财务制度与报销流程

PAGE财务制度与报销流程一、总则（一）目的本财务制度与报销流程旨在规范公司财务管理，确保财务信息的准确性、完整性和及时性，保障公司资金安全，提高资金使用效率，明确报销流程和标准，使员工的费用报销行为有章可循，促进公司各项业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工以及与公司签订劳务合同的人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财务制度，确保公司财务活动合法合规。2.真实性原则：各项财务收支必须真实、准确反映公司经济业务实际情况，严禁虚报、瞒报。3.合理性原则：费用报销应符合公司业务实际需要，遵循合理、必要的原则，杜绝浪费和不合理支出。4.及时性原则：员工应及时办理费用报销手续，财务部门应及时审核、支付报销款项，确保资金流转顺畅。5.权责分明原则：明确各部门和人员在财务报销过程中的职责和权限，做到责任清晰、相互制约。二、财务审批流程（一）费用报销审批流程1.员工填写报销单：员工按照规定格式填写费用报销单，详细注明报销日期、报销事由、金额、附件张数等信息，并在报销单上签字确认。2.部门负责人审核：部门负责人对本部门员工的报销申请进行审核，确认费用支出是否真实、合理，是否与本部门业务相关，审核通过后在报销单上签字。3.财务部门初审：财务部门收到报销单后，首先对报销单的填写规范、附件完整性等进行初审。如发现问题，及时通知员工补充或更正。初审通过后，财务人员对费用的合理性、合法性进行审核，核对发票等凭证的真实性。4.分管领导审批：对于金额较大或重要事项的报销，需经分管领导审批。分管领导根据公司政策和实际情况，对报销事项进行全面审查，做出审批决定并签字。5.总经理审批：超过一定金额标准的报销最终由总经理审批。总经理对公司整体财务状况和重大支出进行把控，审批通过后报销单方可进入支付环节。（二）借款审批流程1.员工填写借款单：因业务需要借款的员工，填写借款单，注明借款日期、借款事由、借款金额等信息，并签字。2.部门负责人审核：部门负责人审核借款用途是否合理，是否与部门业务相关，预计还款来源等，审核通过后签字。3.财务部门审核：财务部门核实借款金额是否在公司规定的借款额度范围内，以往借款是否已结清等情况，审核通过后签字。4.分管领导审批：根据借款金额大小，按相应流程经分管领导审批。5.总经理审批：大额借款需总经理审批。借款获批后，财务部门方可支付借款。三、费用报销标准及规定（一）差旅费1.交通费用飞机票：员工因公务需要乘坐飞机的，应根据公司规定的职级标准选择相应舱位。经审批同意后，可报销经济舱及以下舱位机票费用。特殊情况需乘坐头等舱或商务舱的，需提前报总经理批准。火车票：优先选择高铁二等座、动车二等座、火车硬座等经济实惠的车次。如因时间紧迫等原因需要乘坐高铁一等座、动车一等座或火车软座的，需经部门负责人同意。长途汽车票：乘坐长途汽车应选择正规运营公司的车票，按照实际票价报销。市内交通：在出差目的地市内，员工应优先选择公共交通出行。因特殊情况需要乘坐出租车的，应在报销单上注明事由，单次出租车费用较高的需经部门负责人审核。2.住宿费用根据出差目的地的不同，分为不同的住宿标准等级。一线城市及经济发达地区，按照相应职级标准确定每晚住宿费用上限；二线及以下城市适当降低标准。员工应选择安全、卫生、经济实惠的酒店或住宿场所。住宿费用应凭正规发票报销，发票上需注明住宿日期、房间数量、单价等信息。3.餐饮补贴按照出差天数给予一定标准的餐饮补贴，补贴标准根据地区差异设定。补贴涵盖早餐、午餐和晚餐，员工无需提供餐饮发票。如因业务需要发生招待客户的餐饮费用，应按照业务招待费的规定单独报销，不得与餐饮补贴重复计算。（二）业务招待费1.招待原则：业务招待应遵循必要性、合理性和适度性原则，严格控制招待费用支出，严禁铺张浪费。2.招待标准：根据招待对象的级别、人数等因素，设定不同的招待标准。