企业财务制度及报销制度

PAGE企业财务制度及报销制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司财务行为，加强财务管理和监督，保障公司资金安全，提高资金使用效益，确保公司各项经济活动合法、有序进行，同时明确公司报销流程及标准，保证员工合理、合规地进行费用报销，维护公司正常运营秩序。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及与公司有经济往来的相关单位和个人。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、国家有关财务税收法规以及公司实际情况制定。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务规章制度，确保公司财务活动合法合规。2.真实性原则：财务核算应当以实际发生的经济业务为依据，如实反映公司财务状况和经营成果。3.完整性原则：涵盖公司所有财务活动和报销事项，确保制度无遗漏。4.准确性原则：财务数据记录和报销计算应准确无误，避免差错。5.及时性原则：及时进行财务核算和报销处理，不得拖延，保证财务信息的时效性。6.权责对等原则：明确各部门和人员在财务活动中的权利和责任，做到责任与权力相匹配。二、财务机构与人员职责（一）财务部门职责1.负责公司财务管理制度的制定、修订和完善，并组织实施。2.进行财务核算，编制财务报表，定期向公司管理层提供财务分析报告，为公司决策提供依据。3.负责公司资金的筹集、调配和使用管理，确保资金安全和合理流动。4.负责公司各项费用的审核、报销管理，控制费用支出，降低公司运营成本。5.负责税务申报、缴纳及税务筹划工作，合理降低公司税负。6.参与公司经济合同的审核，对涉及财务条款的内容提出专业意见。7.负责公司财务档案的整理、归档和保管工作。（二）财务人员职责1.财务经理全面负责财务部门的日常管理工作，组织财务人员完成各项财务工作任务。制定财务工作计划和目标，监督计划执行情况，并及时调整和优化。审核重要财务报表和报告，为公司管理层提供财务决策支持。负责与外部金融机构、税务机关等相关部门的沟通协调工作。组织财务人员进行业务培训和学习，提高团队整体素质。2.会计人员按照国家会计准则和公司财务制度，进行账务处理，登记账簿，编制财务报表。负责审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，对不符合规定的凭证予以退回。定期核对账目，确保账账相符、账实相符，及时发现和解决财务核算中的问题。协助财务经理进行财务分析工作，提供相关财务数据支持。3.出纳人员负责公司现金收付、银行结算业务，确保资金收付安全准确。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。保管库存现金、有价证券、空白支票和有关印章等财务资料。协助会计人员进行资金核对和账务处理工作。三、财务管理制度（一）资金管理制度1.现金管理公司库存现金限额由财务部门根据实际情况核定，一般不超过三天的日常零星开支所需现金。现金收支必须严格遵守国家现金管理规定，不得坐支现金，不得以白条抵库。现金收入应及时存入银行，不得留存大量现金在公司。现金支出应按照审批后的报销凭证支付，严禁无审批支付现金。2.银行存款管理公司开设银行账户必须经公司管理层批准，不得擅自开设或变更银行账户。银行存款收付业务应严格按照银行结算制度办理，确保资金安全。每月末，出纳人员应编制银行存款余额调节表，核对银行存款账目，对未达账项及时查明原因并进行处理。加强对银行账户的监控，定期检查银行账户资金情况及交易明细，发现异常及时报告。（二）票据管理制度1.发票管理公司购买、使用发票必须严格遵守国家发票管理规定，由专人负责发票的购买、保管、开具和核销工作。发票开具应按照实际业务内容如实填写，确保发票内容真实、准确、完整，不得虚开发票。取得的发票应及时进行审核，对不符合规定的发票不得作为报销凭证。已开具的发票存根联和发票登记簿应妥善保管，保管期限按照国家规定执行。2.其他票据管理公司涉及的其他票据，如收据、支票等，应按照相关规定进行购买、领用、保管和核销。支票的签发应严格按照规定程序进行，填写支票内容应准确无误，不得签发空头支票和远期支票。票据丢失应及时采取挂失等措施，防止造成经济损失。（三）财务印章管理制度1.公司财务印章包括财务专用章、法人章、发票专用章等，由专人负责保管。2.财务印章的使用必须经过严格审批，审批流程应明确规定各级人员的审批权限。3.印章保管人员应建立印章使用登记簿，详细记录印章使用日期、用途、批准人等信息。4.严禁在空白票据上加盖财务印章，特殊情况需经公司管理层批准，并做好登记备案。（四）财务档案管理制度1.财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、税务资料、经济合同、财务文件等。2.财务档案应按照年度分类整理，装订成册，并编制档案目录。