往来账财务制度

PAGE往来账财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司往来账的财务管理，确保往来账记录准确、清晰，防范财务风险，保障公司资金安全，提高财务管理效率，为公司的稳定运营提供有力支持。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位和个人之间发生的各类往来款项的核算与管理。3.基本原则真实性原则：往来账的记录必须真实反映经济业务的实际发生情况，不得虚构或隐瞒交易。准确性原则：各项往来账数据应准确无误，确保账目清晰、计算准确，避免因数据错误导致财务信息失真。及时性原则：往来账应及时记录、核对和清理，确保财务信息的时效性，以便及时发现和解决问题。清晰性原则：往来账的核算应清晰明了，便于查询和分析，能够准确反映每笔往来款项的性质、来源和去向。内部控制原则：建立健全往来账内部控制制度，明确各部门和人员在往来账管理中的职责，加强对往来账的审批、核算、监督等环节的控制，防止舞弊行为的发生。二、往来账的分类及核算1.应收账款定义：公司因销售商品、提供劳务等经营活动应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。核算内容：包括销售货款、增值税销项税额、代购货单位垫付的包装费、运杂费等。账务处理：在销售实现时，按照应收金额确认应收账款，并同时确认收入和相关税费。借记“应收账款”科目，贷记“主营业务收入”、“应交税费——应交增值税（销项税额）”等科目；收回款项时，借记“银行存款”等科目，贷记“应收账款”科目。账龄分析：定期对应收账款进行账龄分析，将应收账款按照账龄长短进行分类统计，以便及时掌握应收账款的回收情况，对逾期账款采取相应的催收措施。2.应付账款定义：公司因购买材料、商品和接受劳务供应等经营活动应支付给供应单位的款项。核算内容：包括购买货物的价款、增值税进项税额、对方代垫的运杂费等。账务处理：在收到货物或接受劳务时，按照应付金额确认应付账款，并同时确认相关资产或费用。借记“原材料”、“库存商品”、“应交税费——应交增值税（进项税额）”等科目，贷记“应付账款”科目；支付款项时，借记“应付账款”科目，贷记“银行存款”等科目。核对与清理：定期与供应商核对账目，及时发现和解决差异问题。对于长期挂账的应付账款，应查明原因，及时清理，避免形成不必要的债务纠纷。3.其他应收款定义：除应收账款、应收票据、预付账款等以外的其他各种应收及暂付款项。核算内容：包括员工借款、备用金、应收的各种赔款、罚款、存出保证金、应向职工收取的各种垫付款项等。账务处理：发生其他应收款业务时，借记“其他应收款”科目，贷记相关科目；收回款项时，借记相关科目，贷记“其他应收款”科目。管理要求：加强对其他应收款的管理，明确借款审批流程和还款期限，对逾期借款及时催收。定期对其他应收款进行清理，确保款项的及时收回。4.其他应付款定义：公司除应付账款、应付票据、预收账款等以外的其他各种应付及暂收款项。核算内容：包括应付租入固定资产和包装物的租金、存入保证金、应付统筹退休金、职工未按期领取的工资等。账务处理：发生其他应付款业务时，借记相关科目，贷记“其他应付款”科目；支付款项时，借记“其他应付款”科目，贷记相关科目。监督检查：定期对其他应付款进行检查，核实款项的真实性和合理性，防止出现虚假挂账或长期拖欠等问题。5.预收账款定义：公司按照合同规定向购货单位预收的款项。核算内容：主要为预收的货款、劳务款等。账务处理：收到预收款时，借记"银行存款"等科目，贷记"预收账款"科目；发出商品或提供劳务时，按照实现的收入和应交的增值税销项税额，借记"预收账款"科目，贷记"主营业务收入"、"应交税费——应交增值税（销项税额）"等科目；退回多收的款项时，借记"预收账款"科目，贷记"银行存款"科目；补收款项时，借记"银行存款"科目，贷记"预收账款"科目。管理要点：严格按照合同约定执行预收账款的管理，及时与客户沟通发货或提供劳务的进度，确保预收账款与实际业务相符，避免出现预收账款长期挂账的情况。6.预付账款定义：公司按照合同规定预付给供应单位的款项。核算内容：主要为预付的货款、定金及工程预付款等。账务处理：预付账款时，借记“预付账款”科目，贷记“银行存款”等科目；收到所购物资或接受劳务时，按照应计入购入物资成本的金额，借记“原材料”、“库存商品”、“应交税费——应交增值税（进项税额）”等科目，贷记“预付账款”科目；补付的款项，借记“预付账款”科目，贷记“银行存款”科目；退回多付的款项，借记“银行存款”科目，贷记“预付账款”科目。风险防控：加强对预付账款的管理，严格审核合同条款，确保预付款项的合理性和必要性。定期跟踪预付款项的使用情况，防止出现因供应商违约等原因导致预付款项无法收回的风险。三、往来账的日常管理1.