财务制度印章制度

PAGE财务制度印章制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司财务印章的管理与使用，确保印章使用的安全性、规范性和合法性，维护公司财务信息的真实性、完整性和保密性，防范财务风险，保障公司的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的财务印章管理。（三）基本原则1.合法性原则财务印章的刻制、使用、保管等必须符合国家法律法规及相关行业标准的规定。2.安全性原则建立健全财务印章的安全保管、使用审批等制度，采取必要的安全措施，防止印章被盗用、冒用、伪造等情况的发生。3.规范性原则明确财务印章的使用范围、审批流程、保管要求等，确保印章使用的规范、有序。4.责任追究原则对违反财务印章管理制度的行为，依法依规追究相关人员的责任。二、财务印章的种类及用途（一）财务专用章1.用于公司各类款项收付的票据、凭证、报表等的加盖。2.代表公司办理银行结算账户的开立、变更、注销等手续时使用。3.在公司对外提供的财务报告、审计报告等文件上加盖，以证明财务数据的真实性和合法性。（二）法定代表人章1.用于公司重要财务文件、合同等的签署，在需要法定代表人签字确认的情况下，可加盖法定代表人章代替签字。2.在办理涉及法定代表人授权的财务事项时，作为授权的一种形式。（三）发票专用章专门用于公司开具发票时加盖，确保发票的真实性和有效性。（四）其他财务印章根据公司财务管理的实际需要，可能还会刻制如财务部门章、资金专用章等其他财务印章，其用途由公司根据具体情况明确规定。三、财务印章的刻制与启用（一）刻制1.财务印章的刻制由公司指定的部门统一办理，必须选择具有合法资质的印章制作单位。2.刻制财务印章前，需填写《财务印章刻制申请表》，详细注明印章名称、用途、规格等信息，并经公司财务负责人、法定代表人审批同意。3.申请表应附印章样稿，样稿需经财务负责人、法定代表人签字确认。（二）启用1.财务印章刻制完成后，由印章管理部门负责领取，并进行登记。登记内容包括印章名称、规格、数量、领取日期、领取人等。2.启用新印章时，应及时将启用时间、印章样式等通知相关部门和人员，并在公司内部进行公示。同时，在财务档案中留存印章启用的相关记录。四、财务印章的保管（一）保管人员1.财务专用章、法定代表人章、发票专用章等重要财务印章原则上应由专人保管。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉财务印章管理规定。2.其他财务印章可根据实际情况指定专人或多人保管，但必须明确保管责任。（二）保管方式1.财务印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并放置在安全的场所，如财务办公室等。2.保险柜或保管箱应设置密码和钥匙，密码应由保管人员妥善保管，钥匙应实行分人保管，至少两人分别持有不同部分的钥匙，以确保印章的安全。（三）保管要求1.保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章交予他人保管或使用。2.非工作时间，财务印章必须存放在保险柜或保管箱内，不得随意放置在办公桌上或其他不安全的地方。3.如因工作需要暂时离开岗位，应将印章妥善保管，必要时可委托其他合适人员代为保管，但必须办理交接手续，并在事后及时收回印章。4.保管人员应定期对财务印章进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。五、财务印章的使用（一）使用范围1.财务专用章：用于公司财务收支、资金结算、财务报表等相关业务的盖章确认。2.法定代表人章：用于公司重要财务文件、合同等的签署，以及法定代表人授权的财务事项。3.发票专用章：仅用于公司开具发票时加盖。4.其他财务印章：按照公司规定的具体使用范围使用。（二）使用流程1.申请使用财务印章时，应填写《财务印章使用申请表》，详细注明用印事项、金额、合同编号等信息。申请表应经相关部门负责人、财务负责人审批签字。2.审核财务印章保管人员对申请表进行审核，检查审批手续是否齐全、用印事项是否符合规定等。如审核通过，在申请表上签字确认。3.用印保管人员根据审核后的申请表，在规定的文件或票据上加盖相应的财务印章，并确保印章加盖清晰、端正。4.登记用印完成后，保管人员应及时在《财务印章使用登记簿》上进行登记，登记内容包括用印日期、用印事项、用印文件名称、用印人等。（三）特殊情况处理1.紧急用印如遇紧急情况需要立即使用财务印章，但无法按照正常流程进行审批时，使用部门应向财务负责人或法定代表人电话请示，并在事后及时补办审批手续。2.异地用印因业务需要在异地使用财务印章时，应提前与当地相关部门或机构沟通协调，并按照公司规定的流程办理用印手续。同时，可采取邮寄印章或委托当地可靠人员代为用印等方式，但必须确保印章的安全和使用的规范。六、财务印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因，需要停用财务印章时，由印章管理部门填写《财务印章停用申请表》，详细说明停用原因，并经财务负责人、法定代表人审批同意。2.申请表批准后，印章管理部门应及时通知相关部门和人员停止使用该印章，并收回已发放的印章。同时，在公司内部进行公示，告知各部门印章停用的相关信息。（二）销毁1.停用的财务印章应及时进行销毁，以防止印章被非法使用。销毁工作应由印章管理部门会同财务部门、审计部门等共同进行。2.销毁前，应编制《财务印章销毁清单》，详细记录印章名称、规格、数量、销毁日期等信息。销毁清单应经相关部门负责人签字确认。3.销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行拍照或录像，留存相关资料。4.销毁完成后，在《财务印章销毁清单》上注明销毁情况，并由参与销毁的人员签字确认。同时，将销毁清单作为重要财务档案进行保存。七、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对财务印章管理制度的执行情况进行审计检查，重点检查印章的保管、使用、审批等环节是否符合规定，是否存在违规使用印章的情况。（二）日常监督财务部门负责人应加强对财务印章使用情况的日常监督，定期检查《财务印章使用登记簿》等相关记录，确保印章使用的规范、有序。（三）违规处理1.对于违反财务印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规使用财务印章给公司造成经济损失的