3.财务档案由专人负责保管，保管期限按照国家规定执行。其中，会计凭证、会计账簿等主要财务档案保管期限为30年，月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册应永久保管。4.查阅财务档案应经财务部门负责人批准，并办理查阅登记手续。查阅人员不得擅自涂改、拆封、抽换财务档案。5.财务档案销毁应按照规定程序进行，由财务部门会同相关部门提出销毁意见，编制销毁清册，报公司管理层批准后进行销毁，并在销毁清册上签字确认。四、报销制度（一）报销范围1.与公司经营活动相关的费用，包括但不限于办公用品费、差旅费、业务招待费、通讯费、运输费、会议费、培训费等。2.员工因工作需要发生的合理费用支出，符合公司相关规定和审批流程的，可予以报销。（二）报销凭证要求1.发票：报销必须提供合法有效的发票，发票内容应与实际业务相符，包括发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。发票应加盖发票专用章，且印章清晰可辨。2.其他凭证：除发票外，根据实际业务情况，可能还需要提供收据、行程单、火车票、飞机票、住宿发票、餐饮发票等相关凭证，作为报销的依据。凭证应真实、完整、有效，能够证明费用发生的真实性和合理性。3.报销单填写：员工应按照公司规定的报销单格式填写报销信息，包括报销日期、报销人姓名、部门、费用明细、金额、报销事由等。报销单填写应清晰、准确，不得涂改。如有错误，应重新填写报销单。（三）报销流程1.费用发生：员工在业务活动中发生费用支出后，应及时取得合法有效的报销凭证，并按照公司报销单格式填写报销信息。2.部门负责人审批：报销人将填写完整的报销单及相关凭证提交给所在部门负责人，部门负责人应根据业务实际情况对报销事项的真实性、合理性进行审核，并签署审批意见。如费用支出不符合公司规定或业务实际情况，部门负责人有权拒绝审批。3.财务审核：报销单经部门负责人审批后，提交至财务部门。财务人员对报销凭证的合法性、合规性、完整性以及报销金额的准确性进行审核。审核内容包括发票真伪、发票内容与报销事项是否相符、报销金额是否符合公司规定标准等。如发现问题，财务人员应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息。4.管理层审批：对于金额较大或特殊的报销事项，需经公司管理层审批。管理层根据公司财务状况、业务需求等因素进行综合考虑，签署审批意见。5.报销支付：经财务审核和管理层审批通过的报销申请，由财务部门按照公司资金管理制度进行支付。报销款项一般通过银行转账方式支付至报销人指定的银行账户，特殊情况需支付现金的，应严格按照现金管理规定执行。（四）报销标准1.办公用品费：根据公司实际需求，合理控制办公用品采购数量和金额。办公用品采购应通过公司指定的采购渠道进行，采购发票应注明办公用品明细。员工领用办公用品应进行登记，避免浪费。2.差旅费交通费用：根据公司业务需要和实际情况，合理确定出差乘坐交通工具的标准。一般情况下，长途出差可乘坐飞机经济舱、火车硬卧或高铁二等座等；短途出差可乘坐火车硬座、汽车等。特殊情况需乘坐飞机头等舱、火车软卧等，应提前经公司管理层批准。住宿费用：根据出差地区的经济水平和公司规定标准，确定住宿费用报销额度。一线城市及经济发达地区住宿标准可适当高一些，其他地区相应降低。住宿发票应注明住宿日期、房间数量、单价、金额等信息。餐饮补贴：按照出差自然（日历）天数计算，给予一定标准的餐饮补贴，补贴标准根据出差地区不同进行划分。餐饮补贴用于补贴员工在出差期间的餐饮支出，不再另行报销餐饮费用。如因业务需要发生的招待客户餐饮费用，应按照业务招待费规定报销。3.业务招待费：业务招待费应严格控制支出规模，遵循必要性、合理性原则。招待费用应与公司业务相关，用于招待客户、合作伙伴等。报销时应提供详细的招待事由、招待对象等信息，招待费用发票应注明招待时间、地点、消费金额等内容。业务招待费报销需经公司管理层审批，且不得超过公司规定额度。4.通讯费：根据员工工作岗位和业务需求，制定不同的通讯费报销标准。一般分为固定额度报销和实报实销两种方式。固定额度报销方式下，员工每月按照规定标准报销通讯费用；实报实销方式下，员工需提供合法有效的通讯费用发票进行报销，发票金额不得超过公司规定标准。5.运输费：因公司业务需要发生的运输费用，如货物运输、快递费等，应根据实际发生金额进行报销。报销时应提供运输发票或快递单等相关凭证，发票内容应清晰显示运输服务内容、金额等信息。6.会议费：会议费报销应提供会议通知、会议议程、参会人员名单以及会议费用发票等相关凭证。会议费用发票应注明会议名称、会议地点、会议时间、参会人数、费用明细等内容。会议费应严格按照公司预算执行，不得超支。7.培训费：员工参加与工作相关的培训，培训费用报销应提供培训通知、培训发票、培训证书等相关凭证。培训发票应注明培训课程名称、培训时间、培训费用明细等内容。培训费用报销需经公司相关部门批准，符合公司培训计划安排。五、附则（一）解释权本制