往来账的记录与登记责任部门：公司财务部门负责往来账的记录与登记工作，应指定专人负责，确保账目记录的准确性和及时性。记录依据：往来账的记录应以合法有效的原始凭证为依据，如销售发票、采购发票、收据、合同协议等。原始凭证应具备完整的要素，包括日期、金额、业务内容、双方单位名称等，并经相关人员签字或盖章确认。登记要求：按照会计核算的相关规定，及时将往来账业务登记到相应的账簿中，做到日清月结。登记账簿时应清晰、准确地填写摘要、金额、借贷方向等信息，便于查询和核对。2.往来账的核对与清理定期核对：财务部门应定期与往来单位核对账目，每月至少核对一次应收账款、应付账款等主要往来科目。核对方式可采用函证、电话沟通、上门对账等多种形式，确保双方账目一致。内部各部门之间的往来账也应定期核对，如销售部门与仓库部门核对发出商品的数量和金额，采购部门与财务部门核对采购业务的往来款项等。核对工作应形成书面记录，双方签字确认。清理工作：对往来账中挂账时间较长、金额较大或存在疑问的款项，应及时进行清理。查明原因后，根据实际情况进行相应的账务处理，如收回款项、核销坏账、调整账目等。对于确实无法收回的应收账款，应按照公司的坏账核销制度进行审批核销。核销坏账时，应提供充分的证据证明款项无法收回，如对方破产清算文件、法院判决书、债务重组协议等。3.往来账的审批流程借款审批：员工因工作需要借款时，应填写借款申请单，注明借款金额、用途、还款期限等信息，并按照公司规定的审批权限进行审批。一般借款金额较小的由部门负责人审批，金额较大的需经公司领导审批。借款申请单经审批后交财务部门作为付款依据。付款审批：涉及往来账付款业务时，如支付货款、偿还借款等，应填写付款申请单，附上相关的合同协议、发票等原始凭证，按照公司的财务审批流程进行审批。财务部门在审核付款申请时，应重点核对款项的真实性、准确性和合法性，确保付款金额与合同约定一致，发票等凭证符合规定。收款审批：对于收到的往来款项，如销售货款、收回的借款等，财务部门应及时进行核对和确认。收款确认后，应按照公司规定的流程进行入账处理，并将相关信息反馈给业务部门。对于大额收款或存在疑问的收款，应进行重点审核，确保资金安全。四、往来账的内部控制1.岗位分工与职责分离明确岗位设置：根据往来账管理业务流程，设置往来账会计、往来账审核、往来账监督等岗位，确保各岗位之间相互制约、相互监督。职责分离要求：往来账会计负责往来账的记录与核算工作；往来账审核人员负责对往来账的凭证、账目等进行审核，确保数据的准确性和合规性；往来账监督人员负责对往来账管理的全过程进行监督检查，发现问题及时提出整改意见。严禁同一人兼任可能导致舞弊的相关岗位，如往来账会计不得兼任往来账的审批工作。2.授权审批制度建立审批流程：制定明确的往来账业务授权审批流程，规定不同金额和性质的往来账业务所需的审批级别和权限。例如，对于一定金额以下的应收账款核销，可由财务部门负责人审批；超过该金额的则需经公司管理层审批。审批责任界定：明确各级审批人员的责任，审批人员应认真履行审批职责，对审批事项的真实性、合法性和合理性负责。如因审批失误导致公司损失的，应追究审批人员的相应责任。3.内部审计监督定期审计检查：公司内部审计部门应定期对往来账进行审计检查，审查往来账的记录是否准确、核算是否合规、内部控制制度是否有效执行等。审计检查应形成书面报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。专项审计调查：针对往来账管理中存在的突出问题或风险点，可开展专项审计调查，深入分析问题产生的原因，提出针对性的改进措施，完善往来账管理制度。五、往来账的风险防范1.信用风险客户信用评估：在与客户发生往来业务前，应对客户的信用状况进行评估，包括客户的经营状况、财务状况、信用记录等。建立客户信用档案，根据信用评估结果确定客户的信用额度和信用期限。信用风险监控：定期对客户的信用状况进行跟踪监控，及时发现客户信用风险变化情况。如客户出现经营困难、财务恶化、逾期付款等情况，应及时采取相应的风险应对措施，如调整信用额度、加强催收力度、暂停供货等。2.财务风险资金流动性管理：合理安排往来账的资金收付时间，确保公司资金的正常周转。避免因往来账款项的收付不及时导致资金短缺或资金闲置，影响公司的财务状况和经营效益。坏账风险防范：加强对应收账款的管理，严格执行坏账准备计提制度，按照规定的比例计提坏账准备，以应对可能出现的坏账损失。同时，积极采取措施催收逾期账款，降低坏账风险。3.法律风险合同管理：在签订往来业务合同前，应仔细审查合同条款，确保合同内容合法、合规、明确，避免因合同漏洞或条款歧义导致法律纠纷。合同签订后，应严格按照合同约定履行义务，维护公司的合法权益。法律纠纷处理：如发生往来账相关的法律纠纷，应及时收集相关证据，寻求专业法律意见，积极应对纠纷。在处理