采购部供应商管理手册

采购部供应商管理手册一、供应商管理概述采购部供应商管理是企业采购管理的重要组成部分，其目标是确保供应商能够稳定、及时、高质量地提供符合企业需求的产品或服务，同时降低采购成本，提高企业的竞争力。有效的供应商管理可以帮助企业优化供应链，减少供应风险，提高采购效率和质量。二、供应商选择（一）供应商筛选标准1.质量标准：供应商应具备完善的质量管理体系，产品或服务需符合企业的质量要求和相关行业标准。例如，对于生产电子设备的企业，要求供应商提供的电子元件需通过ISO9001质量管理体系认证，且产品的合格率达到99%以上。2.价格标准：在保证质量的前提下，供应商的价格应具有竞争力。采购部需对市场价格进行充分调研，制定合理的价格区间，选择性价比高的供应商。3.交货能力标准：供应商应具备良好的生产能力和物流配送能力，能够按照企业的要求及时交货。一般要求供应商的交货准时率达到95%以上。4.服务标准：供应商应提供优质的售前、售中、售后服务，包括技术支持、培训、退换货等。例如，供应商应在接到企业的服务请求后24小时内做出响应。5.信誉标准：供应商应具有良好的商业信誉，无不良经营记录和违法违规行为。可以通过查询企业信用报告、与其他客户交流等方式了解供应商的信誉情况。（二）供应商寻找途径1.网络搜索：利用搜索引擎、行业网站、电商平台等网络资源，搜索潜在的供应商。2.行业展会：参加各类行业展会，与供应商进行面对面的交流和洽谈，了解其产品和服务。3.供应商推荐：向现有供应商咨询，获取他们推荐的其他优质供应商。4.客户推荐：向企业的客户咨询，了解他们使用过的优质供应商。（三）供应商评估流程1.初步筛选：采购部根据供应商筛选标准，对收集到的潜在供应商进行初步筛选，确定符合基本要求的供应商名单。2.实地考察：对初步筛选出的供应商进行实地考察，了解其生产规模、生产设备、质量管理体系、人员素质等情况。实地考察应由采购部、质量部、技术部等相关部门组成考察小组进行。3.样品测试：要求供应商提供样品，由质量部和技术部对样品进行测试和检验，确保样品符合企业的质量要求和技术标准。4.综合评估：采购部根据实地考察和样品测试的结果，结合供应商的价格、交货能力、服务等因素，对供应商进行综合评估，确定合格供应商名单。三、供应商合作（一）合同签订1.合同条款：采购部与合格供应商签订采购合同，合同条款应明确双方的权利和义务，包括产品或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等。2.合同审核：合同签订前，应经过企业法务部门的审核，确保合同条款符合法律法规的要求。3.合同执行：合同签订后，双方应严格按照合同条款执行，采购部应及时跟踪合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（二）订单管理1.订单下达：采购部根据企业的生产计划和需求，向供应商下达采购订单。订单应明确产品或服务的规格、数量、交货时间、交货地点等信息。2.订单跟踪：采购部应及时跟踪订单的执行情况，与供应商保持密切沟通，了解订单的生产进度、发货情况等。如发现问题，应及时与供应商协商解决。3.订单变更：如因企业生产计划调整等原因需要变更订单，采购部应及时与供应商协商变更事宜，并签订订单变更协议。（三）质量控制1.进货检验：货物到达企业后，质量部应按照企业的质量标准和检验流程对货物进行检验。如发现质量问题，应及时与供应商沟通，要求供应商采取整改措施，并承担相应的责任。2.过程监控：采购部和质量部应定期对供应商的生产过程进行监控，了解供应商的质量管理体系运行情况，确保供应商能够持续稳定地提供符合质量要求的产品或服务。3.质量改进：对于供应商出现的质量问题，采购部应与供应商共同分析原因，制定质量改进措施，并跟踪改进效果。（四）付款管理1.付款流程：采购部根据合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，应确保货物已验收合格，发票等相关单据齐全。2.付款期限：在与供应商签订合同时，应合理确定付款期限，既要考虑企业的资金状况，又要考虑供应商的利益。