应付账款结算管理制度

应付账款结算管理制度第一章总则第一条目的为加强公司应付账款的管理，规范应付账款的结算流程，确保公司资金的合理使用和财务信息的准确可靠，根据国家相关法律法规和公司财务管理制度，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及下属各部门、各子公司应付账款的结算管理。第三条定义应付账款是指公司因购买材料、商品或接受劳务供应等经营活动应支付的款项。第二章应付账款的确认第四条采购业务应付账款确认1.采购合同签订：采购部门在进行采购业务时，应与供应商签订正式的采购合同，明确采购商品或劳务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、结算方式等条款。采购合同应经公司相关部门审核批准后生效。2.验收确认：采购的商品到达公司后，仓库管理部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准对商品的数量、质量、规格等进行检查，填写验收单。对于不符合要求的商品，应及时与供应商沟通处理。3.发票核对：财务部门在收到供应商开具的发票后，应与采购合同、验收单进行仔细核对。核对内容包括发票的真实性、合法性、完整性，发票上的商品名称、规格、数量、价格等是否与采购合同和验收单一致。对于不符合要求的发票，应及时退回供应商重新开具。4.应付账款入账：经核对无误的发票和相关单据，财务部门应及时进行账务处理，确认应付账款。应付账款的入账金额应以发票金额为准，如有折扣、折让等情况，应按照相关规定进行处理。第五条劳务供应应付账款确认1.劳务合同签订：公司接受劳务供应时，应与劳务供应商签订劳务合同，明确劳务的内容、服务期限、费用标准、结算方式等条款。劳务合同应经公司相关部门审核批准后生效。2.劳务完成确认：劳务供应商完成劳务后，相关业务部门应及时对劳务的完成情况进行验收。验收人员应根据劳务合同和相关标准对劳务的质量、进度等进行检查，填写劳务验收单。对于不符合要求的劳务，应及时与劳务供应商沟通处理。3.发票核对：财务部门在收到劳务供应商开具的发票后，应与劳务合同、劳务验收单进行仔细核对。核对内容包括发票的真实性、合法性、完整性，发票上的劳务内容、费用金额等是否与劳务合同和劳务验收单一致。对于不符合要求的发票，应及时退回劳务供应商重新开具。4.应付账款入账：经核对无误的发票和相关单据，财务部门应及时进行账务处理，确认应付账款。应付账款的入账金额应以发票金额为准，如有折扣、折让等情况，应按照相关规定进行处理。第三章应付账款的结算流程第六条结算申请1.供应商申请：供应商应按照采购合同或劳务合同的约定，在规定的时间内向公司提交结算申请。结算申请应包括发票、送货单、验收单、劳务验收单等相关单据，并填写结算申请表，注明结算金额、结算方式等信息。2.公司内部申请：公司内部各部门因业务需要发生的应付账款，如差旅费、办公用品费等，相关人员应在费用发生后及时填写费用报销单，并附发票等相关单据，经部门负责人审核签字后，提交财务部门进行结算申请。第七条审核环节1.业务部门审核：业务部门收到供应商或内部人员的结算申请后，应首先对相关单据的真实性、合法性、完整性进行审核。审核内容包括单据的日期、金额、签字盖章等是否符合要求，业务是否真实发生等。对于不符合要求的结算申请，业务部门应及时退回并要求补充或修正。2.财务部门审核：财务部门收到业务部门审核通过的结算申请后，应再次对相关单据进行审核。审核内容除了业务部门审核的内容外，还包括发票的合规性、应付账款的账龄、资金安排等。财务部门应根据公司的资金状况和预算安排，合理确定结算金额和结算时间。对于不符合要求的结算申请，财务部门应及时与业务部门沟通，要求其进行处理。3.审批环节：经过业务部门和财务部门审核通过的结算申请，应按照公司的审批流程进行审批。审批权限根据结算金额的大小进行划分，一般由部门负责人、财务负责人、公司领导等进行审批。审批人员应认真审核结算申请的各项内容，确保结算的合理性和合法性。第八条结算支付1.支付方式：公司应付账款的结算支付方式包括现金支付、银行转账、支票等。具体支付方式应根据采购合同或劳务合同的约定以及公司的财务管理制度进行选择。2.