单位报销财务制度

PAGE单位报销财务制度一、总则（一）目的为了加强本单位财务管理，规范费用报销行为，确保各项费用支出真实、合理、合规，提高资金使用效益，特制定本报销财务制度。（二）适用范围本制度适用于本单位全体员工，包括正式员工、临时工、实习生等。（三）基本原则1.真实性原则：报销的费用必须是实际发生的，且与业务活动相关。2.合理性原则：费用报销应符合公司的经营活动需要，具备合理的商业目的，不得铺张浪费。3.合规性原则：报销行为必须遵守国家法律法规、财务制度以及公司的相关规定。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、费用报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写费用申请表。费用申请表应详细注明费用的用途、金额、预计发生时间等信息，并附上相关的业务说明或合同等支持文件。2.费用申请表需经部门负责人审核签字，确认费用的合理性和必要性。部门负责人应对费用的真实性和合规性负责。（二）费用报销1.费用发生后，员工应在规定的时间内（一般为费用发生后的[X]个工作日内）整理好相关的报销凭证，包括发票、收据、清单等，并填写费用报销单。2.费用报销单应按照费用申请表的内容填写，确保信息准确无误。报销凭证应真实、合法、有效，发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，且发票内容应与实际业务相符。3.员工将填写好的费用报销单及相关报销凭证一并提交给财务部门。财务部门对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行初步审核。（三）审核审批1.财务部门审核通过后，将费用报销单提交给各级审批人进行审批。审批流程一般为：部门负责人审批、财务负责人审批、分管领导审批、总经理审批（根据费用金额大小确定是否需要总经理审批）。2.各级审批人应认真审核费用报销的内容，对不符合规定的报销申请应予以退回，并说明理由。审批人应对审批结果负责。（四）报销支付1.经各级审批人审批通过的费用报销单，财务部门将按照规定的支付方式进行支付。支付方式一般包括银行转账、现金支付等。2.对于通过银行转账支付的报销款项，财务部门应确保收款账户信息准确无误。对于现金支付的报销款项，员工应在规定的时间内到财务部门领取，并签字确认。三、各类费用报销规定（一）差旅费报销1.定义：差旅费是指员工因公务出差期间发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.交通费用员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具应按照公司规定的标准执行。乘坐飞机应优先选择经济舱，因特殊情况需要乘坐商务舱或头等舱的，需提前经分管领导批准。乘坐火车应优先选择硬座、硬卧等普通座位，如果因工作需要乘坐软卧或高铁一等座的，需提前经分管领导批准。市内交通费用应根据实际情况合理报销，一般采用公共交通方式，如有特殊情况需要乘坐出租车的，应注明原因。3.住宿费用员工应根据出差目的地和公司规定的住宿标准选择合适的酒店或住宿场所。住宿标准应根据地区差异进行划分，具体标准由公司另行制定。员工应提供正规的住宿发票作为报销凭证，发票上应注明住宿日期、房间价格等信息。4.餐饮费用餐饮费用按照公司规定的标准报销，具体标准由公司另行制定。餐饮费用应提供正规的发票或收据作为报销凭证。出差期间如有招待客户等特殊情况，需提前经分管领导批准，并按照公司的招待费管理规定进行报销。（二）业务招待费报销1.定义：业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的招待客户的费用，包括餐饮、住宿、娱乐、礼品等费用。2.审批流程：业务招待费报销应提前填写业务招待费申请表，详细注明招待客户的时间、地点、人数、事由等信息，并附上相关的业务说明或合同等支持文件。业务招待费申请表需经部门负责人审核签字，财务负责人审核签字，分管领导审批，总经理审批。3.报销标准：业务招待费应严格按照公司规定的标准执行，不得超标准报销。具体标准由公司另行制定。4.报销凭证：业务招待费报销应提供正规的发票或收据作为报销凭证，并注明招待客户的相关信息。礼品等实物报销应附上礼品清单，注明礼品名称、数量、金额等信息。（三）办公用品及设备采购报销1.