合同费用财务制度范本

PAGE合同费用财务制度范本一、总则（一）目的本制度旨在规范公司合同费用的财务管理，确保合同费用的支出合理、合规、透明，保障公司的经济利益，维护公司正常的财务秩序，促进公司各项业务的健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及合同费用的业务活动，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等各类合同所产生的费用支出。（三）基本原则1.合法性原则：合同费用的管理必须符合国家法律法规以及相关行业标准的要求，确保每一笔费用支出都有合法依据。2.准确性原则：费用核算应准确无误，严格按照合同约定的条款和金额进行记录，不得随意篡改或遗漏。3.及时性原则：费用的确认、计量和支付应及时进行，避免因拖延导致财务信息失真或影响公司业务的正常开展。4.完整性原则：涵盖合同费用管理的各个环节，包括合同签订前的预算审核、合同执行过程中的费用监控、合同结束后的结算审计等，确保全过程管理无死角。5.权责明确原则：明确各部门在合同费用管理中的职责和权限，做到责任到人，避免出现推诿扯皮现象。二、合同费用预算管理（一）预算编制1.预算编制依据合同项目的业务需求和工作计划，详细分析合同执行过程中可能产生的各项费用。历史合同费用数据，参考以往类似合同的费用支出情况，结合市场价格波动等因素进行合理预估。公司年度经营目标和财务预算指标，确保合同费用预算与公司整体战略规划相契合。2.预算编制流程业务部门根据合同项目情况，填写合同费用预算申请表，详细列出各项费用明细，包括但不限于采购成本、服务费用、运输费用、税费等，并附上费用计算依据和预计发生时间。财务部门收到申请表后，对费用的合理性、准确性进行审核，结合公司财务状况和资金安排，提出调整建议。业务部门与财务部门沟通协商，对预算进行修订和完善，最终形成合同费用预算草案。预算草案提交公司管理层审批，经批准后的预算作为合同费用控制的依据。（二）预算执行与监控1.预算执行业务部门严格按照批准的合同费用预算组织实施合同项目，确保各项费用支出在预算范围内。财务部门建立合同费用预算执行台账，实时记录费用支出情况，定期与业务部门核对预算执行进度。2.预算监控财务部门定期对合同费用预算执行情况进行分析，对比实际支出与预算的差异，查找原因。对于预算执行偏差较大的项目，及时向业务部门发出预警通知，要求其说明原因并提出改进措施。业务部门应根据预警通知，对预算执行情况进行调整和优化，确保合同费用支出符合预算要求。（三）预算调整1.调整原因合同项目发生重大变更，如合同范围扩大、交付时间延长、服务内容增加等，导致原预算无法满足实际需求。市场价格波动较大，如原材料价格上涨、人工成本增加等，致使合同费用预算与实际支出出现较大偏差。国家法律法规、政策发生变化，影响合同费用的计算和支付方式。2.调整流程业务部门提出合同费用预算调整申请，详细说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排，并附上相关证明材料。财务部门对调整申请进行审核，评估调整的必要性和合理性，同时审核调整金额的计算依据。财务部门将审核后的调整申请提交公司管理层审批，经批准后方可进行预算调整。预算调整后，财务部门及时更新合同费用预算执行台账，并通知相关部门按照新的预算执行。三、合同费用支付管理（一）支付申请1.申请条件合同约定的付款条件已达成，如货物已交付、服务已完成、验收合格等。业务部门已按照合同要求履行了相关义务，并取得了必要的证明文件，如发票、验收报告等。2.申请流程业务部门填写合同费用支付申请表，详细注明合同编号、付款金额、付款方式、收款单位信息等，并附上合同复印件、发票、验收报告等相关证明材料。业务部门负责人对支付申请进行审核，确认申请内容真实、准确，相关证明文件齐全后签字批准。将支付申请表及相关证明材料提交财务部门。（二）支付审核1.审核内容财务部门对支付申请进行全面审核，包括合同条款的执行情况、付款金额的准确性、发票的真实性和合规性、收款单位信息的完整性等。检查相关证明文件是否齐全、有效，与合同约定是否一致。核对付款金额是否在预算范围内，如有超预算情况，需按照预算调整流程进行处理。2.审核流程财务人员收到支付申请后，首先进行形式审核，检查申请表格及附件是否完整、规范。对支付申请的实质内容进行审核，与合同、发票等相关资料进行核对，如有疑问及时与业务部门沟通核实。财务部门负责人对审核结果进行复核，确保审核准确无误后签字批准。（三）支付执行1.支付方式根据合同约定和公司资金管理规定，选择合适的支付方式，包括银行转账、支票、汇票、电子支付等。对于金额较大或风险较高的支付业务，优先采用银行转账方式，并确保资金安全。2.支付流程财务部门根据审核批准的支付申请，办理支付手续。对于银行转账支付，财务人员按照收款单位信息填写转账凭证，经审核后提交银行办理转账业务。支付完成后，财务人员及时登记银行日记账，并将支付凭证及相关资料进行归档保存。四、合同费用核算管理（一）核算原则1.