记账凭证财务制度

PAGE记账凭证财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司记账凭证的管理，确保财务信息的准确性、完整性和及时性，为公司财务管理提供坚实的基础，保障公司财务活动的合规性和有序性。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及财务收支及相关经济业务活动中所产生的记账凭证管理。（三）基本原则1.合法性原则记账凭证的编制和管理必须符合国家法律法规以及相关财务会计准则的要求，确保公司财务活动在合法合规的轨道上运行。2.准确性原则严格按照经济业务的实际发生情况准确记录，凭证内容应真实、完整、清晰，数字计算准确无误，以保证财务信息的可靠性。3.及时性原则经济业务发生后，应及时编制记账凭证，确保财务信息能够及时反映公司财务状况和经营成果，为公司决策提供及时有效的支持。4.规范性原则记账凭证的格式、内容填写、编号等应遵循统一规范，便于财务数据的整理、查询和分析，提高财务管理效率。二、记账凭证的基本要求（一）凭证内容1.日期记账凭证的日期应填写经济业务发生的实际日期，确保与业务发生时间一致，以便准确反映财务活动的时效性。2.凭证编号凭证编号应连续、唯一，按照一定的规则进行编排，便于查找和核对。一般采用分类编号法，如按照收、付、转凭证分别编号，每月从1号开始依次编号。3.摘要摘要应简洁明了地概括经济业务的主要内容，能够准确反映业务实质，便于查阅和理解。摘要内容应包含业务涉及的主体、事项及关键信息，如“支付[供应商名称]货款”“报销[员工姓名]差旅费”等。4.会计科目会计科目应按照国家统一的会计制度规定设置和使用，确保科目运用准确无误。明细科目应根据公司实际业务情况进行合理设置，以便详细反映经济业务的具体内容。记账凭证中的会计科目应填写全称，不得简化或使用代号。5.金额金额应与原始凭证所记载的金额一致，借贷方金额必须平衡。填写时应清晰、规范，数字书写应符合财务书写要求，不得涂改、挖补。如有错误，应按照规定的更正方法进行处理。6.附件张数应准确填写所附原始凭证的张数，确保记账凭证与原始凭证的对应关系清晰明确。附件张数的计算应以能够证明经济业务发生的有效原始凭证为依据，包括发票、收据、报销单、审批文件等。（二）凭证格式记账凭证应采用公司统一规定的格式，一般分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。1.收款凭证用于记录库存现金和银行存款收入业务的记账凭证。凭证左上角应标明“收款凭证”字样，右上角填写凭证编号。摘要栏填写收款业务的简要说明；借方科目填写“库存现金”或“银行存款”；贷方科目填写与收入相关的科目；金额栏分别填写借方和贷方金额；附件张数填写所附原始凭证张数；制单人、审核人、记账人、会计主管等相关人员应签字或盖章。2.付款凭证用于记录库存现金和银行存款付出业务的记账凭证。格式与收款凭证类似，但左上角标明“付款凭证”字样，贷方科目填写“库存现金”或“银行存款”，借方科目填写与支出相关的科目。3.转账凭证用于记录不涉及库存现金和银行存款收付的其他经济业务的记账凭证。凭证格式与收款、付款凭证基本相同，但不区分借贷方科目，直接填写会计科目及金额。（三）凭证签章记账凭证必须由制单人、审核人、记账人、会计主管等相关人员签字或盖章，以明确各自的责任，保证凭证的真实性和准确性。1.制单人负责根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，应确保凭证内容填写完整、准确，签字确认表示对凭证内容负责。2.审核人对记账凭证的编制依据、内容完整性、科目运用准确性、金额计算正确性等进行全面审核，审核无误后签字盖章，对审核结果负责。审核人应具备丰富的财务知识和严谨的工作态度，确保记账凭证符合财务制度和相关规定。3.记账人根据审核后的记账凭证登记账簿，在记账凭证上签字表示已完成记账工作，并对账簿记录的准确性负责。记账人应严格按照记账规则进行登记，保证账簿记录与记账凭证一致。4.会计主管对记账凭证进行最终审核，确认凭证编制符合公司财务制度和整体财务管理要求，签字盖章后表示对整个财务核算环节负责。会计主管应具备较高的财务管理水平和综合判断能力，能够对重大财务事项进行准确把握和决策。三、记账凭证的编制（一）编制依据记账凭证应根据审核无误的原始凭证编制。原始凭证是证明经济业务发生的最初书面证明，包括发票、收据、入库单、出库单、合同协议、审批文件等。在编制记账凭证前，必须对原始凭证进行严格审核，确保其真实性、合法性、完整性和合理性。1.真实性审核审核原始凭证所反映的经济业务是否真实发生，凭证日期、业务内容、数量、金额等是否与实际情况相符，有无伪造、变造等虚假行为。2.合法性审核检查原始凭证是否符合国家法律法规和公司内部规定，是否履行了必要的审批手续，凭证的来源是否合法合规。3.完整性审核查看原始凭证的内容是否齐全，包括凭证名称、填制日期、填制单位或填制人姓名、经办人员签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额等要素是否完整。4.合理性审核根据公司的经营活动和财务政策，审核原始凭证所反映的经济业务是否合理，支出是否符合公司的成本效益原则，有无浪费、不合理支出等情况。