单位报销财务制度流程

PAGE单位报销财务制度流程一、总则（一）目的为了加强本单位财务管理，规范费用报销流程，确保各项费用支出真实、合理、合规，提高资金使用效益，特制定本报销财务制度流程。（二）适用范围本制度适用于本单位全体员工在执行公务过程中发生的各类费用报销。（三）基本原则1.真实性原则：报销费用必须是实际发生的，相关票据和凭证应真实、有效，能够证明业务的真实性。2.合理性原则：费用报销应符合公司业务活动的实际需要，具有合理性和必要性，不得铺张浪费。3.合规性原则：报销行为必须符合国家法律法规、财务制度以及本单位的相关规定。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、费用报销分类及标准（一）差旅费1.定义：员工因公务需要到常驻地以外地区出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.交通费用飞机票：根据出差的实际需要和审批情况，选择经济舱或其他合适舱位。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前经上级领导批准。火车票：优先选择高铁二等座或动车二等座，如因特殊原因需乘坐一等座或软卧的，需经审批。长途汽车票：根据实际情况选择合适的车次和座位类型，确保出行安全和舒适。市内交通费：出差期间在出差地市内因工作需要乘坐公共交通工具或出租车所发生的费用。市内交通费实行定额包干，按照出差自然（日历）天数计算，每人每天[X]元。3.住宿费用员工应根据出差地区的实际情况，选择符合公司标准的酒店或住宿场所。住宿标准按照不同地区分为[具体地区及对应标准]，具体标准根据公司实际情况进行调整。实际发生的住宿费用超过标准部分，原则上由个人承担。如有特殊情况需超标准住宿的，需提前经上级领导批准。4.餐饮费用餐饮费用实行定额包干，按照出差自然（日历）天数计算早餐每人每天[X]元，午餐和晚餐每人每天[X]元。出差期间因业务招待等特殊情况发生的额外餐饮费用，需单独填写报销单，并注明招待对象、事由等详细信息，经审批后按照相关规定报销。（二）业务招待费1.定义：单位为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品、娱乐等费用。2.招待标准招待客户应根据业务性质和重要程度，合理安排招待规格和费用标准。一般性业务招待，人均费用控制在[X]元以内；重要业务招待需提前制定招待方案，报上级领导审批，人均费用可根据实际情况适当调整，但原则上不得超过[X]元。3.报销要求业务招待费报销时，应提供详细的招待清单，包括招待时间、地点、人员、事由等信息。招待费用应与业务活动相关，严禁以任何名义进行与业务无关的招待和消费。礼品费用报销时，需提供礼品购买发票及礼品签收单，注明礼品名称、数量、金额等信息。（三）办公用品及设备购置1.定义：单位日常办公所需的文具、纸张、电脑设备、办公家具等物品的购置费用。2.购置流程各部门根据实际工作需要，填写办公用品购置申请单，注明购置物品名称、规格、数量、预算金额等信息，经部门负责人审核后提交至行政部门。行政部门对各部门的购置申请进行汇总审核，结合库存情况，制定办公用品及设备购置计划，报财务部门备案。对于金额较大的设备购置（超过[X]元），需按照公司固定资产采购流程进行审批，包括提交采购申请、招标或询价、签订合同等环节。3.报销标准办公用品及设备购置应按照预算进行控制，实际报销金额不得超过申请预算金额。购置的办公用品及设备应符合公司办公需求和质量标准，严禁购置与工作无关的物品。报销时需提供正规发票，并附物品清单或验收单，注明购置物品的详细信息。（四）通讯费1.定义：员工因工作需要使用手机、固定电话等通讯工具所发生的费用。2.报销标准根据员工的工作岗位和业务需求，制定不同的通讯费报销标准。例如，管理人员每月报销标准为[X]元，业务人员每月报销标准为[X]元等。员工通讯费报销应提供正规发票，发票抬头应为单位名称或员工个人姓名。对于超出报销标准部分的通讯费用，原则上由个人承担。（五）会议费1.定义：单位组织召开各类会议所发生的场地租赁、会议设备租赁、餐饮、住宿、资料印刷等费用。2.会议审批召开会议前，需提前填写会议申请表，注明会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容、预算费用等信息，经部门负责人审核后提交至分管领导审批。对于重要会议或涉及金额较大的会议，需报总经理审批。3.报销要求会议费报销时，应提供会议审批表、会议通知、会议签到表、发票及费用明细清单等相关资料。