关于往来账清理财务制度

PAGE关于往来账清理财务制度一、总则（一）目的为了加强公司往来账的管理，规范往来账的核算和清理工作，确保公司财务信息的真实、准确、完整，防范财务风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位和个人之间的各类往来账项的管理与清理。（三）基本原则1.真实性原则往来账项的记录必须真实反映经济业务的实际发生情况，不得虚构或隐瞒交易事项。2.准确性原则往来账目的核算要准确无误，确保账目清晰、数据准确，避免因核算错误导致财务信息失真。3.及时性原则及时记录和清理往来账项，不得拖延或积压，确保资金的及时回笼和支付，提高资金使用效率。4.完整性原则涵盖所有往来账项，包括应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等，确保财务数据的全面性。二、往来账的分类及核算要求（一）应收账款1.定义因销售商品、提供劳务等经营活动，应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。2.核算要求按照销售合同或协议约定的金额及结算方式进行核算，准确记录应收账款的发生时间、金额、客户名称等信息。对于有明确还款期限的应收账款，应在到期日前及时跟踪催收，确保款项按时收回。定期对应收账款进行账龄分析，对于账龄较长的款项，要重点关注并采取相应的催收措施。（二）应付账款1.定义因购买商品、接受劳务等经营活动，应向供应单位支付的款项。2.核算要求依据采购合同或发票等凭证，准确记录应付账款的金额、供应商名称、付款期限等信息。严格按照合同约定的付款时间进行付款，避免逾期付款产生的不良影响。定期与供应商核对账目，确保双方账目一致，如有差异及时查明原因并进行调整。（三）其他应收款1.定义除应收账款、应收票据、预付账款等以外的其他各种应收及暂付款项。2.核算要求明确核算内容，如员工借款、备用金、押金、应收的各种赔款、罚款等。对于员工借款，要规定借款期限和还款方式，及时进行清理，避免长期挂账。对其他应收款的发生、收回情况进行详细记录，定期进行清查盘点，确保款项的安全。（四）其他应付款1.定义除应付账款、应付票据、预收账款等以外的其他各种应付及暂收款项。2.核算要求准确记录各项其他应付款的来源和性质，如收到的押金、暂收的款项等。按照规定的期限及时支付或归还其他应付款项，不得无故拖欠。定期对其他应付款进行清理，对于长期挂账的款项要查明原因并进行处理。三、往来账的清理流程（一）清理准备1.成立清理工作小组由财务部门牵头，相关业务部门配合，组成往来账清理工作小组，明确各成员的职责和分工。2.收集资料收集与往来账相关的合同、协议、发票、收据、对账单等原始凭证，确保资料的完整性和准确性。3.核对账目财务人员对往来账进行全面核对，检查账目记录是否准确、完整，账账、账证、账实是否相符。（二）内部沟通协调1.财务部门与业务部门沟通财务部门向业务部门通报往来账清理的进展情况，了解业务发生的实际情况，共同分析往来账存在的问题及原因。2.业务部门之间沟通对于涉及多个业务部门的往来账项，相关业务部门之间要进行充分沟通，协调解决业务交叉过程中产生的问题。（三）外部对账1.与客户对账向客户发送对账单，核对应收账款的金额、账龄等信息，对于存在争议的款项，及时与客户沟通协商，查明原因并进行调整。2.与供应商对账与供应商核对应付账款，确认双方账目是否一致，如有差异，及时与供应商沟通，取得对方的认可后进行账务处理。（四）差异分析与处理1.差异分析对往来账核对过程中发现的差异进行详细分析，查找差异产生的原因，如记账错误、业务变更、未达账项等。2.处理措施对于记账错误，及时进行更正，确保账目记录的准确性。对于业务变更导致的差异，如合同条款调整、销售退回等，要取得相关证明文件，并按照规定进行账务处理。对于未达账项，编制银行存款余额调节表等进行调整，确保双方账目一致。（五）清理结果确认1.工作小组审核往来账清理工作小组对清理结果进行审核，检查清理工作是否符合规定的流程和要求，清理结果是否准确无误。2.管理层审批将审核后的清理结果提交管理层审批，经批准后作为最终的清理结果进行账务处理和存档。四、往来账清理的监督与考核（一）监督机制1.内部审计监督公司内部审计部门定期对往来账清理工作进行审计监督，检查清理工作是否合规、清理结果是否真实准确，发现问题及时提出整改意见。2.财务部门自查财务部门定期对往来账进行自查，及时发现和解决往来账管理中存在的问题，不断完善往来账清理工作流程。（二）考核指标1.往来账清理完成率考核往来账清理工作的进度，计算公式为：往来账清理完成率=已清理的往来账项金额/应清理的往来账项金额×100%。2.往来账准确率考核往来账记录的准确性，通过定期抽查账目进行核对，计算差错率，差错率=差错金额/往来账项总金额×100%。3.逾期往来账回收率考核对应收账款等逾期往来账项的回收情况，计算公式为：逾期往来账回收率=已收回的逾期往来账项金额/逾期往来账项总金额×100%。（三）奖惩措施1.奖励对于在往来账清理工作中表现突出的部门和个人，给予适当的奖励，如奖金、荣誉证书等。2.惩罚对于往来账清理工作不力，导致往来账管理混乱、财务风险增加的部门和个人，视情节轻重给予相应的惩罚，如警告、罚款、降职等。五、往来账清理的档案管理（一）档案内容往来账清理过程中形成的各类资料，包括清理工作方案、原始凭证、对账单、差异分析报告、清理结果报告等，均应作为档案进行管理。（二）档案整理1.分类整理按照往来账的类别和清理阶段，对档案资料进行分类整理，确保资料的系统性和完整性。2.编号归档为每份档案资料编制唯一的编号，按照编号顺序进行归档，便于查找和查阅。（三）档案保管1.保管期限往来账清理档案的保管期限按照国家相关法律法规和公司档案管理制度执行，一般为[X]年。2.保管地点指定专门的档案保管地点，确保档案的安全存放，防止档案丢失、损坏或泄露。（四）档案查阅1.查阅权限严格限制档案的查阅权限，未经批准，任何人不得擅自查阅往来账清理档案。2