（二）编制方法1.确定会计分录根据经济业务的性质和内容，按照会计制度规定确定应借记和贷记的会计科目及其金额。会计分录应准确反映经济业务的财务影响，遵循“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则。2.填写记账凭证按照记账凭证的格式要求，依次填写日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额及附件张数等内容。填写过程中应注意字迹清晰、工整，不得潦草或涂改。3.核对与复查编制完成后，应对记账凭证进行仔细核对，检查会计分录是否正确、金额计算是否准确、摘要是否清晰、附件张数是否与原始凭证一致等。如有错误，应及时更正。（三）特殊业务处理1.涉及多个会计科目的业务对于涉及多个会计科目的复杂经济业务，应分别分析各科目之间的关系，准确编制会计分录。例如，购买固定资产并支付安装费用，应分别借记“固定资产——[具体资产名称]”“在建工程——[安装工程名称]”，贷记“银行存款”等相关科目。在安装完成后，再将“在建工程”科目余额转入“固定资产”科目。2.期末结转业务期末应按照会计制度规定进行各项费用的结转和损益的计算。如结转制造费用至生产成本，借记“生产成本——[产品名称]”，贷记“制造费用——[明细项目]”；结转损益类科目，如将收入类科目余额转入“本年利润”科目贷方，将费用类科目余额转入“本年利润”科目借方等。编制相关记账凭证时，应确保结转金额准确无误，以正确反映公司的财务状况和经营成果。3.调整事项对于会计期末需要进行的账项调整，如计提折旧、摊销费用、预提费用、应收应付账款的账龄分析调整等，应根据相关规定和实际情况编制记账凭证。调整事项应在会计报表附注中进行详细说明，以便财务报表使用者了解公司财务数据的调整过程和原因。四、记账凭证的审核（一）审核内容1.合规性审核检查记账凭证的编制是否符合国家法律法规、财务会计准则以及公司内部财务制度的规定，会计科目使用是否正确，凭证格式是否规范。2.准确性审核核对记账凭证中的摘要、金额、会计科目等内容是否与原始凭证一致，计算是否准确无误。重点审核金额的借贷平衡关系，确保凭证金额的准确性。3.完整性审核查看记账凭证的各项要素是否填写齐全，包括日期、编号、摘要、会计科目、金额、附件张数以及制单人、审核人、记账人、会计主管等签字盖章是否完整。4.合理性审核根据公司的经营活动和财务政策，分析记账凭证所反映的经济业务是否合理，支出是否符合公司的成本效益原则，有无异常或不合理的财务安排。（二）审核流程1.制单人自审制单人在编制完成记账凭证后，首先应进行自我审核，检查凭证内容的准确性和完整性，确保编制无误。2.部门主管初审制单人所在部门主管对记账凭证进行初步审核，重点审核经济业务的真实性、合理性以及与部门业务的相关性，检查凭证编制是否符合部门工作流程和财务要求。3.财务审核财务部门指定专人对记账凭证进行全面审核，按照合规性、准确性、完整性等审核要点进行详细审查。审核人员应具备丰富的财务知识和经验，对审核中发现的问题及时与制单人沟通并要求更正。4.会计主管终审会计主管对经过财务审核的记账凭证进行最终审核，确认凭证编制符合公司整体财务制度和财务管理要求，对重大财务事项进行把关。审核通过后，会计主管在记账凭证上签字盖章。（三）审核结果处理1.对于审核无误的记账凭证，按照规定的流程进行记账、装订和存档。2.如发现记账凭证存在问题，审核人员应及时通知制单人进行更正。制单人应根据审核意见对凭证进行修改，修改完成后重新提交审核，直至审核通过。3.对于涉及重大财务问题或不符合财务制度规定的记账凭证，审核人员应及时向上级领导汇报，由公司管理层做出决策和处理意见。五、记账凭证的传递与保管（一）传递1.传递流程记账凭证编制完成并审核通过后，应按照公司规定的传递流程进行流转。一般情况下，收款凭证和付款凭证先传递至出纳岗位，由出纳根据凭证办理现金收付或银行结算业务；转账凭证传递至相关会计岗位进行账簿登记。在传递过程中，各环节经手人员应在规定时间内完成相应工作，并在凭证交接清单上签字确认，以明确责任和传递时间。2.根据业务特点和管理要求，合理确定记账凭证的传递时间和路径，确保财务信息能够及时、准确地在各部门和岗位之间流转，为公司财务管理和决策提供支持。例如，对于紧急的付款业务，应优先安排传递和处理，保证款项及时支付，维护公司信誉。（二）保管1.保管期限记账凭证作为公司重要的财务档案，应按照国家法律法规规定的保管期限进行妥善保管。一般情况下，记账凭证的保管期限为30年。2.保管方式记账凭证应定期装订成册，加具封面、封底，在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、凭证张数等内容，并由装订人在装订线封签处签字或盖章。装订后的记账凭证应存放在专门的财务档案柜中，按照类别和时间顺序排列，便于查找和查阅。同时，应建立电子档案备份，以防止纸质档案损坏或丢失。3.查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅记账凭证时，应填写查阅申请表，经相关负责人批准后，在指定地点查阅。查阅过程中不得擅自涂改、抽取、复制记账凭证。外部单位或个人因特殊原因需要查阅或借阅记账凭证时，必须按照国家法律法规和公司规定办理相关手续，经公司管理层批准后方可进