报销财务制度

PAGE报销财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司/组织的费用报销流程，确保费用支出的合理性、真实性、合法性，加强财务管理，提高资金使用效益，保障公司/组织的正常运营。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。（三）基本原则1.真实性原则：费用报销必须基于真实发生的业务，报销凭证应真实、有效，能够证明业务的实际发生情况。2.合法性原则：费用报销应符合国家法律法规及相关政策的规定，不得报销违法违规的费用。3.合理性原则：费用报销应符合公司/组织的经营活动需要，具有合理的商业目的，不得铺张浪费。4.审批原则：所有费用报销均需按照规定的审批流程进行审批，未经审批的费用不得报销。5.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、费用报销范围（一）差旅费1.定义：差旅费是指员工因公务需要出差而发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.具体范围交通费用：包括飞机票、火车票、汽车票、轮船票等交通工具的费用，以及市内交通费（如出租车费、地铁费等）。住宿费用：员工在出差期间的住宿费。餐饮费用：出差期间的误餐补助、工作餐等费用。其他费用：如行李托运费、订票费等与出差相关的费用。（二）业务招待费1.定义：业务招待费是指公司/组织为开展业务活动而发生的宴请、礼品、娱乐等费用。2.具体范围宴请费用：因业务需要宴请客户、合作伙伴等发生的餐饮费用。礼品费用：赠送客户、合作伙伴等的礼品费用。娱乐费用：如KTV、高尔夫球等娱乐活动的费用。其他费用：与业务招待相关的其他费用。（三）办公费1.定义：办公费是指公司/组织日常办公所需的费用，包括办公用品、办公设备、印刷费等。2.具体范围办公用品：如文具、纸张、文件夹、墨盒等。办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的购置、维修、保养费用。印刷费：如文件印刷、宣传资料印刷等费用。其他费用：与办公相关的其他费用，如水电费、物业费等。（四）通讯费1.定义：通讯费是指员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费等费用。2.具体范围手机话费：员工因工作需要使用手机产生的话费。固定电话费：公司/组织办公场所的固定电话费用。其他费用：与通讯相关的其他费用，如网络费等。（五）差旅费1.定义：差旅费是指员工因公务需要出差而发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.具体范围交通费用：包括飞机票、火车票、汽车票、轮船票等交通工具的费用，以及市内交通费（如出租车费、地铁费等）。住宿费用：员工在出差期间的住宿费。餐饮费用：出差期间的误餐补助、工作餐等费用。其他费用：如行李托运费、订票费等与出差相关的费用。（六）其他费用1.定义：其他费用是指除上述费用以外，因公司/组织经营活动需要发生的其他合理费用。2.具体范围：由公司/组织根据实际情况确定，如会议费、培训费、咨询费、审计费等。三、报销流程（一）费用报销申请1.员工在费用发生后，应及时填写费用报销申请表，详细注明费用发生的日期、事由、金额等信息，并附上相关的报销凭证（如发票、收据等）。2.费用报销申请表应按照公司/组织规定的格式填写，确保信息准确、完整。（二）部门负责人审批1.员工所在部门负责人对费用报销申请进行审核，确认费用的合理性、真实性，并签署审批意见。2.部门负责人应重点审核费用是否与业务相关、是否符合公司/组织规定的标准等。（三）财务审核1.财务部门对费用报销申请进行财务审核，主要审核报销凭证的真实性、合法性、完整性，以及费用的计算是否正确、是否符合公司/组织的财务制度等。2.财务审核人员应仔细核对报销凭证的内容，如发票的真伪、开票日期、金额、印章等，确保报销凭证真实有效。（四）审批人审批1.根据公司/组织的审批权限，费用报销申请需提交给相应的审批人进行审批。2.审批人应在规定的时间内对费用报销申请进行审批，并签署审批意见。（五）报销支付1.经审批通过的费用报销申请，财务部门按照公司/组织的财务制度进行报销支付。2.报销支付方式可以选择现金支付、银行转账等方式，具体方式由公司/组织根据实际情况确定。四、报销标准（一）差旅费报销标准1.