出纳员财务制度

PAGE出纳员财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司出纳员的财务工作流程，确保公司资金的安全、准确、高效运作，加强财务管理与监督，保障公司财务活动的合法性、规范性和透明度，维护公司及相关利益者的权益。2.适用范围本制度适用于公司内部所有从事出纳工作的人员，以及与出纳工作相关的财务活动和业务往来。3.基本原则合法性原则：出纳工作必须严格遵守国家法律法规、财经纪律以及公司内部的各项规章制度。准确性原则：确保每一笔资金收付的金额、账目记录准确无误，杜绝差错和失误。安全性原则：采取有效措施保障公司资金的安全，防止资金被盗、挪用、丢失等情况发生。及时性原则：及时处理各类资金收付业务，保证财务信息的及时传递和反馈，不影响公司正常的生产经营活动。二、岗位职责1.资金收付管理严格按照公司财务制度和审批流程，办理现金收付和银行结算业务。对收付款凭证进行认真审核，确保凭证内容真实、完整、合法，手续齐全。准确记录每一笔现金收支和银行存款的增减变动情况，做到日清月结，账款相符。2.票据管理负责公司各类票据（如支票、汇票、本票、发票等）的购买、保管、使用和核销工作。建立票据台账，详细记录票据的种类、号码、领用日期、用途、金额、使用情况等信息，定期盘点核对，确保票据安全。按照规定开具发票，确保发票内容真实、准确、完整，及时交付给客户，并做好相关记录。3.库存现金管理严格控制库存现金限额，确保库存现金余额不超过规定标准。对库存现金进行定期盘点和不定期抽查，保证账实相符。如发现现金长款或短款情况，应及时查明原因并按规定处理。妥善保管库存现金，确保现金存放安全，防止现金被盗、丢失等事故发生。4.银行账户管理负责公司银行账户的开立、变更、注销等手续的办理，确保账户的合法性和合规性。定期核对银行账户余额和交易明细，及时发现并处理异常情况，如未达账项、账户冻结等。按照银行规定，正确使用银行结算工具，如支票、网银等，确保资金收付的安全和准确。5.财务印章管理负责保管公司财务专用章、法人章等重要财务印章，严格按照规定用途使用印章。建立印章使用登记制度，详细记录印章使用的日期、内容、批准人等信息，确保印章使用的合规性和可追溯性。未经授权，不得擅自将印章交予他人使用；印章使用完毕后，应及时归位保管，防止印章丢失或被盗用。6.财务报表编制协助会计人员编制与出纳工作相关的财务报表，如现金流量表、资金日报表等。及时提供准确的资金收支数据和相关资料，确保财务报表的真实性和完整性。7.财务档案管理负责整理、装订和保管与出纳工作相关的各类财务档案，如收付款凭证、银行对账单、发票存根等。按照档案管理规定，定期将财务档案移交公司档案室统一保管，确保档案的安全和完整。严格遵守档案查阅、借阅制度，办理相关手续，保证档案的保密性和合规使用。三、工作流程1.收款流程客户交款：客户将款项交至公司出纳处，出纳应要求客户填写收款收据或提供付款凭证，并核对交款金额、交款人姓名、交款事由等信息。审核凭证：出纳对客户交来的收款凭证进行审核，检查凭证内容是否完整、准确、合法，签字盖章是否齐全。如发现问题，应及时与客户沟通并要求更正。收款入账：审核无误后，出纳根据收款凭证进行收款入账操作。对于现金收款，应立即存入公司银行账户；对于银行转账收款，应及时核对到账情况，并在银行对账单上做好记录。开具发票：如客户需要开具发票，出纳应按照公司规定的发票开具流程，及时为客户开具发票，并在发票登记簿上做好记录。发票开具后，应将发票联交给客户，并留存记账联作为记账凭证。登记台账：出纳应建立收款台账，详细记录每一笔收款的日期、金额、交款人、收款方式、收款事由等信息，以便于查询和核对。2.付款流程申请付款：公司内部各部门或个人因业务需要申请付款时，应填写付款申请单，注明付款金额、付款对象、付款事由、付款方式等信息，并按照公司规定的审批流程进行审批。审核申请：出纳收到付款申请单后，应首先审核申请单的填写内容是否完整、准确，审批手续是否齐全。如发现问题，应及时与申请人沟通并要求补充或更正。核对凭证：审核通过后，出纳根据付款申请单和相关合同、协议等资料，核对付款金额、付款对象、付款事由等信息是否一致。如涉及采购业务，还应核对采购发票、验收单等凭证的真实性和合法性。