财务制度发票时效性规定

PAGE财务制度发票时效性规定一、总则1.目的本规定旨在规范公司发票管理，确保发票的取得、开具、使用和保管符合法律法规及财务制度要求，有效维护公司合法权益，保障财务信息的准确性和完整性，防范财务风险。2.适用范围本规定适用于公司及所属各部门、分支机构在经济业务活动中涉及的各类发票，包括增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、通用机打发票等。3.基本原则合法性原则：发票的取得、开具、使用和保管必须严格遵守《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则等相关法律法规的规定。真实性原则：发票所反映的经济业务必须真实发生，内容与实际交易相符，不得虚开发票。时效性原则：严格按照规定的时间要求取得、开具和使用发票，确保发票的有效性和可报销性。准确性原则：发票的填写应准确无误，包括发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等内容。二、发票的取得1.取得时间要求公司在购买货物、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应及时向销售方索取发票。一般情况下，应在经济业务发生后的[X]个工作日内取得发票。对于涉及预付款项的业务，应在预付款项支付后的[X]个工作日内取得发票；对于分期付款的业务，应按照合同约定的付款时间及时取得相应阶段的发票。2.取得发票的种类要求根据经济业务的性质和税务规定，正确取得相应种类的发票。例如，购买货物应取得增值税专用发票或增值税普通发票；接受运输服务应取得货物运输业增值税专用发票（营改增后）或运输发票；购买不动产应取得不动产销售发票等。对于增值税一般纳税人，应尽量取得增值税专用发票，以便进行进项税额抵扣；对于增值税小规模纳税人以及其他不涉及增值税抵扣的业务，可取得增值税普通发票。3.发票内容要求取得的发票应具备以下基本内容：发票联和抵扣联（增值税专用发票）应加盖发票专用章；发票上应注明购买方和销售方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息；货物或应税劳务、服务名称应填写具体、准确，不得笼统开具；规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等应填写清晰、准确，大小写金额一致。发票内容不得涂改、挖补。如发现发票有误，应及时与销售方联系，要求其重新开具正确的发票。4.特殊情况处理如果因特殊原因无法在规定时间内取得发票，经办人员应及时向财务部门说明情况，并在[X]个工作日内取得销售方出具的收款收据或其他能够证明经济业务发生的有效凭证。同时，经办人员应在取得发票的规定时间内，将收款收据或其他凭证更换为正式发票。对于确实无法取得发票的业务，经办人员应提供详细的书面说明，包括业务内容、金额、无法取得发票的原因等，并经相关部门负责人和财务负责人审批后，方可作为入账依据。但在企业所得税汇算清缴时，该部分支出可能不得在税前扣除，需进行纳税调整。三、发票的开具1.开具时间要求公司销售货物、提供劳务以及从事其他经营活动收取款项时，应按照规定及时开具发票。一般情况下，应在收讫销售款项或者取得索取销售款项凭据的当天开具发票；先开具发票的，为开具发票的当天。对于采取预收货款方式销售货物的，应在货物发出的当天开具发票；对于采取赊销和分期收款方式销售货物的，应按照合同约定的收款日期开具发票。2.开具发票的种类要求根据购买方的要求和税务规定，正确开具相应种类的发票。对于增值税一般纳税人购买货物或接受服务，应开具增值税专用发票；对于增值税小规模纳税人以及其他不涉及增值税抵扣的购买方，可开具增值税普通发票。开具发票时，应根据实际销售的货物或应税劳务、服务内容，选择正确的商品和服务税收分类编码，并在发票上准确填写相应的编码简称。3.发票内容要求开具发票应按照规定的格式和内容填写，确保字迹清楚、不得压线、错格。发票上应注明销售方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息；购买方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息；货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等内容应与实际交易相符。开具发票时，应在发票联和抵扣联（增值税专用发票）加盖发票专用章，不得加盖其他印章。发票专用章应清晰、完整，不得模糊不清或加盖不全。4.红字发票开具规定发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让的，需要开具红字发票。开具红字发票应按照国家税务总局的相关规定进行操作。一般情况下，由销售方在增值税发票管理系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》，主管税务机关通过网络接收纳税人上传的《信息表》，系统自动校验通过后，生成带有“红字发票信息表编号”的《信息表》，并将信息同步至纳税人端系统中。销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票，在新系统中以销项负数开具。红字专用发票应与《信息表》一一对应。对于增值税普通发票开具红字发票的，目前没有明确的系统操作要求，但销售方应在发票上注明“作废”字样，并留存相关证明材料，以备税务机关检查。四、发票的使用1.发票的传递与交接取得发票后，经办人员应及时将发票传递给财务部门。传递过程中，应确保发票的安全、完整，不得丢失、损坏。财务部门在收到发票后，应进行认真审核，审核无误后办理相关入账手续。对于不符合要求的发票，应及时退回经办人员，并要求其重新取得合规发票。2.发票的报销规定公司员工应按照公司的费用报销制度，在规定的时间内办理发票报销手续。报销发票时，应填写费用报销单，注明发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、金额等内容，并粘贴好发票。财务部门应按照费用报销制度和发票管理规定，对报销发票进行严格审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、时效性、完整性等。对于不符合报销规定的发票，不得予以报销。对于涉及增值税抵扣的发票，应在规定的认证期限内进行认证。增值税一般纳税人取得的增值税专用发票应自开具之日起[X]日内认证或登录增值税发票选择确认平台进行确认，并在规定的纳税申报期内，向主管税务机关申报抵扣进项税额。3.发票的保管公司应建立发票保管制度，指定专人负责发票的保管工作。发票保管人员应具备良好的职业道德和责任心，确保发票的安全、完整。发票应存放在安全、干燥、通风的地方，防止发票受潮、发霉、丢失等情况发生。发票保管人员应定期对发票进行盘点，核对发票的种类、数量、号码等信息，确保账实相符。已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存[X]年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。未开具的发票应妥善保管，不得擅自销毁。五、发票的检查与监督1.内部检查财务部门应定期对公司的发票管理情况进行检查，检查内容包括发票的取得、开具、使用、保管等环节是否符合规定。检查方式可采用自查、抽查等方式。内部审计部门应定期对公司的发票管理情况进行审计，审查发票管理制度的执行情况、发票的真实性和合法性等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.税务机关检查公司应积极配合税务机关的发票检查工作，如实提供发票的取得、开具、使用、保管等情况。对于税务机关提出的问题，应及时整改，并按照规定提供相关资料和说明。如发现公司存在发票违规行为，税务机关将按照相关法律