办公室文档档案管理手册

办公室文档档案管理手册第一章办公室文档档案管理概述办公室文档档案管理是对办公室在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、整理、保管、利用等一系列活动的总称。其目的在于保证文档档案的完整性、准确性和系统性，为组织的决策、运营和发展提供有效的信息支持。文档档案管理工作具有重要意义。一方面，它是组织历史的记录者，能够反映组织的发展历程和工作轨迹；另一方面，它为组织的日常工作提供参考依据，有助于提高工作效率和决策的科学性。此外，在应对外部审计、法律纠纷等情况时，完整准确的文档档案也是组织维护自身权益的重要证据。第二章文档档案的分类按文件性质分类1.行政类行政类文档主要包括组织的各类规章制度、行政管理文件、会议纪要等。例如，公司的考勤制度、员工手册、董事会会议纪要等都属于行政类文档。这些文档是组织进行规范化管理的重要依据，对于维护组织的正常运转起着关键作用。2.业务类业务类文档涵盖了组织在业务开展过程中产生的各种文件，如合同协议、项目报告、销售数据等。以一家企业为例，与客户签订的销售合同、项目完成后的验收报告以及每月的销售统计报表等都属于业务类文档。业务类文档能够反映组织的业务活动情况，对于评估业务绩效、制定业务策略具有重要价值。3.财务类财务类文档包括财务报表、会计凭证、税务资料等。财务报表如资产负债表、利润表、现金流量表等，能够反映组织的财务状况和经营成果；会计凭证则是记录经济业务发生和完成情况的书面证明；税务资料包括纳税申报表、税务审计报告等。财务类文档是组织财务管理和经济决策的重要依据，同时也是外部审计和监管的重点对象。4.人事类人事类文档主要涉及员工的招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等方面的文件。例如，员工的简历、面试评估表、培训记录、绩效考核报告、工资单等都属于人事类文档。人事类文档对于组织的人力资源管理至关重要，它能够帮助组织了解员工的工作表现和发展需求，为员工的晋升、调薪等提供依据。按保管期限分类1.永久保存永久保存的文档是指对组织具有长期历史价值和重要参考作用的文件，如组织的章程、重要会议的决议、具有历史意义的项目文件等。这些文档需要长期妥善保管，以便在需要时能够查阅和参考。2.长期保存长期保存的文档一般保存期限为1650年，通常是对组织的发展和运营具有重要影响的文件，如重要合同协议、重大项目的相关文件等。长期保存的文档需要定期进行检查和维护，确保其完整性和可读性。3.短期保存短期保存的文档保存期限为15年以下，主要是一些时效性较强的文件，如一般性的通知、临时性的工作报告等。短期保存的文档在保存期限届满后，可按照规定进行销毁处理。第三章文档档案的收集收集范围1.各种正式文件，包括上级机关下发的文件、本组织制发的文件以及与其他单位往来的文件。2.会议文件，如会议通知、会议议程、会议记录、会议决议等。3.业务活动中产生的文件，如合同、订单、项目报告、市场调研报告等。4.财务文件，如财务报表、会计凭证、税务申报资料等。5.人事文件，如员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。6.其他具有保存价值的文件，如照片、音像资料、电子文档等。收集方法1.定期收集建立定期收集制度，规定各部门在每月或每季度末将本部门产生的文件整理后移交至档案管理部门。例如，每个月的最后一个工作日，各部门将当月的文件整理成册，填写文件移交清单，一并交给档案管理员。2.实时收集对于一些重要的、时效性强的文件，如紧急通知、重要合同等，要求相关部门在文件产生后立即移交至档案管理部门。档案管理员应及时对这些文件进行登记和处理，确保文件的及时归档。3.专项收集针对特定的项目或活动，在项目结束或活动完成后，及时进行专项收集。例如，在一个大型项目结束后，由项目负责人组织相关人员对项目过程中产生的所有文件进行整理和收集，然后统一移交至档案管理部门。收集要求1.完整性收集的文件应齐全完整，包括文件的正文、附件、签批意见等，确保文件内容的完整性。对于一些成套的文件，如合同的正副本、相关补充协议等，应一并收集。2.准确性文件的内容应准确无误，文件的标题、文号、日期等信息应与实际情况相符。在收集过程中，如发现文件存在错误或遗漏，应及时与相关部门沟通核实，进行更正和补充。3.规范性文件的格式应符合组织的相关规定，纸张规格、字体字号、排版格式等应统一规范。对于电子文件，应采用统一的文件格式，如.docx、.pdf等，以确保文件的兼容性和可读性。第四章文档档案的整理整理原则1.保持文件之间的有机联系在整理文档档案时，应按照文件的形成规律和内在联系进行分类、组卷，使同一类别的文件之间具有逻辑上的关联性。例如，将同一项目的所有文件放在一起，便于查阅和利用。2.便于保管和利用整理后的文档档案应便于保管和查找，要根据文件的保管期限、密级等因素进行合理分类和存放。同时，要建立清晰的索引和目录，方便用户快速找到所需的文件。3.遵循档案管理的规范和标准文档档案的整理应遵循国家和地方有关档案管理的规范和标准，如《归档文件整理规则》等，确保档案整理工作的规范化和标准化。纸质文件的整理1.分类按照前面所述的分类方法，将收集到的纸质文件进行分类，如行政类、业务类、财务类、人事类等。然后在每一类中再按照保管期限、时间顺序等进行细分。2.装订对于需要装订的文件，应选择合适的装订方式，如线装、胶装等。装订时要注意保持文件的平整和整齐，避免文件在装订过程中受损。3.编目为每一份文件编制档号、文件名、日期、保管期限等信息，形成文件目录。