学校合同财务制度

PAGE学校合同财务制度一、总则（一）目的为加强学校合同财务管理，规范合同财务行为，防范财务风险，保障学校合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类经济合同的财务管理，包括但不限于教学科研合作合同、物资采购合同、服务外包合同、基建工程合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行、变更、终止等应符合国家法律法规和学校规章制度的要求。2.准确性原则：财务核算应准确反映合同业务的经济实质，确保财务数据真实、完整、准确。3.及时性原则：合同财务相关工作应及时处理，保证财务信息的及时性，为学校决策提供有效支持。4.监督制衡原则：建立健全合同财务监督机制，明确各部门职责，加强内部审计和风险管理，防止财务舞弊和不当行为。二、合同签订环节的财务管理（一）合同条款审核1.财务部门参与合同条款审核：在合同起草阶段，财务部门应参与其中，对合同中涉及财务条款进行审核，重点关注合同金额、付款方式、结算期限、发票开具、违约责任等内容。2.审核要点合同金额：明确合同总金额及明细构成，确保金额准确合理，避免模糊不清或歧义条款。对于涉及分期支付或按工作量结算的合同，应明确各阶段付款条件和金额计算方式。付款方式：根据学校资金状况和风险承受能力，选择合适的付款方式，如一次性付款、分期付款、银行承兑汇票等。对于大额合同或风险较高的业务，应尽量争取有利的付款条件，降低资金风险。结算期限：明确合同款项的结算期限，合理规定发票开具时间和结算手续办理时间，避免因结算延迟导致资金占用成本增加或财务风险。发票开具：明确发票类型（增值税专用发票或普通发票）、开具内容、开具时间等要求，确保发票合规开具，满足学校财务报销和税务管理需求。违约责任：明确双方在财务方面的违约责任，如逾期付款违约金、发票开具不合规责任等，以保障学校合法权益。（二）合同审批流程中的财务审核1.财务审核环节：合同审批流程应包含财务审核环节，财务部门根据审核要点对合同进行审查，并出具审核意见。2.审核意见内容：财务审核意见应明确合同财务条款是否合规、合理，是否存在财务风险，以及对学校资金安排和财务管理的影响等。对于不符合财务要求的合同条款，应提出修改建议，确保合同财务条款的严谨性和可行性。三、合同履行环节的财务管理（一）收款管理1.收款职责分工：明确学校相关部门或人员在收款工作中的职责，确保收款工作有序进行。一般情况下，业务部门负责合同款项催收，财务部门负责收款信息核对和入账处理。2.收款流程款项催收：业务部门应按照合同约定及时跟踪款项回收情况，定期与对方沟通，提醒付款方按时付款。对于逾期未付款项，应及时采取催款措施，如发送催款函、电话沟通等，并向学校相关领导汇报。收款信息核对：财务部门在收到款项后，应及时与业务部门核对收款信息，包括付款单位、金额、付款方式等，确保收款信息准确无误。核对无误后，办理收款入账手续。入账处理：财务部门按照学校财务制度和会计核算要求，及时将收款款项进行入账处理，准确记录收入来源和金额，确保财务数据的及时性和准确性。（二）付款管理1.付款申请与审批付款申请：业务部门根据合同约定和实际业务进展情况，填写付款申请表，详细说明付款事由、付款金额、收款单位、付款方式等信息，并附上相关合同、发票、验收报告等证明材料。付款审批：付款申请表经业务部门负责人审核签字后，提交财务部门审核。财务部门重点审核付款申请是否符合合同约定、发票是否合规、资金是否充足等。审核通过后，报学校领导审批。学校领导根据学校资金状况和业务需求进行审批，审批通过后方可办理付款手续。2.付款方式选择：根据合同约定和学校资金管理要求，合理选择付款方式。对于金额较小、风险较低的款项，可采用转账支票、网银支付等方式；对于金额较大、风险较高的款项，应优先考虑银行承兑汇票、信用证等支付方式，以降低资金风险。3.付款记录与跟踪：财务部门在办理付款手续后，应及时记录付款信息，包括付款日期、金额、收款单位、付款方式等，并跟踪款项支付情况，确保款项及时、准确到达对方账户。对于付款过程中出现的问题，如银行退票、对方拒收等，应及时与业务部门沟通，共同协商解决方案。（三）发票管理1.发票开具开具要求：学校财务部门应按照国家税收法律法规和发票管理规定，及时、准确地为对方开具发票。发票开具内容应与合同约定的业务内容相符，确保发票信息真实、完整、准确。开具流程：业务部门根据合同履行情况，向财务部门提交发票开具申请，注明开票信息、发票金额、业务内容等。财务部门审核开票申请后，按照规定开具发票，并加盖发票专用章。发票开具后，应及时将发票交付给对方，并做好发票交付记录。2.