药械货款结算财务制度

PAGE药械货款结算财务制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范公司药械货款结算流程，加强财务管理，确保资金安全，提高资金使用效率，维护公司与供应商、客户的良好合作关系，保障公司业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及药械采购、销售业务的货款结算活动，包括但不限于药品、医疗器械、耗材等的采购付款及销售收款。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规、财务会计准则以及行业监管要求，确保货款结算活动合法合规。2.准确性原则：结算数据必须准确无误，保证财务信息的真实性和可靠性，为公司决策提供有力支持。3.及时性原则：按照合同约定和业务流程，及时办理货款结算手续，避免逾期付款或收款，维护公司信用。4.安全性原则：保障资金安全，防范资金风险，采取必要的风险控制措施，确保公司资金的正常流转。5.清晰性原则：结算流程和账目应清晰明了，便于查询和核对，做到有据可查、责任明确。二、结算流程（一）采购货款结算1.采购订单管理采购部门根据业务需求下达采购订单，明确药械的品种、规格、数量、价格、交货日期等详细信息。采购订单应经相关负责人审核批准后生效。采购订单的变更需经原审批人同意，并及时通知财务部门和相关业务部门。2.到货验收仓库管理部门在药械到货后，按照采购订单和相关质量标准进行验收。验收合格的，填写验收单，注明到货日期、验收情况等信息；验收不合格的，及时通知采购部门与供应商协商处理。验收单应经仓库管理人员、质量检验人员签字确认后生效，并及时传递给财务部门和采购部门。3.发票处理供应商应在规定时间内开具合法有效的发票，并送达公司。发票内容应与采购订单、验收单一致，包括药械名称、规格、数量、单价、金额等。财务部门收到发票后，应进行认真审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性，发票与采购订单、验收单的一致性等。审核无误后，在发票上加盖“发票已审核”章，并登记发票信息。对于不符合要求的发票，财务部门应及时通知采购部门与供应商沟通，要求供应商重新开具或补充相关资料。4.付款申请采购部门根据合同约定和到货验收情况，在规定付款期限前填写付款申请单，注明采购订单号、供应商名称、发票号码、付款金额、付款方式等信息。付款申请单应经采购部门负责人审核签字。财务部门对付款申请单进行审核，重点审核付款金额是否准确、付款期限是否符合合同约定、发票是否已审核等。审核无误后，提交公司领导审批。5.付款审批公司领导根据公司资金状况、合同约定等因素对付款申请进行审批。审批通过的，签字确认付款申请；审批不通过的，注明原因并退回付款申请单。6.款项支付财务部门根据领导审批后的付款申请，按照公司资金管理制度和付款方式进行款项支付。采用银行转账方式付款的，财务人员应准确填写收款单位名称、账号、开户行等信息，确保款项及时、准确到账。付款后，及时登记银行日记账，并将付款凭证传递给采购部门和相关业务部门。采用票据结算方式付款的，财务人员应妥善保管票据，按照票据管理规定进行背书转让、贴现等操作，并及时登记票据台账。（二）销售货款结算1.销售合同管理销售部门与客户签订销售合同，明确药械的品种、规格、数量、价格、交货日期、付款方式、结算期限等条款。销售合同应经相关负责人审核批准后生效。销售合同的变更需经原审批人同意，并及时通知财务部门和相关业务部门。2.发货管理销售部门根据销售合同安排发货，填写发货单，注明药械名称、规格、数量、发货日期、客户名称等信息。发货单应经仓库管理人员签字确认后生效，并及时传递给财务部门和销售部门。仓库管理人员按照发货单进行发货，并做好库存记录。3.发票开具财务部门根据发货单和销售合同，在规定时间内开具发票给客户。发票内容应与销售合同、发货单一致，包括药械名称、规格、数量、单价、金额等。发票开具后，应及时登记发票开具台账，并将发票联交付给销售部门或客户。4.收款跟踪销售部门负责跟踪客户货款回收情况，及时与客户沟通，提醒客户按照合同约定付款。财务部门定期与销售部门核对收款情况，并对逾期未收款的客户进行重点跟踪，分析原因，采取相应措施。5.收款确认客户付款后，财务部门应及时确认收款，并核对收款金额、付款方式、收款日期等信息。收款确认后，登记银行日记账或现金日记账，并将收款凭证传递给销售部门。对于采用票据结算方式收款的，财务人员应妥善保管票据，按照票据管理规定进行背书转让、贴现等操作，并及时登记票据台账。6.应收账款管理财务部门定期对应收账款进行清理和分析，编制应收账款账龄分析表，及时发现潜在的坏账风险。对于逾期未收回的应收账款，销售部门和财务部门应共同制定催收计划，采取电话催收、函件催收、上门催收等方式进行催收。对于确实无法收回的坏账，按照公司坏账管理制度进行处理。