支付时间：公司应按照采购合同或劳务合同的约定，在规定的时间内支付应付账款。如因特殊情况需要延迟支付的，应及时与供应商沟通，并取得供应商的同意。3.支付操作：财务部门在收到审批通过的结算申请后，应及时办理支付手续。对于银行转账支付，财务人员应按照银行的要求填写转账凭证，并确保转账信息的准确无误。对于现金支付或支票支付，财务人员应按照相关规定进行操作，并要求收款人签字确认。第四章应付账款的账龄管理第九条账龄分析1.定期分析：财务部门应定期对应付账款的账龄进行分析，一般每月进行一次。账龄分析应按照应付账款的发生时间、金额、供应商等因素进行分类统计，编制应付账款账龄分析表。2.分析内容：账龄分析表应包括应付账款的期初余额、本期增加额、本期减少额、期末余额、账龄区间等信息。通过账龄分析，财务部门可以及时了解应付账款的分布情况，掌握公司的资金支付压力。第十条预警机制1.设置预警指标：根据公司的资金状况和经营特点，财务部门应设置合理的应付账款账龄预警指标。一般来说，对于账龄超过一定期限（如90天）的应付账款，应进行重点关注。2.预警处理：当应付账款的账龄超过预警指标时，财务部门应及时向业务部门和公司领导发出预警通知。业务部门应及时与供应商沟通，了解供应商的意见和要求，并制定相应的解决方案。公司领导应根据业务部门的解决方案，做出决策并协调相关资源进行处理。第十一条逾期账款管理1.原因分析：对于逾期未支付的应付账款，财务部门应及时进行原因分析。逾期原因可能包括资金紧张、供应商发票问题、业务纠纷等。针对不同的原因，应采取不同的解决措施。2.解决方案：如果是资金紧张导致的逾期账款，公司应合理安排资金，优先支付逾期时间较长的应付账款。如果是供应商发票问题导致的逾期账款，财务部门应及时与供应商沟通，要求其重新开具发票。如果是业务纠纷导致的逾期账款，业务部门应及时与供应商协商解决纠纷，尽快支付应付账款。第五章应付账款的档案管理第十二条档案内容应付账款的档案包括采购合同、劳务合同、发票、送货单、验收单、劳务验收单、结算申请表、审批文件等相关单据和资料。第十三条档案整理与保管1.整理要求：财务部门应定期对应付账款的档案进行整理，按照供应商或业务类型进行分类装订，并注明档案的名称、起止时间、保管期限等信息。2.保管期限：应付账款的档案保管期限应按照国家相关法律法规和公司的财务管理制度进行确定。一般来说，重要的档案应保存10年以上，其他档案应保存5年以上。3.保管方式：应付账款的档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案柜中，由专人负责保管。电子档案应存储在公司的服务器或其他安全的存储设备中，并进行定期备份。第十四条档案查阅与借阅1.查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅应付账款档案时，应经财务部门负责人批准。查阅人员应遵守档案管理的相关规定，不得擅自涂改、复制、销毁档案资料。2.借阅权限：公司内部人员因特殊情况需要借阅应付账款档案时，应经公司领导批准，并办理借阅手续。借阅人员应按照规定的时间归还档案，不得转借他人。第六章监督与检查第十五条内部审计监督公司内部审计部门应定期对应付账款的结算管理情况进行审计监督。审计内容包括应付账款的确认、结算流程、账龄管理、档案管理等方面。审计部门应及时发现问题并提出整改建议，确保应付账款的结算管理符合公司的财务管理制度和国家相关法律法规的要求。第十六条财务部门监督财务部门应加强对应付账款结算管理的日常监督。财务人员应定期对应付账款的账务进行核对，确保账账相符、账实相符。对于发现的异常情况，应及时进行调查处理，并向公司领导报告。第十七条业务部门监督业务部门应加强对供应商的管理和监督。业务人员应及时了解供应商的经营状况和信用情况，对于存在风险的供应商，应及时采取措施进行防范。同时，业务部门应配合财务部门做好应付账款的结算管理工作，确保结算流程的顺畅进行。第七章责任追究第十八条责任界定对于在应付账款结算管理过程中出现的问题，应根据责任大小进行界定。责任主体包括业务部门人员、财务部门人员、审批人员等。第十九条责任追究方式对于因工作失误、失职、违规等原因导致应付账款结算管理出现问题的责任人员，应根据公司的相关规定进行责任追究。责任追究方式包括批评教育