付款操作：核对无误后，出纳按照公司规定的付款方式进行付款操作。对于现金付款，应严格按照库存现金管理规定办理；对于银行转账付款，应通过公司网银系统或前往银行柜台办理转账手续，并取得银行回单作为付款凭证。登记台账：出纳应建立付款台账，详细记录每一笔付款的日期、金额、付款对象、付款方式、付款事由等信息，以便于查询和核对。归档凭证：付款完成后，出纳应将付款申请单、相关合同协议、发票、验收单、银行回单等资料整理归档，作为财务档案妥善保管。3.报销流程填写报销单：公司员工因公务发生费用支出后，应按照公司规定的格式填写费用报销单，注明报销日期、报销人姓名、部门、报销事由、报销金额等信息，并粘贴相关发票、收据等原始凭证。部门审批：报销单填写完毕后，报销人应将其提交给所在部门负责人进行审批。部门负责人应根据公司相关规定和实际情况，对报销事项的真实性、合理性进行审核，并签署审批意见。财务审核：部门审批通过后，报销单流转至财务部门。出纳应首先对报销单的填写内容和原始凭证进行审核，检查报销金额是否符合公司规定的标准，发票是否真实、合法、有效，签字盖章是否齐全等。如发现问题，应及时与报销人沟通并要求更正。总经理审批：对于金额较大或特殊的报销事项，出纳审核通过后，还需提交总经理进行审批。总经理应根据公司财务状况和相关规定，对报销事项进行最终审批，并签署审批意见。报销付款：经各级审批通过后，出纳按照公司规定的付款方式为报销人办理报销付款手续。对于现金报销，应支付现金给出纳；对于银行转账报销，应将报销款项转账至报销人指定的银行账户，并取得银行回单作为付款凭证。登记台账：出纳应建立报销台账，详细记录每一笔报销的日期、报销人姓名、部门、报销事由、报销金额、审批情况等信息，以便于查询和核对。归档凭证：报销完成后，出纳应将报销单、原始凭证等资料整理归档，作为财务档案妥善保管。四、资金安全管理1.库存现金安全管理公司应设立专门的保险柜用于存放库存现金，保险柜应放置在安全可靠的位置，并安装必要的防盗设备。库存现金应实行限额管理，根据公司日常资金收支情况，合理确定库存现金限额，并严格控制在限额范围内。出纳应定期对库存现金进行盘点，确保账实相符。盘点工作应由出纳本人和财务负责人共同进行，并填写库存现金盘点表，记录盘点结果。如发现现金长款或短款情况，应及时查明原因并按规定处理。库存现金存放地点应保持清洁、干燥，防止现金受潮、发霉或损坏。同时，应注意防范火灾、水灾等自然灾害对现金的影响。2.银行账户安全管理公司银行账户的开立、变更、注销等事项应严格按照国家法律法规和银行规定办理，并经公司财务负责人和总经理审批同意。银行账户的用户名、密码等重要信息应妥善保管，严禁泄露给他人。同时，应定期更换密码，确保账户安全。出纳应定期核对银行账户余额和交易明细，及时发现并处理异常情况，如未达账项、账户冻结等。如发现异常情况，应立即向财务负责人报告，并采取相应的措施进行处理。公司应加强对银行预留印鉴的管理，预留印鉴应妥善保管，严禁由一人保管支付款项所需的全部印章。使用银行预留印鉴时，应严格按照规定的审批程序进行，确保印鉴使用的安全和合规。3.票据安全管理公司各类票据（如支票、汇票、本票、发票等）应指定专人负责购买、保管、使用和核销工作，并建立票据台账，详细记录票据的种类、号码、领用日期、用途、金额、使用情况等信息。票据应存放在安全可靠的地方，如保险柜或专门的票据保管箱，并设置必要的防盗、防火、防潮等设施。票据的使用应严格按照规定的程序进行，填写票据时应确保内容真实、准确、完整，签字盖章齐全。同时，应加强对票据使用过程的监督，防止票据被盗用、冒用或丢失。票据核销时，应认真核对票据的使用情况和存根联，确保票据的使用符合规定，并及时将已使用的票据存根联归档保管。4.财务印章安全管理公司财务专用章、法人章等重要财务印章应指定专人负责保管，并建立印章使用登记制度，详细记录印章使用的日期、内容、批准人等信息。印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜或专门的印章保管箱，并设置必要的防盗、防火、防潮等设施。印章的使用应严格按照规定的审批程序进行，未经授权，不得擅自使用印章。使用印章时，应确保盖章内容真实、准确、合法，签字盖章齐全。