活动财务制度

PAGE活动财务制度一、总则（一）目的为加强公司活动财务管理，规范活动财务行为，保障活动顺利开展，提高资金使用效益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司组织的各类活动，包括但不限于会议、培训、团建、营销活动等。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规和财务规章制度，确保活动财务工作合法合规。2.预算管理原则活动实施前应编制详细预算，加强预算执行控制，确保预算目标实现。3.成本效益原则合理安排活动经费，优化资源配置，降低活动成本，提高经济效益。4.公开透明原则活动财务信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部监督和相关部门检查。二、活动预算管理（一）预算编制1.活动主办部门应在活动策划阶段编制活动预算草案，明确活动各项费用支出项目、金额及预算执行时间。2.预算草案应包括但不限于场地租赁、设备租赁、餐饮住宿、交通费用、宣传推广、嘉宾费用、工作人员酬金等。3.活动预算应根据活动规模、内容、预计参与人数等因素进行合理估算，并参考以往类似活动的费用支出情况。（二）预算审批1.活动预算草案编制完成后，由主办部门负责人审核签字，报财务部门审核。2.财务部门应重点审核预算的合理性、准确性和合规性，对不符合规定或存在疑问的项目提出修改意见。3.经财务部门审核通过的活动预算，报公司管理层审批。公司管理层应根据活动的重要性、必要性及公司财务状况等因素进行审批决策。（三）预算执行1.活动主办部门应严格按照批准的预算组织实施活动，不得擅自扩大支出范围、提高开支标准。2.财务部门应建立预算执行监控机制，定期对活动预算执行情况进行检查和分析，及时发现并解决预算执行过程中存在的问题。3.如因特殊情况需要调整预算，主办部门应提前提出书面申请，说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排，按预算审批程序报经批准后执行。三、活动费用报销管理（一）报销凭证要求1.活动费用报销应提供真实、合法、有效的原始凭证，包括发票、收据、合同协议等。2.发票应符合国家税务部门规定，具备发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额、税率、税额等要素，并加盖发票专用章。3.收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，注明收款事由、金额等内容。4.合同协议应明确双方权利义务、服务内容、费用标准、付款方式等条款，并由双方签字盖章。（二）报销流程1.活动费用支出后，经办人应及时整理报销凭证，填写费用报销单，注明费用所属活动名称、支出项目、金额、报销日期等信息，并签字确认。2.报销凭证和费用报销单经部门负责人审核签字后，报财务部门审核。3.财务部门应按照本制度及相关财务规定对报销凭证和报销单进行审核，审核无误后报公司领导审批。4.公司领导审批通过后，财务部门根据审批结果办理报销付款手续。（三）报销时间限制1.活动费用报销应在费用发生后[X]个工作日内办理完毕，特殊情况需提前向财务部门说明原因。2.超过规定报销时间的费用，财务部门有权拒绝报销。四、活动资金管理（一）资金筹集1.根据活动预算安排，合理确定活动资金筹集方式，包括公司自有资金、专项拨款、赞助收入、合作项目收入等。2.对于需要向外部单位或个人筹集资金的活动，主办部门应提前与相关单位或个人签订合作协议，明确资金筹集金额、支付方式、使用范围等条款。3.活动资金应及时足额筹集到位，确保活动顺利开展。（二）资金支付1.活动资金支付应严格按照预算执行和报销审批程序办理，确保资金支付的真实性、合法性和准确性。2.对于金额较大的活动费用支出，应采用银行转账方式支付，并取得收款方出具的收款凭证。3.严禁以现金方式支付活动费用，确需现金支付的，应严格按照公司现金管理规定办理。（三）资金安全1.财务部门应加强活动资金安全管理，确保资金存放安全、使用安全。2.定期对活动资金进行清查盘点，核对账目与实际资金情况，发现问题及时查明原因并进行处理。3.加强对财务人员的安全教育，提高财务人员风险防范意识，防止资金被盗、挪用等情况发生。五、活动资产管理（一）资产购置1.活动所需资产应根据预算安排进行购置，购置前应进行充分的市场调研，选择性价比高的产品或服务。2.资产购置应按照公司采购管理规定办理相关手续，签订采购合同或协议，明确资产规格、数量、价格、质量标准、售后服务等条款。3.购置的资产应及时办理验收入库手续，财务部门根据验收单和发票进行账务处理。（二）资产使用1.活动主办部门应指定专人负责活动资产的管理和使用，确保资产安全、完整、合理使用。2.资产使用人员应按照资产使用说明和操作规程进行操作，定期对资产进行维护保养，发现问题及时报告并处理。3.活动期间如需临时借用公司其他部门资产，应办理借用手续，明确借用期限、归还时间、保管责任等事项。（三）资产处置1.活动结束后，对于不再使用的活动资产，主办部门应及时清理盘点，提出资产处置意见。2.资产处置应按照公司资产处置管理规定办理相关手续，经批准后进行处置。处置方式包括报废、出售、捐赠等。3.资产处置收入应及时足额上缴公司财务，不得截留、挪用。六、活动财务监督与审计（一）内部监督1.公司财务部门应加强对活动财务工作的日常监督，定期对活动预算执行情况、费用报销情况、资金管理情况等进行检查，发现问题及时督促整改。2.活动主办部门应配合财务部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（二）审计监督1.公司审计部门应定期对活动财务收支情况进行审计，审计内容包括活动预算执行情况、费用支出合规性、资金使用效益等。2.审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整