学术交流会财务制度规定

PAGE学术交流会财务制度规定一、总则（一）目的为了规范学术交流会的财务行为，加强财务管理，保障学术交流会的顺利开展，提高资金使用效益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本学术交流会的实际情况，制定本财务制度规定。（二）适用范围本制度适用于本学术交流会组织的各类学术交流活动，包括会议的筹备、举办过程中的各项财务收支管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保财务活动合法合规。2.规范性原则：建立健全财务管理制度，规范财务核算流程和审批程序。3.合理性原则：合理安排经费，提高资金使用效率，杜绝浪费。4.公开透明原则：财务信息公开透明，接受相关部门和参会人员的监督。二、预算管理（一）预算编制1.学术交流会主办部门应在会议筹备初期，根据会议规模、内容、预计参会人数等因素，编制详细的财务预算。预算应涵盖会议所需的各项费用，包括场地租赁、设备租赁、专家酬金、资料印刷、餐饮住宿、交通费用、宣传推广等。2.预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑各项费用的合理性和必要性，确保预算的准确性和可靠性。3.预算编制完成后，应提交至财务部门进行审核。财务部门应根据相关规定和实际情况，对预算进行审核，并提出意见和建议。审核通过后的预算报学术交流会领导小组审批。（二）预算执行1.各部门应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算，应提前向财务部门提出申请，说明调整原因和金额，并按照规定的审批程序进行审批。2.财务部门应建立预算执行监控机制，定期对预算执行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。对于预算执行偏差较大的项目，应及时向学术交流会领导小组报告。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如遇下列情况之一，可对预算进行调整：国家政策法规发生重大变化，导致预算无法执行；会议规模、内容、参会人数等发生重大变化，导致原预算不合理；其他不可预见的因素，导致预算需要调整。2.预算调整应按照以下程序进行：主办部门提出预算调整申请，说明调整原因和金额，并附上相关证明材料；财务部门对调整申请进行审核，并提出审核意见；审核通过后的调整申请报学术交流会领导小组审批；财务部门根据批准的调整申请，对预算进行调整，并及时更新相关财务报表。三、收入管理（一）收费标准1.学术交流会的收费标准应根据会议成本、市场行情等因素合理确定，并报学术交流会领导小组审批。收费标准应在会议通知中明确公布，不得擅自提高或降低收费标准。2.收费标准应包括会议注册费、资料费、住宿费、餐饮费等各项费用。对于不同类型的参会人员，如会议代表、嘉宾、工作人员等，可根据实际情况制定不同的收费标准。（二）收费方式1.学术交流会应提供多种收费方式，方便参会人员缴费。常见的收费方式包括银行转账、网上支付、现场缴费等。2.对于银行转账和网上支付，应提供详细的缴费信息，包括收款单位名称、账号、开户行等，并在会议通知中明确告知参会人员。对于现场缴费，应安排专人负责收款，并开具正规发票。（三）收入核算1.财务部门应及时对学术交流会的收入进行核算，确保收入准确、完整。收入核算应按照权责发生制原则进行，即在收入实现时确认收入，而不是在收到款项时确认收入。2.对于银行转账和网上支付的收入，财务部门应及时核对收款信息，确保款项到账。对于现场缴费的收入，财务部门应及时开具发票，并将收款信息录入财务系统。3.财务部门应定期编制收入报表，向学术交流会领导小组报告收入情况。收入报表应包括收入项目、金额、收款方式、缴费人数等信息。四、支出管理（一）支出审批1.学术交流会的各项支出应严格按照审批程序进行审批。支出审批应实行分级授权制度，根据支出金额的大小，分别由不同级别的领导进行审批。2.支出审批应遵循“一事一批、先批后支”的原则。支出申请部门应填写支出申请表，详细说明支出事由、金额、支付方式等信息，并附上相关证明材料。支出申请表经部门负责人审核签字后，报财务部门审核。3.财务部门应根据国家法律法规、财务制度和预算安排，对支出申请进行审核。审核内容包括支出事由是否合理、金额是否准确、支付方式是否合规等。审核通过后的支出申请报学术交流会领导小组审批。4.学术交流会领导小组应根据审核意见，对支出申请进行审批。审批通过后的支出申请由财务部门办理支付手续。（二）支出范围1.学术交流会的支出范围应严格按照预算执行，主要包括以下几个方面：场地租赁费用：用于租赁会议场地、会议室等。设备租赁费用：用于租赁会议所需的设备，如投影仪、音响设备、电脑等。专家酬金：用于支付专家的讲课费、咨询费等。资料印刷费用：用于印刷会议资料、论文集等。餐饮住宿费用：用于为参会人员提供餐饮和住宿服务。交通费用：用于接送参会人员、专家等的交通费用。宣传推广费用：用于会议的宣传推广，如制作宣传海报、发放宣传资料等。