交通费用飞机票：根据公司/组织的规定，按照不同的职级和出差目的地确定乘坐飞机的舱位等级和报销标准。火车票：根据出差的实际需要，按照相应的票价进行报销。汽车票、轮船票：按照实际发生的票价进行报销。市内交通费：根据出差的天数和目的地，按照一定的标准给予市内交通费补贴。2.住宿费用根据公司/组织的规定，按照不同的职级和出差目的地确定住宿费用的报销标准。住宿费用应提供正规的发票，发票上应注明住宿日期、住宿人数、住宿金额等信息。3.餐饮费用出差期间的误餐补助按照公司/组织规定的标准给予报销。工作餐费用应提供正规的发票，发票上应注明用餐日期、用餐人数、用餐金额等信息。（二）业务招待费报销标准1.业务招待费应严格控制，根据公司/组织的规定，按照不同的业务性质和招待对象确定业务招待费的报销标准。2.业务招待费报销应提供正规的发票，发票上应注明招待日期、招待对象、招待金额等信息。3.业务招待费的报销应经过严格的审批流程，确保费用支出的合理性和必要性。（三）办公费报销标准1.办公用品应按照公司/组织的采购标准进行采购，报销时应提供正规的发票，发票上应注明办公用品的名称、数量、金额等信息。2.办公设备的购置、维修、保养费用应按照公司/组织的相关规定进行报销，报销时应提供正规的发票和相关的维修记录等凭证。3.印刷费应按照公司/组织的印刷标准进行印刷，报销时应提供正规的发票，发票上应注明印刷内容、印刷数量、印刷金额等信息。（四）通讯费报销标准1.手机话费报销应按照公司/组织的规定，根据员工的职级和工作需要确定报销标准。2.固定电话费报销应提供正规的发票，发票上应注明电话使用日期、使用金额等信息。3.通讯费报销应按照公司/组织的审批流程进行审批，确保费用支出的合理性和必要性。（五）其他费用报销标准1.其他费用应根据公司/组织的实际情况和相关规定确定报销标准。2.其他费用报销应提供正规的发票和相关的凭证，确保费用支出的真实性、合法性和合理性。五、报销凭证要求（一）发票1.所有费用报销必须提供正规的发票，发票应符合国家法律法规的规定，具有税务机关统一监制的发票专用章。2.发票上应注明购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息，以及销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。3.发票上应注明商品或服务的名称、规格型号、数量、单价、金额等信息，以及开票日期、发票号码等信息。（二）收据1.部分费用报销可以使用收据，但收据必须是由财政部门监制的正规收据，具有财政部门统一监制章。2.收据上应注明收款单位名称、地址、电话、开户行及账号等信息，以及付款单位名称、地址、电话、开户行及账号等信息。3.收据上应注明收款日期、收据号码、收款金额等信息，以及收款事由等信息。（三）其他凭证1.除发票和收据外，其他费用报销还可能需要提供其他凭证，如合同、协议、审批文件、验收报告等。2.其他凭证应真实、有效，能够证明费用的发生情况和合理性。六、报销时间规定（一）日常费用报销1.员工应在费用发生后[X]个工作日内填写费用报销申请表，并提交相关的报销凭证。2.财务部门应在收到费用报销申请后的[X]个工作日内完成审核，并提交审批人审批。3.审批人应在收到费用报销申请后的[X]个工作日内完成审批。4.经审批通过的费用报销申请，财务部门应在[X]个工作日内完成报销支付。（二）差旅费报销1.员工应在出差返回后[X]个工作日内填写差旅费报销申请表，并提交相关的报销凭证。2.财务部门应在收到差旅费报销申请后的[X]个工作日内完成审核，并提交审批人审批。3.审批人应在收到差旅费报销申请后的[X]个工作日内完成审批。4.经审批通过的差旅费报销申请，财务部门应在[X]个工作日内完成报销支付。七、违规处理（一）虚假报销1.员工如有虚假报销行为，一经发现，公司/组织将追回已报销的费用，并视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降职、撤职、开除等。2.如虚假报销行为给公司/组织造成经济损失的，员工应承担相应的赔偿责任。3.如虚假报销行为涉及违法犯罪的，公司/组织将依法移送司法机关处理。（二）逾期报销1.员工未在规定的时间内办理报销手续的，如无特殊原因，公司/组织将不再受理其报销申请。2.如因特殊原因需要逾期报销的，员工应提前向财务部门说明情况，并经财务部门同意后方可办理报销手续。（三）其他违规行为1.员工如有其他违反本制度的行为，