原材料报销财务制度

PAGE原材料报销财务制度一、总则（一）目的为了加强公司原材料采购报销管理，规范报销流程，确保公司财务信息的准确性和资金使用的合理性，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及原材料采购报销的部门及员工。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，如实反映原材料采购业务的实际情况。2.合法性原则：报销行为应符合国家法律法规及公司相关规定，严禁违规报销。3.合理性原则：报销金额应与采购的原材料数量、质量及市场价格相匹配，确保费用支出合理。4.及时性原则：员工应在规定时间内办理原材料采购报销手续，避免逾期。二、原材料采购报销流程（一）采购申请1.各部门根据生产、经营需要，填写《原材料采购申请表》，详细注明所需原材料的名称、规格、数量、预计价格、用途等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购执行1.采购部门收到采购申请后，按照公司采购流程进行询价、比价、议价等工作，选择合适的供应商进行采购。2.采购人员与供应商签订采购合同，明确原材料的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。（三）验收入库1.原材料到货后，仓库管理人员依据采购合同及送货单对原材料的数量、规格、质量等进行验收。2.验收合格的原材料办理入库手续，填写《原材料入库单》，注明入库日期、原材料名称、规格、数量、供应商等信息，并由仓库管理人员签字确认。3.如发现原材料存在数量短缺、质量问题等，仓库管理人员应及时通知采购人员与供应商协商解决，并在《原材料入库单》上注明情况。（四）报销凭证准备1.采购人员在采购业务完成后，应及时收集整理报销凭证，包括采购发票、采购合同、送货单、验收单、入库单等。2.发票应符合国家税务规定，内容真实、完整，加盖发票专用章。发票上的货物名称、规格、数量、金额等应与采购合同及实际采购情况一致。3.其他报销凭证应字迹清晰、内容准确，相关人员签字齐全。（五）报销审批1.采购人员将整理好的报销凭证粘贴在《费用报销单》上，详细填写报销金额、报销事由、附件张数等信息，并签字确认。2.《费用报销单》依次提交至部门负责人、财务部门审核、公司领导审批。部门负责人应审核采购业务的真实性、合理性及必要性，签字确认后提交财务部门。财务部门审核报销凭证的合法性、合规性及金额计算的准确性。如发现问题，应及时与采购人员沟通，要求补充或更正相关凭证。审核通过后，提交公司领导审批。公司领导根据公司财务状况及业务需求，对报销申请进行最终审批。审批通过后，报销申请进入报销支付环节；审批不通过的，应注明原因，由采购人员调整或补充相关材料后重新提交审批。（六）报销支付1.财务部门根据审批通过的报销申请，按照公司资金支付流程安排付款。2.对于符合银行转账支付条件的，应通过银行转账方式将款项支付给供应商；对于需要现金支付的，应严格按照公司现金管理规定办理支付手续。3.支付完成后，财务部门在报销凭证上加盖“已支付”印章，并登记入账。三、原材料采购报销标准（一）价格标准1.原材料采购价格应遵循市场公允价格原则，参考同类产品市场价格、行业平均价格等因素确定。2.对于长期合作的供应商，应定期进行价格评估和谈判，确保采购价格具有竞争力。3.如因特殊情况导致采购价格高于市场同类产品价格，采购人员应在报销申请中详细说明原因，并经相关领导审批同意。（二）费用标准1.采购过程中发生的运输费、装卸费、保险费等费用，应根据实际发生金额报销，但需提供合法有效的发票及相关凭证。2.对于采购过程中产生的合理损耗，应根据公司历史数据及行业惯例确定合理的损耗率，在损耗率范围内的损耗金额可正常报销。超出损耗率范围的损耗，需由采购人员说明原因，并经相关领导审批后方可报销。四、特殊情况处理（一）退货及换货1.因原材料质量问题或其他原因需要退货的，采购人员应及时与供应商协商办理退货手续，并取得退货证明。2.退货发生的相关费用（如运输费、装卸费等），经审批后可按照本制度规定报销。3.如需换货，采购人员应与供应商协商换货事宜，确保换货过程顺利进行。换货过程中产生的费用，参照退货费用报销规定执行。（二）预付款采购1.对于需要预付款的原材料采购业务，采购人员应填写《预付款申请表》，详细说明预付款金额、原因、预计到货时间等信息，并按照公司预付款审批流程进行审批。2.预付款支付后，采购人员应及时跟踪采购进度，确保原材料按时到货。到货后，按照本制度规定办理报销手续，并冲减预付款。3.如因特殊原因导致预付款无法收回或部分无法收回，采购人员应及时向公司报告，并说明原因。经审批后，按照公司相关规定进行账务处理。（三）紧急采购1.因生产、经营急需原材料而无法按照正常采购流程进行采购的，采购人员应填写《紧急采购申请表》，详细说明紧急采购的原因、所需原材料的名称、规格、数量等信息，并经部门负责人、公司领导审批同意。2.紧急采购的原材料价格可能高于正常采购价格，采购人员应在报销申请中详细说明原因，并经相关领导审批。3.紧急采购完成后，采购人员应及时补办相关采购手续和报销凭证，并按照本制度规定进行报销。五、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对原材料采购报销业务进行审计，检查报销流程是否合规、报销凭证是否真实有效、报销金额是否合理等。2.审计过程中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）财务监督1.财务部门负责对原材料采购报销业务进行日常监督，审核报销凭证的合法性、合规性及金额计算的准确性。2.对于发现的不符合规定的报销申请，财务部门有权拒绝支付，并要求相关人员进行整改。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的报销行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、辞退等。2.如因违规报销行为给公司造成经济损失的，