一般情况下，付款期限不宜过长，以免影响供应商的积极性。四、供应商绩效评估（一）评估指标1.质量指标：包括产品或服务的合格率、次品率、退货率等。2.交货指标：包括交货准时率、交货周期等。3.价格指标：包括采购价格的合理性、价格波动情况等。4.服务指标：包括售后服务响应时间、解决问题的能力等。5.合作态度指标：包括供应商的沟通配合情况、对企业需求的响应速度等。（二）评估周期供应商绩效评估应定期进行，一般每季度或每半年进行一次。（三）评估方法1.定量评估：根据评估指标，对供应商的绩效进行量化打分。2.定性评估：结合采购部、质量部、技术部等相关部门的意见和反馈，对供应商的合作态度、服务质量等进行定性评价。3.综合评估：将定量评估和定性评估的结果进行综合分析，得出供应商的综合绩效评估结果。（四）评估结果应用1.奖励与激励：对于绩效优秀的供应商，企业可以给予一定的奖励和激励，如增加订单量、提高付款比例、颁发荣誉证书等。2.改进与辅导：对于绩效一般的供应商，企业应与供应商沟通，分析存在的问题，制定改进措施，并提供必要的辅导和支持。3.淘汰与更换：对于绩效较差且经多次整改仍无明显改善的供应商，企业应考虑淘汰该供应商，并寻找新的合格供应商。五、供应商关系维护（一）沟通机制1.定期沟通：采购部应与供应商建立定期沟通机制，每月或每季度召开一次供应商座谈会，及时了解供应商的生产经营情况、存在的问题和需求，共同探讨解决方案。2.日常沟通：采购部应与供应商保持密切的日常沟通，及时处理订单执行过程中的问题和异常情况。沟通方式可以包括电话、邮件、即时通讯工具等。（二）合作培训1.技术培训：企业可以根据自身的技术需求，为供应商提供相关的技术培训，帮助供应商提高产品或服务的质量和技术水平。2.管理培训：企业可以为供应商提供采购管理、质量管理、物流管理等方面的培训，帮助供应商提高管理水平和运营效率。（三）共同发展1.信息共享：企业可以与供应商共享市场信息、生产计划、技术研发等方面的信息，帮助供应商更好地了解企业的需求和市场动态，共同制定发展战略。2.新产品研发：企业可以与供应商合作开展新产品研发，充分发挥供应商的技术优势和企业的市场优势，共同开发具有竞争力的新产品。六、供应商风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括原材料价格波动、市场需求变化等。2.质量风险：包括供应商产品或服务质量不稳定、质量事故等。3.交货风险：包括供应商交货延迟、交货数量不足等。4.信誉风险：包括供应商商业信誉不佳、违法违规行为等。5.不可抗力风险：包括自然灾害、战争、政策法规变化等。（二）风险评估1.风险可能性评估：评估风险发生的可能性大小，一般分为高、中、低三个等级。2.风险影响程度评估：评估风险发生后对企业造成的影响程度，一般分为严重、较大、一般、较小四个等级。3.风险综合评估：根据风险可能性评估和风险影响程度评估的结果，对风险进行综合评估，确定风险的优先级。（三）风险应对措施1.风险规避：对于风险可能性高且影响程度严重的风险，企业可以采取风险规避措施，如选择其他供应商、调整采购计划等。2.风险降低：对于风险可能性较高或影响程度较大的风险，企业可以采取风险降低措施，如与供应商签订风险分担协议、增加备用供应商等。3.风险转移：对于一些无法避免的风险，企业可以采取风险转移措施，如购买保险、签订免责条款等。4.风险接受：对于风险可能性低且影响程度较小的风险，企业可以采取风险接受措施，但应密切关注风险的变化情况。七、供应商档案管理（一）档案内容1.供应商基本信息：包括供应商名称、地址、联系方式、法定代表人等。2.供应商评估资料：包括实地考察报告、样品测试报告、综合评估报告等。3.采购合同：包括采购合同原件、订单变更协议等。4.订单执行记录：包括订单下达时间、交货时间、交货数量、质量检验记录等。5.付款记录：包括付款时间、付款金额、付款方式等。6.绩效评估资料：包括绩效评估报告、奖励与处罚记录等。（二）档案管理方式1.纸质档案管理：将供应商档案资料打印成纸质文件，按照供应商名称进行分类整