公司公文拟制审核发布管理制度

公司公文拟制审核发布管理制度公司公文拟制、审核、发布管理严格遵循规范化、流程化原则，覆盖从拟稿到归档的全生命周期，具体要求如下：一、公文拟制1.公文种类与适用范围：公文分为通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要七类。通知用于发布规章、传达要求或周知事项；通报用于表彰批评、传达重要情况；报告用于向上级机关汇报工作、反映情况；请示用于向上级机关请求指示、批准；批复用于答复下级机关请示事项；函用于不相隶属机关之间商洽工作、询问答复；纪要用于记载会议主要情况和议定事项。2.拟制基本要求：（1）内容准确性：需核实数据来源，引用政策文件需注明全称、文号及最新有效版本，涉及业务数据须经业务部门负责人确认；（2）格式规范性：严格执行《党政机关公文格式》（GB/T97042012），版头包含份号（绝密、机密公文标注）、密级和保密期限（绝密30年、机密20年、秘密10年）、紧急程度（特急、加急）、发文机关标志（全称或规范化简称加“文件”二字）、发文字号（机关代字+年份+序号，如XX〔2024〕1号）、签发人（上行文标注）；主体部分包括标题（发文机关+事由+文种，省略发文机关需确属惯例）、主送机关（全称或规范化简称，多个用顿号或逗号分隔）、正文（分段清晰，逻辑严密）、附件说明（注明附件顺序和名称）；版记包含抄送机关（规范简称）、印发机关和印发日期（阿拉伯数字，与成文日期一致）；（3）语言风格：使用规范书面语，避免口语化、歧义表述，禁止使用模糊词汇（如“原则上”“一般情况下”），涉及权利义务的条款需明确责任主体和执行标准；（4）密级标注：根据内容敏感性确定，绝密公文须标注“绝密·特急”并单独登记，接触范围仅限必要人员。3.拟稿责任：拟稿人须为部门正式员工，对公文内容负直接责任。拟稿前需核实业务背景，涉及多部门事项应提前沟通并形成初步共识；拟稿后须经部门负责人初审，重点检查内容合规性、数据准确性及与公司现行制度的一致性，初审通过后方可提交审核。二、公文审核1.审核流程：实行“部门初审—办公室复核—领导终审”三级审核制。2.部门初审（拟稿部门负责人）：（1）内容审核：是否符合国家法律法规、公司规章制度；是否准确反映实际情况；涉及重大决策、资金使用（50万元以上）、人事调整的，是否已通过专题会议讨论并形成会议纪要；（2）必要性审核：是否存在重复发文（近6个月内已发同类文件且内容未变更的，不得重复制发）；是否可通过邮件、工作群等非正式渠道传达（常规通知类公文优先采用电子渠道）；（3）会签审核：涉及两个及以上部门职责的，须经会签部门负责人签字确认，会签意见不一致的，由拟稿部门协调并附情况说明，仍无法统一的，提交分管领导裁定；（4）格式初审：检查标题完整性、主送机关规范性、附件与正文对应性（附件名称需与正文“见附件”表述一致）。3.办公室复核（行政办公室）：（1）格式复核：严格对照《党政机关公文格式》检查版头、主体、版记各要素，重点核查发文字号是否按年度流水编号（无重号、跳号）、成文日期是否为负责人签发日期（阿拉伯数字，如2024年3月15日）、印章是否端正清晰（上不压正文，下压成文日期）；电子公文需通过OA系统自动生成规范格式，禁止手动修改模板；（2）程序复核：检查是否完成部门初审、会签手续（会签单需作为附件留存）；密级公文是否标注保密期限和接触范围；紧急公文是否标注“特急”“加急”并明确办理时限（特急件24小时内、加急件3个工作日内）；（3）风险复核：涉及对外发布的公文（如致客户函、公告），需经法务部门合规性审查并签字确认；涉及财务数据的，需经财务部门负责人复核；4.领导终审（分管领导/主要负责人）：（1）决策类公文（如重大投资、制度修订）由主要负责人签发；（2）业务类公文（如部门工作安排、数据通报）由分管领导签发；（3）终审重点：公文的必要性、内容的可行性、与公司战略的一致性；涉及员工切身利益的（如薪酬调整、考勤制度变更），需附加职工代表意见或公示情况说明；5.审核退回与修改：任一环节审核不通过的，审核人需在2个工作日内书面反馈修改意见（电子公文通过OA系统留痕），拟稿人须在3个工作日内完成修改并重新提交；超过2次退回修改的，需拟稿部门负责人向办公室说明情况，办公室视情启动专项核查。三、公文发布1.发布方式与效力：（1）正式印发：适用于密级公文、对外法律文件、制度类公文，须加盖公司公章（电子公文需通过CA认证电子签章），纸质件分发至主送机关（签收人签字确认），同步上传OA系统“正式公文”模块（设置查阅权限）；（2）电子发布：适用于内部通知、会议纪要等非密级公文，通过OA系统“公告栏”或邮件群组发布，发布时需标注“电子公文有效”，接收人登录系统即视为签收；（3）特殊情形：需向社会公开的公文（如中标公告），须通过公司官网、官方微信公众号同步发布，发布前需经宣传部门审核内容合规性。2.发布时限：常规公文审核通过后2个工作日内发布；特急件自终审通过后4小时内发布，加急件8小时内发布；跨节假日的，发布时间顺延至节后首个工作日。3.发布登记：办公室需建立《公文发布台账》，记录公文标题、发文字号、发布时间、发布方式、主送/抄送范围，纸质件留存2份（1份存档、1份备查），电子件同步备份至公司云盘（保存期限与纸质件一致）。四、公文归档与管理1.归档要求：所有已发布公文（含修改稿、审核意见、会签单）须在发布后5个工作日内归档，由办公室档案管理员统一管理；密级公文需单独归档并设置密码，查阅需经分管领导审批（绝密公文需主要负责人审批）。2.保存期限：（1）永久保存：涉及公司设立、章程修订、重大资产处置、重要合同签订的公文；（2）30年保存：制度类、人事任免、年度总结与计划、金额50万元以上的资金使用公文；（3）10年保存：一般性通知、会议纪要、业务数据通报；3.失效与清理：公文内容被新文件替代的，由办公室标注“失效”并在OA系统注明替代文件文号；无替代文件但已过执行期的，标注“废止”；每年12月由办公室牵头清理失效/废止公文，形成《失效公文清单》并公示，避免重复引用。五、责任追究1.拟稿人未核实数据或引用失效文件导致决策失误的，视情节轻重给予警告、记过处分，造成经济损失的承担赔偿责任；2.审核人未履行审核职责（如遗漏会签、未发现格式