三、结算方式（一）银行转账1.公司与供应商、客户之间的大额货款结算原则上采用银行转账方式。2.财务部门应根据付款申请或收款确认，准确填写银行转账凭证，确保转账信息的准确性和及时性。3.银行转账完成后，及时获取银行回单，并作为记账凭证的附件。（二）票据结算1.票据结算包括支票、汇票、本票等。在符合业务需求和风险可控的前提下，可以采用票据结算方式。2.财务部门应加强票据管理，严格按照票据法和公司票据管理制度进行票据的开具、背书转让、贴现、保管等操作。3.收到票据后，应及时进行票据真伪验证，并登记票据台账。票据到期前，按照规定办理托收手续，确保款项及时到账。（三）现金结算1.对于金额较小、符合现金使用范围的货款结算，可以采用现金结算方式。2.现金收付应严格遵守现金管理规定，做到日清月结，确保现金安全。3.财务人员应定期盘点现金，编制现金盘点表，保证账实相符。四、财务核算与账务处理（一）核算原则1.药械货款结算按照权责发生制原则进行财务核算，确保收入与成本费用的合理配比。2.采购货款在货物验收入库、发票审核通过且符合付款条件时确认采购成本；销售货款在货物发出、发票开具时确认销售收入。（二）账务处理1.采购业务账务处理收到货物并验收入库，发票未到的，暂估入账：借：库存商品药械贷：应付账款暂估应付款发票收到并审核通过后，冲销暂估入账：借：库存商品药械（红字）贷：应付账款暂估应付款（红字）同时：借：库存商品药械应交税费应交增值税（进项税额）贷：应付账款供应商支付货款时：借：应付账款供应商贷：银行存款/库存现金/应付票据2.销售业务账务处理货物发出并开具发票时：借：应收账款客户贷：主营业务收入药械销售收入应交税费应交增值税（销项税额）同时：借：主营业务成本药械销售成本贷：库存商品药械收到货款时：借：银行存款/库存现金/应收票据贷：应收账款客户3.应收账款坏账处理对于确实无法收回的应收账款，经公司批准后，按照坏账损失进行账务处理：借：坏账准备贷：应收账款客户同时：借：管理费用坏账损失贷：坏账准备4.其他相关账务处理涉及销售折扣、折让、退货等业务的，按照相关会计准则进行账务处理。对于因质量问题等原因产生的采购退货、换货等业务，及时调整库存商品、应付账款、应收账款等相关科目。五、资金管理与风险控制（一）资金预算管理1.财务部门应根据公司业务计划和采购、销售合同，编制年度、季度、月度资金预算，明确资金收支计划。2.资金预算应涵盖药械采购付款、销售收款、费用支出等各个方面，确保资金的合理安排和有效使用。3.各部门应按照资金预算执行，如有特殊情况需要调整预算的，应提前向财务部门提出申请，经公司领导审批后进行调整。（二）资金风险管理1.建立资金风险预警机制，对公司资金状况进行实时监控和分析。重点关注资金流动性、资金周转率、应收账款账龄等指标，及时发现潜在的资金风险。2.对于逾期付款或收款可能导致的资金风险，采取相应的风险应对措施。如与供应商协商调整付款期限、加强客户催收力度、合理安排资金调度等。3.加强与银行等金融机构的合作，优化融资渠道，确保公司资金链的稳定。根据公司资金需求，合理选择贷款品种和期限，降低融资成本。4.定期对公司资金风险管理情况进行评估和总结，不断完善资金风险管理制度和措施。（三）内部控制1.建立健全货款结算内部控制制度，明确各部门在货款结算过程中的职责和权限，确保结算流程的规范、有序进行。2.加强对采购订单、验收单、发票、付款申请单等结算凭证的审核和管理，防止虚假交易和违规操作。3.定期对货款结算业务进行内部审计，检查结算流程是否合规、财务核算是否准确、资金管理是否安全等，发现问题及时整改。4.加强对财务人员和相关业务人员的培训，提高其业务素质和风险意识，确保货款结算工作的质量和效率。六、发票管理（一）发票开具1.财务部门应按照国家税收法律法规和发票管理规定，及时、准确地开具发票。2.开具发票前，应核对销售合同、发货单等相关资料，确保发票内容与实际业务一致。3.发票开具后，应加盖公司发票专用章，并按照规定进行发票的交付和登记。（二）发票取得1.采购部门应督促供应商及时开具发票，并在规定时间内送达公司。2.财务部门收到发票后，应认真审核发票的真实性、合法性、完整性，确保发票符合报销和记账要求。3.对于不符合要求的发票，应及时与供应商沟通，要求其重新开具或补充相关资料。（三）发票保管1.财务部门应设置专门的发票保管岗位，负责发票的保管工作。2.发票应妥善保管，按照发票号码顺序进行存放，确保发票的安全和完整。3.定期对发票进行盘点，核对发票的数量和金额，做到账实相符。4.发票保管期限届满后，按照国家档案管理规定进行销毁处理，并做好销毁记录。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对药械货款结算财务制度的执行情况进行审计监督，检查结算流程是否合规、财务核算是否准确、资金管理是否安全等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提