同时，应加强对印章使用过程的监督，防止印章被盗用、冒用或丢失。印章使用完毕后，应及时归位保管，并定期对印章进行检查，确保印章的安全和完好。五、财务报表与报告1.报表编制出纳应协助会计人员编制与出纳工作相关财务报表，如现金流量表、资金日报表等。报表编制应遵循国家财务制度和会计准则的要求，确保数据真实、准确、完整。现金流量表应反映公司一定时期内现金流入和流出的情况，包括经营活动、投资活动和筹资活动产生的现金流量。资金日报表应每日反映公司的资金收支情况，包括现金收支、银行存款收支等。报表编制过程中，出纳应及时提供准确的资金收支数据和相关资料，与会计人员密切配合，确保报表编制工作的顺利进行。2.报表审核财务报表编制完成后，应由财务负责人进行审核。审核内容包括报表数据的准确性、完整性、逻辑性以及报表格式的规范性等。财务负责人应重点审核报表中的数据是否与相关账簿记录一致，各项收支是否符合公司财务制度和审批流程，报表之间的勾稽关系是否正确等。通过审核，如发现报表存在问题，应及时通知出纳进行更正和调整，确保报表质量。3.报表报送经审核无误的财务报表应按照公司规定的时间和方式报送相关部门和人员，如公司管理层、股东、税务机关等。报表报送应确保及时、准确，不得延误或漏报。同时，应注意报表的保密性，防止报表信息泄露。六、财务档案管理1.档案整理出纳应负责整理与出纳工作相关的各类财务档案，包括收付款凭证、银行对账单、发票存根、收据存根、财务印章使用记录等。档案整理应按照时间顺序和类别进行分类，确保档案资料的系统性和完整性。同时，应剔除重复、无效的资料，保证档案的精炼和准确。对于每一份档案资料，应进行编号和标注，以便于查询和管理。编号应具有唯一性和系统性，标注应清晰、准确，能够反映档案的内容和性质。2.档案装订整理好的财务档案应进行装订，确保档案的牢固和整齐。装订时应使用专业的装订设备和材料，如装订机、装订线、封面等。装订顺序应按照档案资料的重要性和关联性进行排列，一般为先原始凭证后记账凭证，先主要资料后辅助资料。同时，应在每一页档案资料上加盖页码章，便于查阅和核对。装订后的档案应在封面上注明档案名称、年度、月份、册数、保管期限等信息，并由装订人员签字确认。3.档案保管财务档案应指定专人负责保管，并建立档案保管制度，明确档案保管的责任和要求。保管人员应具备良好的职业道德和专业知识，确保档案的安全和完整。档案保管应选择安全可靠的地点，如档案室或专门的档案保管库，并设置必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施。同时，应定期对档案进行检查和盘点，确保档案的质量不受影响。财务档案的保管期限应按照国家法律法规和公司规定执行，一般分为永久保管和定期保管两种。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年等。保管期满后，应按照规定的程序进行销毁或继续保管。4.档案查阅与借阅公司内部人员查阅财务档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅事由等信息，并经财务负责人审批同意。查阅档案时，应在指定的地点进行，由保管人员陪同，并按照规定的查阅范围和方式进行查阅。查阅人员不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案资料。公司外部人员因工作需要查阅财务档案时，应按照国家法律法规和公司规定办理相关手续，并提供必要的证明文件。查阅过程中，应严格遵守公司的保密制度，不得泄露档案信息。财务档案的借阅应严格控制，借阅人应填写档案借阅申请表，注明借阅日期、借阅人姓名、部门、借阅事由、借阅期限等信息，并经财务负责人审批同意。借阅期限一般不得超过规定的时间，借阅期满后应及时归还档案。七、监督与检查1.内部监督公司应建立健全内部监督机制，加强对出纳工作的日常监督和检查。财务部门应定期对出纳的工作进行核对和审查，确保资金收付、票据管理、库存现金管理等工作符合公司财务制度和相关法律法规的要求。内部审计部门应定期对出纳工作进行审计，检查出纳工作的合规性、准确性和有效性，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。公司