印章外带使用管理制度

印章外带使用管理制度一、总则为加强单位印章的规范管理，确保印章使用的安全性、严肃性和有效性，严格控制印章外带使用情况，避免因印章外带使用不当给单位带来风险和损失，特制定本制度。本制度所指的印章包括单位公章、法人章、财务专用章、合同专用章以及其他具有法律效力的专用印章。二、印章外带使用的原则1.必要性原则：印章外带使用应仅在确实无法在单位内完成盖章流程且业务开展必须使用印章的情况下进行。严禁以任何不合理的理由申请印章外带。2.审批原则：任何印章外带使用都必须经过严格的审批流程，获得相关负责人的批准后方可进行。未经批准，严禁擅自外带印章。3.安全原则：在印章外带使用过程中，必须采取有效的安全措施，确保印章的安全，防止印章丢失、被盗用或滥用。4.限时原则：印章外带使用应设定明确的归还时间，使用人必须在规定时间内将印章归还至单位保管。三、印章外带使用的申请流程1.填写申请表使用人需要外带印章时，应提前填写《印章外带使用申请表》。申请表应详细注明外带印章的名称、用途、预计外带时间、归还时间、使用地点等信息。对于具体的用印事项，需清晰描述，如涉及合同的应注明合同名称、对方单位等；涉及文件的应说明文件的性质和内容概要。2.部门负责人审核使用人所在部门负责人对申请表进行审核。重点审核申请事项的必要性、合理性以及对可能产生的风险进行评估。查看用印事项是否符合部门业务需求和工作安排，是否存在其他替代解决方案。如果部门负责人认为申请不合理或存在风险，有权要求使用人补充说明或拒绝申请。3.法务部门审核（如需）对于涉及法律事务的用印申请，如合同签订、法律文件签署等，申请表需提交至法务部门进行审核。法务部门主要审核用印事项是否符合法律法规和单位的相关规定，合同条款等法律文件是否存在法律风险。法务部门应在规定时间内给出审核意见，如同意、修改后同意或不同意等。4.分管领导审批经过部门负责人和法务部门（如需）审核通过后，申请表提交至分管领导进行审批。分管领导从单位整体利益和业务发展的角度对申请进行综合考量，判断申请事项是否符合单位战略目标和管理要求。分管领导有权根据实际情况决定是否批准印章外带使用申请。5.总经理审批（重大事项）对于涉及重大经济合同、重要决策文件等重大事项的印章外带申请，需报总经理审批。总经理对申请事项的重要性和影响进行最终评估，确保印章外带使用符合单位的整体利益和长远发展。四、印章外带使用的安全保障措施1.专人负责一旦印章外带使用申请获得批准，应指定专人负责保管和使用印章。该负责人应具备较高的责任心和保密意识，熟悉印章使用的相关规定和流程。负责人在印章外带期间应对印章的安全负全部责任。2.使用印章保管设备外带印章时，必须配备专门的印章保管设备，如印章保险柜、印章箱等。该设备应具有良好的防盗、防损坏性能，确保印章在运输和存放过程中的安全。在不使用印章时，应及时将印章放入保管设备并妥善保管。3.使用过程监督在印章外带使用过程中，应尽量安排监督人员进行监督。监督人员可以是本单位的其他员工或相关业务人员，其职责是确保印章使用符合规定的用途和范围，防止出现违规用印行为。监督人员应在使用现场对用印情况进行记录，包括用印时间、用印文件名称、用印数量等。4.严格遵守用印规定外带印章的使用必须严格遵守单位的用印规定。使用人应在规定的时间、地点和范围内使用印章，不得擅自将印章转借他人或用于其他未经批准的事项。对于每一次用印，使用人都应进行详细记录，并由监督人员签字确认。5.应急处理预案制定印章外带使用的应急处理预案，以应对可能出现的突发情况，如印章丢失、被盗、损坏等。一旦发生上述情况，使用人应立即向单位报告，并采取相应的措施，如报警、挂失等，以减少损失和影响。同时，单位应及时对事件进行调查和处理，追究相关人员的责任。五、印章外带使用的归还流程1.及时归还使用人应严格按照申请表中规定的归还时间将印章归还至单位。如因特殊情况需要延长使用时间，应提前办理延期手续，经相关负责人批准后方可继续使用。2.检查印章状态印章归还时，印章保管人员应对印章的状态进行检查。检查内容包括印章是否完好无损、印章是否清晰、印章保管设备是否正常等。如发现印章存在问题，应及时与使用人沟通，查明原因并进行记录。3.核对用印记录印章保管人员应与使用人核对用印记录，确保用印记录的真实性和完整性。用印记录应包括用印时间、用印文件名称、用印数量、用印人等信息。如发现用印记录与实际情况不符，应及时进行调查和处理。4.存档备案印章保管人员应将《印章外带使用申请表》、用印记录等相关文件进行存档备案，以备日后查阅和审计。存档文件应妥善保管，确保其安全性和完整性。六、印章外带使用的监督与责任追究1.监督机制单位应建立健全印章外带使用的监督机制，定期对印章外带使用情况进行检查和评估。审计部门或相关监督机构应不定期对印章外带使用的审批流程、安全保障措施、归还情况等进行检查，发现问题及时提出整改意见。2.责任追究对于违反本制度规定的行为，将追究相关人员的责任。具体责任包括：使用人责任：如使用人未经批准擅自外带印章、未按规定使用印章、未按时归还印章、未妥善保管印章导致印章丢失或损坏等，将视情节轻重给予批评教育、警告、记过等处分；造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，将依法追究刑事责任。审批人员责任：如审批人员未严格履行审批职责，对不符合规定的申请予以批准，导致单位遭受损失的，将视情节轻重给予相应的处分；造成重大损失的，应承担相应的领导责任。保管人员责任：如保管人员未按规定对归还的印章进行检查和核对，导致问题未能及时发现和处理的，将视情节轻重给予批评教育、警告等处分。七、特殊情况处理1.紧急情况处理在遇到紧急情况，如突发重大项目需要立即用印且无法按照正常审批流程办理时，使用人应及时向分管领导或总经理汇报情况，经口头批准后可先外带印章使用，但应在事后及时补办审批手续。使用人应在紧急用印后24小时内提交书面说明，详细解释紧急情况的原因和用印情况。2.异地合作项目处理对于异地合作项目需要外带印章使用的情况，除按照正常申请流程办理外，还应加强与异地合作方的沟通和协调。可以通过视频会议等方式对用印过程进行监督，确保印章使用的合规性和安全性。同时，使用人应定期向单位汇报用印进展情况。八、印章外带使用的培训与教育1.定期培训单位应定期组织印章外带使用相关规定和流程的培训，确保所有涉及印章使用的人员熟悉并掌握制度要求。培训内容包括印章外带的申请流程、安全保障措施、归还流程、责任追究等方面。2.案例教育通过实际案例分析，向员工强调印章外带使用不当可能带来的风险和