一般情况下，招待客户的餐饮费用人均标准不得超过[X]元，如需安排宴请，应提前报分管领导批准。3.报销要求：业务招待费报销时，应提供详细的招待事由、招待对象名单、费用明细清单等附件。发票上应注明招待日期、招待事项等信息。招待费应在公司规定的预算范围内支出，超预算部分需经特殊审批。（三）办公用品及设备购置1.需求申请：各部门根据工作需要，填写办公用品或设备购置申请单，注明名称、规格、数量、用途等信息，经部门负责人审核后提交给行政部门。2.采购审批：行政部门汇总各部门申请后，根据库存情况和实际需求进行审核，制定采购计划。采购金额较小的，由行政部门负责人审批；金额较大的，需经分管领导审批。3.采购执行：行政部门按照审批后的采购计划进行采购，优先选择性价比高、质量可靠的供应商。采购过程中应签订采购合同或协议，明确双方权利义务。4.验收与报销：办公用品和设备到货后，由使用部门和行政部门共同验收。验收合格后，行政部门办理入库手续，并将相关发票等凭证提交财务部门报销。报销时应附上采购申请单、采购合同、验收单等附件。（四）通讯费1.标准设定：根据员工的工作岗位和职级，设定不同的通讯费报销标准。例如，高层管理人员每月报销上限为[X]元，中层管理人员为[X]元，普通员工为[X]元。2.报销方式：员工凭通讯运营商开具的正规发票报销通讯费用。发票上应注明手机号码、费用所属期间等信息。通讯费报销应按照实际发生额在标准范围内报销，超出标准部分由员工自行承担。（五）培训学习费用1.培训申请：员工参加与工作相关的培训学习，需提前填写培训申请单，注明培训名称、培训时间、培训地点、培训费用等信息，经部门负责人和分管领导批准。2.费用报销：培训结束后，员工凭培训发票、培训证书、培训通知等相关凭证到财务部门报销。报销金额应与培训申请单上批准的金额一致。如培训费用包含食宿等其他费用，应按照公司相关规定分别核算报销。四、报销凭证要求（一）发票1.所有费用报销必须提供正规发票。发票应具备税务部门统一监制章、发票号码、开票日期、购买方和销售方信息、服务内容或商品明细、金额、税率、税额等要素，且内容真实、完整、清晰。2.发票开具方应与实际提供服务或销售商品的单位一致，发票应加盖发票专用章。如发票存在虚假、作废、过期等情况，财务部门不予报销。（二）其他凭证1.除发票外，根据业务性质还可能需要提供其他凭证，如收据、行程单、合同协议、验收报告、审批文件等。这些凭证应与发票相互印证，证明费用支出的真实性和合理性。2.凭证应按照报销单上的顺序整齐粘贴在报销单背面，不得随意折叠或粘贴不牢固。凭证内容应清晰可辨，便于财务审核。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后及时办理报销手续，原则上应在一个月内提交报销申请。对于特殊情况无法及时报销的，需提前向财务部门说明原因，并得到同意。超过规定时间未报销的，财务部门有权拒绝受理，但因公司原因导致延迟报销的除外。（二）差旅费报销员工出差归来后，应在一周内整理好相关报销凭证，填写报销单并提交审批。如因特殊情况未能及时报销，应在出差结束后一个月内完成报销手续。六、财务报销监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对财务报销情况进行审计检查，审查报销凭证的真实性、合法性、合理性，报销流程的合规性，以及费用支出是否符合公司规定和预算安排。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务自查财务部门每月对报销业务进行自查，重点检查报销单填写规范、附件完整性、审批流程执行情况等。发现问题及时与相关部门和人员沟通，要求整改纠正，并对自查情况进行记录和总结，不断完善财务报销管理工作。（三）员工监督鼓励全体员工对财务报销过程中的违规行为进行监督举报。对于查实的违规报销行为，按照公司规定严肃处理，并对举报人给予适