定义：办公用品及设备采购是指公司为满足日常办公需要而采购的各类办公用品、办公设备等。2.采购流程：办公用品及设备采购应按照公司的采购流程进行，由需求部门填写采购申请表，经部门负责人审核签字后提交给采购部门。采购部门应按照公司的采购制度进行采购，选择合格的供应商，确保采购物品的质量和价格合理。3.报销规定办公用品及设备采购报销应提供正规的发票作为报销凭证，发票上应注明采购物品的名称、数量、金额等信息。对于金额较大（超过[X]元）的办公设备采购，应提供采购合同、验收报告等相关文件作为报销凭证。办公用品及设备采购应按照公司的固定资产管理规定进行入账和管理，对于符合固定资产标准的设备应及时进行固定资产登记。（四）通讯费报销1.定义：通讯费是指员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费等费用。2.报销标准：通讯费报销按照公司规定的标准执行，具体标准由公司根据不同岗位和业务需求另行制定。3.报销凭证：通讯费报销应提供正规的发票作为报销凭证，发票上应注明通讯费用的明细和所属期间。（五）会议费报销1.定义：会议费是指公司组织召开各类会议而发生的费用，包括会议场地租赁、会议设备租赁、会议餐饮、会议资料印刷等费用。2.审批流程：会议费报销应提前填写会议费申请表，详细注明会议的时间、地点、参会人数、会议内容、预算等信息，并附上相关的会议通知、会议议程等支持文件。会议费申请表需经部门负责人审核签字，财务负责人审核签字，分管领导审批，总经理审批。3.报销规定会议场地租赁：应提供正规的租赁合同和发票作为报销凭证，发票上应注明租赁场地的时间、面积、租金等信息。会议设备租赁：应提供正规的租赁合同和发票作为报销凭证，发票上应注明租赁设备的名称、数量、租金等信息。会议餐饮：应提供正规的发票或收据作为报销凭证，发票上应注明餐饮的时间、人数、金额等信息。会议资料印刷：应提供正规的发票或收据作为报销凭证，发票上应注明印刷资料的名称、数量、金额等信息。四、报销凭证要求（一）发票要求1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票上应加盖发票专用章。2.发票内容应完整、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等信息。3.发票应与实际业务相符，不得虚开发票。（二）收据要求1.收据必须是由财政部门统一监制的正规收据，收据上应加盖收款单位财务专用章。2.收据内容应完整、准确，包括收据号码、开票日期、收款单位名称、付款单位名称、收款事由、金额等信息。3.收据应与实际业务相符，不得虚开收据。（三）其他凭证要求1.对于无法取得发票或收据的费用支出，应提供相关的证明材料，如合同、协议、文件、审批单等。证明材料应真实、合法、有效，能够证明费用支出的真实性和合理性。2.报销凭证应字迹清晰、内容完整，不得涂改、挖补。如有涂改、挖补等情况，应重新开具报销凭证。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，将填写好的费用报销单及相关报销凭证提交给财务部门。（二）差旅费报销员工出差归来后应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续，将填写好的差旅费报销单及相关报销凭证提交给财务部门。（三）其他费用报销对于其他费用报销，如业务招待费、办公用品及设备采购报销、通讯费报销、会议费报销等，应按照公司规定的时间要求办理报销手续，具体时间要求由公司另行制定。六、财务审核要点（一）凭证真实性审核1.审核报销凭证是否真实有效，发票是否由税务机关统一监制，收据是否由财政部门统一监制。2.审核发票上的印章是否清晰，是否与开票单位一致。3.审核报销凭证的内容是否完整、准确，是否与实际业务相符。（二）费用合理性审核1.审核费用是否符合公司的相关规定和标准，如差旅费、业务招待费、办公用品及设备采购报销、通讯费报销、会议费报销等的标准。2.审核费用是否具备合理的商业目的，是否与公司的经营活动相关。3.审核费用是否存在铺张浪费、不合理支出等情况。（三）审批流程合规性审核1.审核费用报销单是否经过各级审批人审批，审批流程是否符合公司规定。2.审核审批人的签字是否真实有效，审批意见是否明确。（四）报销时间合规性审核1.审核员工是否在规定的时间内办理报销手续，是否符合公司的报销时间规定。七、违规处理（一）对于违反