小学卫生档案管理制度

PAGE小学卫生档案管理制度一、总则（一）目的为加强小学卫生档案管理，规范卫生档案的建立、整理、保管和利用，提高学校卫生工作水平，保障师生身体健康，依据国家相关法律法规和教育行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体师生及与学校卫生工作相关的各类活动和事项。（三）基本原则1.真实性原则：卫生档案应如实反映学校卫生工作的实际情况，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集与学校卫生工作有关的各类资料，保证档案内容的完整性，避免遗漏重要信息。3.规范性原则：按照统一的标准和规范对卫生档案进行整理、分类、编号和存储，确保档案管理工作的规范化和标准化。4.保密性原则：对涉及师生个人隐私和学校敏感信息的卫生档案，严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）学校卫生工作领导小组1.负责制定和修订学校卫生档案管理制度，监督制度的执行情况。2.指导和协调学校卫生档案的管理工作，解决档案管理过程中出现的重大问题。3.定期对学校卫生档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理工作的质量和效果。（二）学校医务室1.负责收集、整理、归档学校卫生工作的各类原始资料，包括学生健康体检报告、预防接种记录、传染病防控资料、环境卫生监测报告等。2.对收集到的资料进行分类、编号、登记，并建立相应的电子和纸质档案。3.负责档案的日常保管和维护，确保档案的安全和完整。4.根据学校卫生工作的需要，及时提供档案资料的查阅和利用服务。（三）各班级班主任1.协助学校医务室做好班级学生卫生档案的收集工作，如学生因病缺勤记录、个人卫生习惯等信息。2.督促学生及时提交个人健康信息，确保班级卫生档案信息的准确和完整。3.配合学校医务室开展学生健康管理工作，根据档案信息关注学生健康状况，及时反馈学生健康问题。（四）其他相关部门和人员1.学校各部门应积极配合医务室做好卫生档案管理工作，按照职责分工提供相关资料和信息。2.学校教职工应自觉遵守档案管理制度，妥善保管和使用涉及学生卫生档案的相关资料，不得擅自涂改、销毁或泄露档案信息。三、档案内容及分类（一）学生健康档案1.学生基本信息：包括姓名、性别、出生日期、班级、家庭住址、联系方式等。2.健康体检记录：每年定期对学生进行健康体检，记录学生的身高、体重、视力、听力、口腔、心肺等各项身体指标检查结果。3.预防接种记录：详细记录学生的疫苗接种情况，包括疫苗名称、接种时间、接种机构等。4.因病缺勤记录：记录学生因病缺勤的日期、原因及病情诊断等信息，以便及时跟踪学生健康状况。5.个人卫生习惯记录：如学生的洗手习惯、刷牙情况、用眼卫生等，有助于了解学生的个人卫生状况，开展针对性的健康教育。（二）学校环境卫生档案1.校园环境卫生监测报告：定期对校园空气、水质、噪声、采光、照明等环境卫生指标进行监测，记录监测结果和分析报告。2.教室卫生检查记录：每周对教室的卫生状况进行检查，包括地面、桌面、门窗、黑板、灯具等清洁情况，以及教室通风换气情况等。3.食堂卫生档案：包括食堂卫生许可证、从业人员健康证、食品采购索证索票记录、食品加工过程卫生记录、餐具消毒记录、食堂环境卫生检查记录等。4.饮用水卫生档案：记录学校饮用水水源情况、水质检测报告、饮水机清洁消毒记录等，确保师生饮用水安全。（三）学校传染病防控档案1.传染病防控工作方案和应急预案：明确学校传染病防控工作的组织架构、职责分工、防控措施和应急处置流程。2.传染病疫情报告记录：详细记录学校传染病疫情的发现、报告、处置过程，包括疫情发生时间、地点、发病人数、症状、诊断情况、采取的防控措施等。3.传染病防控宣传教育资料：如传染病防治知识讲座记录、宣传海报、宣传手册等，反映学校开展传染病防控宣传教育工作的情况。4.因病缺勤病因追踪记录：对因病缺勤学生进行病因追踪，记录追踪结果和采取的措施，防止传染病在校园内传播。（四）学校健康教育档案1.健康教育工作计划和总结：明确学校健康教育工作的目标、内容、实施方法和效果评估等。2.健康教育课程教案：收集各年级健康教育课程的教案，包括教学目标、教学内容、教学方法、教学过程等。3.健康教育活动记录：如健康知识竞赛、主题班会、健康讲座、心理咨询活动等，记录活动的时间、地点、参与人员、活动内容和效果等。4.学生健康行为养成记录：通过观察、问卷调查等方式记录学生在健康行为养成方面的表现，如合理饮食、适量运动、良好作息等。四、档案建立与收集（一）资料来源1.学校医务室组织的各类卫生检查、监测、体检等活动所产生的原始记录。2.各班级班主任收集的学生个人卫生信息和因病缺勤情况报告。3.