其他费用：用于会议筹备和举办过程中的其他必要费用，如办公用品、水电费等。2.支出应严格控制在预算范围内，不得超支。对于超预算支出，应按照预算调整程序进行审批。（三）支出核算1.财务部门应及时对学术交流会的支出进行核算，确保支出准确、完整。支出核算应按照权责发生制原则进行，即在支出发生时确认支出，而不是在支付款项时确认支出。2.对于每一笔支出，财务部门应取得合法有效的原始凭证，如发票、收据、合同等。原始凭证应真实、完整、合法，不得虚假、伪造。3.财务部门应按照会计制度的规定，对支出进行分类核算，并及时登记入账。支出核算应做到账目清晰、准确，便于查询和统计。4.财务部门应定期编制支出报表，向学术交流会领导小组报告支出情况。支出报表应包括支出项目、金额、支付方式、收款单位等信息。五、费用报销管理（一）报销凭证1.学术交流会的费用报销应提供合法有效的报销凭证。报销凭证包括发票（增值税发票、普通发票等）、收据、合同等。发票应符合国家税务部门的规定，具备发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、货物或应税劳务名称、金额、税率、税额等内容。2.对于无法取得发票的支出，如小额办公用品、市内交通费等，可使用收据作为报销凭证。收据应注明收款单位名称、收款日期、金额、用途等内容，并加盖收款单位公章。3.对于涉及合同的支出，如场地租赁、设备租赁等，应提供合同复印件作为报销凭证。合同复印件应加盖合同双方公章，并注明与原件一致。（二）报销流程1.费用报销人应填写费用报销单，详细说明费用事由、金额、支付方式等信息，并附上相关证明材料。费用报销单应经部门负责人审核签字后，报财务部门审核。2.财务部门应根据国家法律法规、财务制度和预算安排，对费用报销单进行审核。审核内容包括费用事由是否合理、金额是否准确、支付方式是否合规、报销凭证是否合法有效等。审核通过后的费用报销单报学术交流会领导小组审批。3.学术交流会领导小组应根据审核意见，对费用报销单进行审批。审批通过后的费用报销单由财务部门办理报销手续。4.财务部门应按照规定的报销方式，及时将报销款项支付给报销人。对于通过银行转账方式报销的，应确保收款账号准确无误；对于现金报销的，应按照规定的现金管理办法进行支付。（三）报销时间1.学术交流会的费用报销应在规定的时间内进行。一般情况下，费用报销应在费用发生后的一个月内办理。对于超过报销时间的费用报销，财务部门有权拒绝受理。2.如因特殊情况需要延迟报销的，费用报销人应提前向财务部门说明原因，并经财务部门同意。延迟报销的时间一般不得超过三个月。六、资产管理（一）资产购置1.学术交流会的资产购置应按照预算安排进行。资产购置应遵循“合理配置、节约使用”的原则，确保资产的购置符合实际需要，避免浪费。2.资产购置应按照规定的采购程序进行。对于金额较大的资产购置，应采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式进行采购；对于金额较小的资产购置，可采用询价、单一来源采购等方式进行采购。3.资产购置应签订合同，明确资产的规格、数量、价格、交货时间、质量标准等条款，并按照合同约定进行验收。验收合格后的资产应及时登记入账，并按照规定进行保管和使用。（二）资产使用1.学术交流会的资产应按照规定的用途进行使用，不得擅自改变用途。资产使用部门应建立资产使用管理制度，明确资产的使用责任人，确保资产的安全和完整。2.资产使用部门应定期对资产进行清查盘点，确保资产账实相符。对于盘盈、盘亏的资产，应及时查明原因，并按照规定进行处理。3.资产使用部门应做好资产的维护保养工作，确保资产正常运行。对于需要维修、更换的资产，应及时向资产管理部门提出申请，并按照规定进行维修、更换。（三）资产处置1.学术交流会的资产处置应按照规定的程序进行。资产处置包括资产的出售、报废、捐赠等。资产处置应遵循“公开、公平、公正”的原则，确保资产处置的合法性和合理性。2.资产处置应进行评估，评估结果作为资产处置的参考依据。对于金额较大的资产处置，应委托具有资质的评估机构进行评估；对于金额较小的资产处置，可由资产管理部门组织相关人员进行评估。3.资产处置应签订合同，明确资产处置的价格、付款方式、交货时间等条款，并按照合同约定进行处置。资产处置收入应及时上缴财务部门，纳入预算管理。七、财务监督（一）内部监督1.学术交流会应建立健全内部财务监督制度，加强对财务活动的监督检查。内部财务监督制度应包括财务审批制度、财务核算制度、财务报告制度、资产管理制度等。2.财务部门应定期对学术交流会的财务收支情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。对于发现的违规违纪行为，应及时向学术交流会领导小组报告，并按照规定进行处理。3.学术交流会领导小组应定期对财务部门的工作进行监督检查，确保财务部门严格按照财务制度规定履行职责。对于财务部门的工作不力或存在违规违纪行为的，应及时进行整改，并追究相关人员的责任。（二）外部监督1.学术交流会应接受国家相关部门的监督检查，如财政部