档号应具有唯一性，便于文件的管理和查找。同时，要将文件目录录入到档案管理系统中，实现文件的电子化管理。电子文件的整理1.格式转换将收集到的电子文件统一转换为规定的格式，如.docx、.pdf等。对于一些特殊格式的文件，如扫描件、图片等，要进行相应的处理，确保文件的可读性和兼容性。2.命名规范为电子文件制定统一的命名规则，文件名应能够准确反映文件的内容和性质。例如，“[公司名称][文件类别][年份][序号].扩展名”，如“ABC公司业务合同2023001.docx”。3.存储管理将整理好的电子文件存储在专门的服务器或存储设备中，并进行分类存放。同时，要建立备份机制，定期对电子文件进行备份，防止文件丢失或损坏。第五章文档档案的保管保管环境要求1.温度和湿度档案库房的温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。为了保持适宜的温湿度环境，可配备空调、除湿机等设备，并定期进行检查和维护。2.光照和通风档案库房应避免阳光直射，可采用窗帘、遮阳板等措施进行遮挡。同时，要保持良好的通风条件，防止档案受潮发霉。3.防火和防盗档案库房应配备消防器材，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。此外，要安装防盗门窗、监控设备等，加强库房的安全防范措施。保管设备和设施1.档案柜架选择质量好、规格合适的档案柜架，如密集架、书架等，用于存放纸质档案。档案柜架应排列整齐，便于档案的存放和查找。2.存储介质对于电子档案，应选择合适的存储介质，如硬盘、光盘、磁带等。存储介质应具有较高的可靠性和稳定性，并定期进行检查和维护。3.档案管理系统建立专业的档案管理系统，用于对文档档案进行信息化管理。档案管理系统应具备文件录入、查询、统计、借阅等功能，提高档案管理的效率和准确性。保管期限管理1.定期检查档案管理人员应定期对文档档案进行检查，查看档案的保管状况，如是否有破损、霉变、虫蛀等情况。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理。2.到期处理对于保管期限届满的文档档案，应按照规定进行鉴定和处理。对于确无保存价值的档案，可进行销毁处理；对于仍有保存价值的档案，可进行延长保管期限或永久保存。第六章文档档案的利用利用方式1.查阅用户可以到档案管理部门查阅所需的文档档案。在查阅时，要填写查阅申请表，经相关负责人审批同意后，由档案管理人员协助查找和提供文件。2.借阅对于一些需要借出使用的文档档案，用户可以办理借阅手续。借阅时要填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等信息，经审批同意后，方可借出。借阅期满后，要及时归还档案。3.复制如果用户需要复制文档档案，可以向档案管理部门提出申请。档案管理人员应根据文件的密级和相关规定，决定是否允许复制，并按照规定的程序进行复制操作。利用流程1.申请用户需要利用文档档案时，应向档案管理部门提出书面申请，填写相应的申请表，说明利用的目的、范围、方式等信息。2.审批档案管理部门收到申请后，要对申请进行审核。对于一般的查阅申请，可由档案管理人员直接审批；对于涉及重要机密或大量文件的利用申请，要报经相关领导审批。3.提供服务经审批同意后，档案管理部门应按照用户的需求，及时提供相应的文档档案。在提供服务过程中，要做好记录和登记工作，确保档案的安全和完整。利用权限管理1.根据用户角色设定权限根据用户的工作岗位和职责，设定不同的档案利用权限。例如，普通员工只能查阅和利用与自己工作相关的档案，而部门经理可以查阅和利用本部门的所有档案，高层管理人员可以查阅和利用组织的重要档案。2.保密管理对于涉及机密的文档档案，要严格控制利用权限，只有经过授权的人员才能查阅和利用。同时，要加强对保密档案的管理，采取加密、限制访问等措施，确保档案信息的安全。第七章文档档案的保密保密制度1.明确保密范围确定组织内需要保密的文档档案范围，如涉及商业机密、技术秘密、个人隐私等的文件。对于保密文件，要在文件上标注密级，如绝密、机密、秘密等。2.规定保密措施制定严格的保密措施，如限制文件的访问权限、加强文件的存储和传输安全、禁止在非保密环境下处理保密文件等。同时，要对员工进行保密教育，提高员工的保密意识。3.责任追究明确保密工作的责任主体，对于违反保密制度的行为要进行严肃处理，追究相关人员的责任。保密技术手段1.加密技术对于电子文档档案，采用加密技术对文件进行加密处理，防止文件在传输和存储过程中被窃取或篡改。常用的加密算法有对称加密算法和非对称加密算法。2.访问控制技术通过设置用户权限、密码、数字证书等方式，对档案管理系统进行访问控制，只有经过授权的用户才能登录系统并访问相应的档案。3.数据备份和恢复技术定期对保密档案进行备份，并将备份数据存储在安全的地方。同时，要建立数据恢复机制，在档案数据遭受破坏或丢失时能够及时恢复。第八章文档档案的销毁销毁原则1.严格审批文档档案的销毁必须经过严格的审批程序，由档案管理部门提出销毁申请，经相关领导审核批准后，方可进行销毁。2.确保安全在销毁过程中，要确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。对于纸质档案，要采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；对于电子档案，要进行彻底的数据删除和格式化处理。3.记录备案销毁文档档案时，要做好记录工作，包括销毁的文件名称、数量、日期、销毁方式等信息，并将记录进行备案，以备