权责发生制原则：按照合同约定的权利和义务发生时间确认费用，无论款项是否实际支付。2.配比原则：将合同费用与相应的收入进行合理配比，准确计算合同项目的损益。3.分类核算原则：根据合同费用的性质和用途，进行分类核算，便于财务分析和管理。（二）核算方法1.费用归集财务部门按照合同编号建立明细核算账户，将合同执行过程中发生的各项费用及时归集到相应账户。对于直接与合同相关的费用，如采购成本、服务费用等，直接计入合同费用账户；对于间接费用，如分摊的管理费用、销售费用等，按照合理的分摊方法计入合同费用。2.成本计算对于涉及成本核算的合同项目，如产品制造合同、工程项目合同等，按照规定的成本计算方法计算合同成本。成本计算方法应保持一致性和稳定性，不得随意变更。如有变更，需经公司管理层批准，并在财务报表附注中予以说明。3.收入确认与费用配比根据合同约定的收入确认原则，及时确认合同收入。将已确认收入对应的合同费用按照配比原则进行结转，计算合同项目的利润。（三）核算流程1.日常核算财务人员每日对合同费用的收支情况进行记录，确保数据准确、及时。定期收集业务部门提供的合同执行进度报告、发票等资料，作为费用核算的依据。2.月度结账每月末，财务人员对合同费用进行全面核对和结账，编制合同费用月度报表。核对各合同费用账户的余额与明细记录是否一致，检查费用归集和分配是否合理。对合同费用的核算结果进行分析，为公司管理层提供财务信息支持。3.年度决算年末，财务部门对全年合同费用进行决算，编制年度合同费用决算报告。对全年合同费用的收支情况、成本效益情况进行全面总结和分析，评估合同项目的经济效益。将年度合同费用决算报告提交公司管理层审议，并作为公司年度财务报告的重要组成部分。五、合同费用审批管理（一）审批流程1.一般合同费用审批业务部门填写合同费用审批表，详细说明费用支出的原因、金额、支付方式等，并附上合同复印件、相关证明文件等。业务部门负责人对费用申请进行初审，确认费用支出符合业务需求和合同约定后签字。提交财务部门审核，财务人员按照财务制度要求进行审核，重点审核费用的合理性、合规性和预算执行情况，审核通过后签字。财务部门负责人复核，确保审核结果准确无误后签字。提交公司管理层审批，管理层根据公司整体情况和资金安排进行审批，批准后费用方可支付。2.重大合同费用审批对于金额较大、风险较高或对公司经营有重大影响的合同费用，实行更为严格的审批流程。业务部门除提交常规的审批材料外，还需提供详细的项目可行性分析报告、风险评估报告等。财务部门组织相关人员对项目进行专项财务分析和评估，并出具财务意见。公司管理层组织召开专题会议，对重大合同费用进行审议，参会人员包括业务部门负责人、财务部门负责人、法务部门负责人等，必要时邀请外部专家参与。根据会议审议结果，由公司管理层做出最终审批决定。（二）审批权限1.明确各级审批人员的权限业务部门负责人负责对合同费用申请的业务合理性进行初审，审批金额在一定限额内（如[X]元以下）的费用申请。财务部门负责人负责对费用的财务合规性和预算执行情况进行审核，审批金额在一定限额内（如[X]元以下）的费用申请。公司管理层根据公司整体战略和资金状况，审批超过上述限额的合同费用申请。2.特殊情况的审批权限在紧急情况下，如不及时支付费用将影响公司业务正常开展的，经相关领导特批后可先行支付，但事后需补齐审批手续。对于涉及关联交易的合同费用，需按照公司关联交易管理制度进行特殊审批，确保交易的公平、公正。六、合同费用审计管理（一）审计计划1.制定依据根据公司合同管理情况和财务风险状况，制定合同费用审计计划。考虑公司年度经营目标、重点合同项目以及内部管理需求等因素。2.计划内容确定审计范围，包括审计的合同类型、时间段、费用项目等。明确审计目标，如检查合同费用的真实性、合规性、合理性等。确定审计方法，如抽样审计、详细审计等。安排审计人员和审计时间，确保审计工作有序进行。（二）审计实施1.审计程序审计人员收集合同费用相关资料，包括合同文本、发票、支付凭证、验收报告等。对合同费用的核算、支付、审批等环节进行详细审查，检查是否符合财务制度和合同约定。通过与业务部门、财务部门人员沟通，了解合同执行情况和费用管理情况，核实相关信息的真实性。对发现的问题进行记录和分析，收集相关证据，形成审计工作底稿。2.审计发现与沟通审计人员整理审计工作底稿，总结审计发现的问题，包括不符合财务制度的费用支出、合同执行偏差等。与被审计部门进行沟通，反馈审计发现的问题，听取被审计部门的意见和解释。对于存在争议的问题，审计人员进一步核实证据，确保审计结论的准确性。（三）审计报告与整改1.审计报告审计人员根据审计结果撰写审计报告，报告内容包括审计概况、审计发现的问题、审计结论和建议等。审计报告提交公司管理层和相关部门，为公司决策提供依据。2.整改要求公司管理层根据审计报告提出整改要求，明确整改责任部门和整改期限。被审计部门应针对审计发现的问题制定整改措施，认真落实整改工作。财务部门对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。整改完成后，被审计部门应向公司管理层提交整改报