学校各部门提供的与卫生工作相关的文件、通知、报告等资料。4.师生提交的个人健康信息和其他与卫生工作有关的资料。（二）建立流程1.资料收集：相关责任人按照职责分工，定期收集各类卫生档案资料，确保资料的及时、准确和完整。2.资料整理：对收集到的资料进行分类、筛选、核对，去除重复、无效的信息，对不完整的资料进行补充和完善。3.资料录入：将整理好的资料录入电子档案系统，建立电子档案数据库，同时打印纸质档案，进行编号和装订。4.档案归档：将纸质档案按照分类标准进行归档存放，建立档案索引，便于查找和利用。（三）收集要求1.收集的资料应真实、准确、完整，不得弄虚作假或隐瞒重要信息。2.资料收集应及时，不得拖延积压，确保档案信息的时效性。3.对于涉及师生个人隐私的资料，应严格保密，按照规定的程序和范围进行收集和使用。五、档案整理与归档（一）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.按照档案的类别、时间顺序、重要程度等进行分类整理，便于管理和查阅。3.确保档案的整齐、规范，便于长期保存和利用。（二）分类方法1.按照档案内容的类别分为学生健康档案、学校环境卫生档案、学校传染病防控档案、学校健康教育档案等四大类。2.在每大类档案下，再根据具体内容进行细分，如学生健康档案可细分为基本信息、健康体检记录、预防接种记录等小类。（三）编号规则1.为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式，例如：2023XJ001，其中“2023”表示年份，“XJ”表示学生健康档案类别代码，“001”表示该类别档案的流水号。2.类别代码按照档案分类标准进行设定，确保编号的唯一性和系统性。（四）归档要求1.档案应按照分类顺序依次排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、起止日期等信息。2.每个档案盒内应有档案目录，目录应详细列出盒内档案的编号、名称、日期等信息，便于查找。3.档案应存放在专门的档案柜中，保持通风、干燥、防潮，防止档案损坏和丢失。六、档案保管与维护（一）保管期限1.学生健康档案、学校环境卫生档案、学校传染病防控档案、学校健康教育档案等永久性保存。2.涉及学校卫生工作的临时性文件和资料，根据实际需要确定保管期限，一般不少于[X]年。（二）保管措施1.设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案保管室应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.定期对档案进行清查和盘点，核对档案数量、内容和保管情况，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。（三）维护要求1.对纸质档案应定期进行检查，发现纸张破损、字迹褪色等情况，应及时进行修复或复制。2.对电子档案应定期进行杀毒和维护，确保数据的安全性和完整性。3.档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自将档案带出档案保管室，不得在档案上涂改、标记、污损或撕毁。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.学校卫生工作领导小组成员、学校医务室工作人员、各班级班主任等因工作需要可查阅相关卫生档案。2.其他人员如需查阅卫生档案，须经学校卫生工作领导小组批准，并填写查阅申请表，注明查阅目的、内容和期限等。（二）查阅流程1.查阅人员填写查阅申请表，提交给学校医务室。2.学校医务室对查阅申请表进行审核，报学校卫生工作领导小组批准。3.经批准后，学校医务室安排专人陪同查阅人员查阅档案，并做好查阅记录。4.查阅人员应在规定的时间和范围内查阅档案，不得擅自摘抄、复制、拍照或传播档案内容。如需摘抄、复制档案，须经学校医务室同意，并注明出处。（三）利用规定1.卫生档案仅供学校内部使用，未经学校卫生工作领导小组批准，不得对外提供或泄露档案信息。2.利用卫生档案开展教学、科研、管理等工作时，应遵循档案管理的相关规定，确保档案的安全和保密。3.对涉及师生个人隐私的档案信息，应严格保密，不得用于与学校卫生工作无关的目的。八、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满，且无继续保存价值的。2.档案内容涉及国家机密、商业秘密或个人隐私，且已失去保密意义的。3.档案因自然灾害、意外事故等原因造成严重损坏，无法修复的。（二）销毁程序1.由学校医务室提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.学校卫生