会议费用应严格按照预算执行，不得擅自扩大开支范围和提高标准。会议期间发生的与会议无关的费用，不得在会议费中报销。（六）培训费1.定义：员工参加各类培训课程、讲座、研讨会等所发生的培训费用。2.培训审批员工参加培训前，需填写培训申请表，注明培训名称、时间、地点、培训内容、培训费用预算等信息，经部门负责人审核后提交至人力资源部门。人力资源部门根据公司培训计划和员工发展需求，对培训申请进行审核，报分管领导审批。对于外部专业培训机构组织的培训，需签订培训合同，明确培训内容、培训费用、培训时间等条款。3.报销标准培训费用应按照公司批准的培训计划和预算执行，实际报销金额不得超过培训合同约定金额。报销时需提供培训发票、培训通知、培训证书或学习记录等相关资料。三、报销流程（一）费用报销申请1.员工在费用发生后，应及时收集相关票据和凭证，并按照要求填写费用报销单。报销单应注明费用发生日期、事由、金额、报销部门、报销人等信息。2.对于涉及多个项目或部门的费用，应分别填写报销单，并注明分摊情况。3.报销单填写完毕后，由报销人签字确认，并提交至部门负责人进行审核。（二）部门负责人审核1.部门负责人应对报销费用的真实性、合理性、必要性进行审核。2.检查报销单填写是否完整、准确，票据和凭证是否齐全、合规。3.对于不符合报销规定的费用，部门负责人应拒绝报销，并向报销人说明原因。4.部门负责人审核通过后，在报销单上签字确认，并提交至财务部门。（三）财务部门审核1.财务部门收到报销单后，对报销费用的合规性、票据的真实性、金额的准确性进行审核。2.核对报销费用是否符合本单位的财务制度和相关标准，是否在预算范围内。3.检查票据是否为正规发票，发票内容是否与报销事项相符，发票印章是否清晰、有效。4.对于报销金额较大或存在疑问的费用，财务部门可进行实地调查或要求报销人提供补充资料。5.财务部门审核通过后，在报销单上签字确认，并提交至分管领导审批。（四）分管领导审批1.分管领导对报销费用进行最终审批，重点审核费用的合理性和必要性，以及与业务工作的相关性。2.根据公司财务状况和资金安排，对报销金额较大的费用进行统筹考虑。3.分管领导审批通过后，在报销单上签字确认，并返回财务部门进行报销处理。（五）报销支付1.财务部门根据分管领导的审批意见，对审核通过的报销单进行报销支付。2.对于符合报销规定的费用，财务部门将在规定时间内通过银行转账、现金支付等方式将款项支付给报销人。3.报销支付完成后，财务部门在报销单上加盖“已报销”印章，并进行账务处理。四、报销票据及凭证要求（一）发票1.报销必须提供正规发票，发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务或商品名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、发票专用章等。2.发票内容应与报销事项相符，不得开具虚假发票或与实际业务不符的发票。3.发票应加盖销售方的发票专用章，印章应清晰、完整，不得模糊或加盖其他印章代替。4.对于增值税专用发票，报销人应确保发票信息准确无误，并在规定时间内进行认证抵扣。（二）其他凭证1.除发票外，报销还可能需要提供其他相关凭证，如车票、机票、住宿发票、会议通知、培训证书、合同协议等。2.车票、机票等票据应清晰显示出行日期、出发地、目的地、票价等信息。3.住宿发票应注明住宿日期、房间数量、单价、总价等信息。4.会议通知应包含会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容等信息。5.培训证书应注明培训名称、培训时间、培训机构、培训内容等信息。6.合同协议应明确双方的权利义务、费用标准、支付方式等条款。（三）票据粘贴及整理1.报销人应将相关票据和凭证按照类别、时间顺序进行整理，并整齐粘贴在报销单背面。2.票据粘贴应牢固、平整，不得有褶皱、破损或遗漏。3.对于金额较大或重要的票据，可单独复印一份作为报销附件，并在复印件上注明“与原件一致”字样，由报销人签字确认。五、报销时间及期限1.员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，特殊情况需提前向财务部门说明原因。2.每月[具体日期]为集中报销时间，财务部门集中处理当月的报销申请。3.对于跨年度的费用报销，应在费用发生年度内办理报销手续，逾期不予报销（特殊情况经审批除外）。六、报销监督与检查1.财务部门定期对报销情况进行检查，重点检查报销费用的真实性、合理性、合规性，以及报销流程的执行情况。2.审计部门不定期对报销业务进行审计，对发现