各部门费用报销财务制度

PAGE各部门费用报销财务制度一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范各部门费用报销流程，确保公司资金的合理使用，保障公司及员工的合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。3.基本原则真实性原则：费用报销必须提供真实、合法、有效的原始凭证，确保报销内容与实际业务相符。合理性原则：费用报销应符合公司的费用开支标准和相关规定，杜绝不合理的费用支出。审批原则：严格执行费用报销审批流程，各级审批人员应认真履行职责，确保费用支出的合理性和合规性。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，避免逾期报销。二、费用报销范围及标准（一）差旅费1.定义差旅费是指员工因公务需要，到常住地以外的地区出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等。2.报销标准城市间交通费：根据员工职级和出差目的地的不同，按照公司规定的交通工具等级乘坐，并凭有效票据报销。住宿费：根据出差目的地的不同，设定相应的住宿标准，员工应在标准范围内选择合适的住宿地点，并凭发票报销。伙食补助费：按照出差自然（日历）天数计算，按规定标准发放。市内交通费：根据出差实际情况，凭有效票据报销市内交通费用。（二）业务招待费1.定义业务招待费是指公司为业务经营的合理需要而支付的招待费用，包括餐饮、住宿、娱乐、礼品等支出。2.报销标准业务招待费应严格控制在公司规定的预算范围内，不得超支。招待费用应遵循必要性、合理性原则，不得用于与公司业务无关的招待活动。报销时应提供详细的招待事由、招待对象等信息，并附有效发票及消费清单。（三）办公用品及低值易耗品1.定义办公用品是指公司日常办公所需的文具、纸张、耗材等；低值易耗品是指单位价值较低、使用期限较短的办公设备及用品。2.报销标准办公用品及低值易耗品的采购应遵循预算管理原则，各部门应根据实际需求编制采购计划，经审批后统一采购。采购时应选择正规渠道，确保商品质量，并取得合法有效的发票。报销时应填写详细的物品清单，注明名称、规格、数量、单价等信息。（四）通讯费1.定义通讯费是指员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费等通讯费用。2.报销标准根据员工职级设定不同的通讯费报销标准，员工应在标准范围内凭发票报销。员工应确保通讯费用的支出与工作相关，不得用于私人用途。（五）车辆费用1.定义车辆费用是指公司车辆在使用过程中发生的燃油费、维修费、保险费、停车费等。2.报销标准车辆费用应按照公司规定的标准进行报销，确保费用支出的合理性。车辆维修应选择正规的维修厂家，并取得合法有效的发票及维修清单。车辆保险费应按照公司规定的险种和保额进行投保，并凭保险发票报销。三、费用报销流程（一）报销申请1.员工发生费用支出后，应及时收集相关原始凭证，并按照公司规定填写费用报销单。2.费用报销单应注明费用发生的日期、事由、金额、报销部门、报销人等信息，并确保填写清晰、准确。3.对于需要提供附件的费用报销，如发票、合同、清单等，应将附件整齐粘贴在费用报销单背面，并在报销单上注明附件张数。（二）部门初审1.员工将填写完整的费用报销单提交至所在部门负责人。2.部门负责人应根据公司费用报销制度及相关规定，对报销事项的真实性、合理性进行初审。3.初审通过后，部门负责人在费用报销单上签署意见，并注明日期。（三）财务审核1.部门初审后的费用报销单提交至财务部门。2.财务人员应按照国家法律法规、公司财务制度及相关规定，对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。3.审核内容包括发票的真伪、内容是否完整、金额是否准确、报销标准是否符合规定等。4.对于不符合规定的报销凭证，财务人员应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息。5.财务审核通过后，财务人员在费用报销单上签署意见，并注明日期。（四）审批签字1.根据公司授权审批制度，费用报销单需经各级领导审批签字。2.审批流程一般为：部门负责人初审签字后，依次提交至财务负责人、分管领导、总经理审批。3.各级领导应认真履行审批职责，对费用支出的合理性、必要性进行审核，并在费用报销单上签署明确的审批意见。（五）报销支付1.经各级领导审批签字后的费用报销单，由财务部门进行报销支付。2.财务人员根据报销金额及公司资金状况，选择合适的支付方式，如现金支付、银行转账等。3.对于通过银行转账支付的报销款项，财务人员应确保收款人信息准确无误，并及时办理转账手续。4.报销支付完成后，财务人员应在费用报销单上加盖“已报销”印章，并登记入账。四、报销凭证要求1.报销凭证必须是合法、有效的原始凭证，包括发票、收据、车票、机票、住宿发票等。2.发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等，并加盖发票专用章。3.收据应注明收款单位名称、收款日期、收款金额、收款事由等，并加盖收款单位财务专用章。4.车票、机票等应注明出行日期、出发地、目的地、票价等信息，并加盖出票单位印章。5.报销凭证应保持票面整洁、字迹清晰，不得涂改、挖补。如发现报销凭证有问题，应及时与开票单位联系更换。6.对于无法取得发票但确实需要报销的费用，应提供相关证明材料，并经部门负责人和财务负责人审批后，方可报销。五、特殊情况处理（一）预借差旅费1.员工因公务需要提前预借差旅费的，应填写借款单，并注明借款事由、借款金额、预计还款日期等信息。2.借款单经部门负责人、财务负责人、分管领导、总经理审批后，由财务部门支付借款。3.员工出差归来后，应在规定时间内办理差旅费报销手续，并冲销预借的差旅费。（二）费用报销逾期1.员工应在费用发生后及时办理报销手续，原则上不得逾期。2.如因特殊原因导致逾期报销的，应提前向财务部门说明情况，并经财务负责人同意后方可报销。3.对于逾期报销的费用，财务部门应进行严格审核，如发现问题，应按照公司相关规定进行处理。（三）报销金额错误1.如发现报销金额错误，报销人应及时与财务部门沟通，并提供相关证明材料。2.经财务部门核实后，如确属报销金额错误，应按照正确金额进行报销支付，并调整相关账目。六、监督与检查1.公司财务部门应定期对各部门费用报销情况进行检查，确保费用报销制度的严格执行。2.检查内容包括报销凭证的真实性、合法性、完整性，报销流程的合规性，报销标准的执行情况等。3.对于发现的问题，财务部门应及时提出整改意见，并督促