发票取得与审核发票取得：业务部门在签订合同后，应及时要求对方开具发票，并确保发票按时取得。对于涉及增值税发票的业务，应严格按照增值税发票管理规定取得发票，确保发票的合法性和有效性。发票审核：财务部门在收到业务部门提交的发票后，应按照发票审核要点进行审核。审核内容包括发票真伪、发票开具内容是否与合同相符、发票金额是否正确、发票印章是否齐全等。对于不符合要求的发票，应及时要求对方重新开具或补充相关证明材料。3.发票保管与归档：财务部门应妥善保管发票，建立发票保管台账，记录发票的取得、开具、作废、丢失等情况。发票保管期限应按照国家税收法律法规和学校档案管理规定执行，期满后按照规定进行归档处理。（四）合同执行情况跟踪与财务分析1.合同执行情况跟踪：业务部门应定期对合同执行情况进行跟踪，及时掌握合同履行进度、款项收付情况、发票开具与取得情况等信息，并向财务部门反馈。财务部门根据业务部门反馈的信息，对合同执行情况进行动态监控，及时发现问题并提出解决方案。2.财务分析：财务部门应定期对合同执行情况进行财务分析，分析合同收入、成本、利润等财务指标，评估合同对学校财务状况的影响。通过财务分析，为学校决策提供数据支持，优化合同管理，提高学校经济效益。财务分析报告应包括合同执行情况概述、财务指标分析、存在问题及建议等内容。四、合同变更与终止环节的财务管理（一）合同变更1.变更申请与审批：合同履行过程中，如因客观原因需要变更合同条款，业务部门应填写合同变更申请表，详细说明变更原因、变更内容、变更对财务的影响等，并附上相关证明材料。合同变更申请表经业务部门负责人审核签字后，提交财务部门审核。财务部门重点审核变更内容是否符合法律法规和学校规章制度要求，是否会对学校财务状况产生重大影响。审核通过后，报学校领导审批。学校领导根据学校实际情况进行审批，审批通过后方可办理合同变更手续。2.财务处理：合同变更后，财务部门应根据变更后的合同条款，及时调整财务核算和管理。对于涉及金额变更的合同，应重新计算应收、应付账款，并调整相关财务报表；对于涉及付款方式、结算期限等变更的合同，应及时与对方沟通，确保财务结算工作的顺利进行。（二）合同终止1.终止申请与审批：合同履行完毕或因其他原因需要终止合同，业务部门应填写合同终止申请表，详细说明终止原因、合同执行情况、款项收付情况、发票开具与取得情况等，并附上相关证明材料。合同终止申请表经业务部门负责人审核签字后，提交财务部门审核。财务部门重点审核合同终止是否符合法律法规和学校规章制度要求，是否存在未结清款项或纠纷等问题。审核通过后，报学校领导审批。学校领导根据学校实际情况进行审批，审批通过后方可办理合同终止手续。2.财务结算与清理：合同终止后，财务部门应按照合同约定和学校财务制度，及时办理财务结算和清理工作。对于已收款项，应核对是否全部到账，如有未到账款项，应及时催收；对于已付款项，应核对是否存在多付、错付等情况，如有问题，应及时与对方协商解决。同时，财务部门应清理合同相关的会计凭证、发票、合同文本等资料，按照学校档案管理规定进行归档保存。五、合同财务风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：财务部门应定期对合同财务风险进行识别，关注合同签订、履行、变更、终止等环节可能存在的风险因素，如合同条款不合理、付款延迟、发票不合规、资金短缺等。2.风险评估：财务部门应根据风险识别结果，对合同财务风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。对于风险较高的合同，应制定专项风险应对措施，加强风险监控和管理。（二）风险应对措施1.风险预防：加强合同签订前的财务审核和风险评估，完善合同条款，明确双方权利义务，从源头上防范财务风险。同时，加强对业务部门和财务人员的培训，提高风险意识和业务水平。2.风险监控：建立合同财务风险监控机制，定期对合同执行情况进行检查和分析，及时发现风险隐患并采取措施加以解决。对于重大风险事项，应及时向学校领导汇报，共同研究应对方案。3.风险处置：对于已发生的财务风险，应及时采取有效措施进行处置，减少损失。如通过协商、法律诉讼等方式解决合同纠纷，追回款项；对因风险造成的财务损失，应进行责任认定和追究，吸取教训，完善风险管理制度。六、合同财务档案管理（一）档案内容合同财务档案包括合同文本、合同审批表、付款申请表、发票、收款凭证、会计凭证、财务报表、财务分析报告等与合同财务相关的资料。（二）档案整理与归档1.整理要求：财务部门应定期对合同财务档案进行整理，按照合同类别、时间顺序等进行分类，确保档案资料齐全、完整、有序。2.归档流程：整理后的合同财务档案应及时归档，建立档