2.经济处罚：根据违规行为造成的经济损失情况，对责任人处以一定金额的罚款，罚款从责任人工资或奖金中扣除。3.岗位调整：对于多次违规或违规行为严重影响公司财务秩序的责任人，进行岗位调整，调离原财务工作岗位。4.法律追究：对于违反法律法规的财务行为，依法移交司法机关追究刑事责任。（三）处罚程序及执行1.发现财务违规行为后，由公司内部审计部门或相关管理部门进行调查核实，确定责任主体和违规事实。2.根据责任界定原则和追究方式，提出处罚建议，报公司管理层审批。3.公司管理层批准处罚决定后，由人力资源部门或相关