卫生档案管理制度

PAGE卫生档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织卫生档案管理，规范卫生档案的收集、整理、归档、保管和利用，确保卫生档案的完整性、准确性和安全性，为公司/组织的卫生管理决策提供科学依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门、各岗位涉及卫生管理工作形成的各类档案资料的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：卫生档案由公司/组织指定的部门或专人进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映卫生管理工作的实际情况，数据准确可靠。3.分类科学原则：按照卫生管理工作的不同类别和性质，对档案进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、卫生档案的分类与编号（一）分类1.环境卫生档案：包括公司/组织办公区域、生产区域、生活区域等环境卫生状况记录，如清洁消毒记录、卫生检查记录、环境监测报告等。2.食品卫生档案：涵盖食品采购、储存、加工、销售等环节的卫生管理资料，如食品经营许可证、从业人员健康证明、食品检验报告、食品留样记录等。3.饮用水卫生档案：涉及饮用水水源、水质检测、供水设施维护等方面的档案，如饮用水卫生许可证、水质检测报告、供水设施清洗消毒记录等。4.职业卫生档案：针对员工职业健康管理形成的档案，包括职业健康监护档案、职业病危害因素检测与评价报告、职业卫生培训记录等。5.医疗废弃物管理档案：有关医疗废弃物的分类收集、暂存、转运、处置等过程的记录，如医疗废弃物转移联单、处置合同、消毒记录等。（二）编号卫生档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式。年份为档案形成年份的后两位数字；类别代码按照上述分类分别用一位大写字母表示，如“E”代表环境卫生档案、“F”代表食品卫生档案、“W”代表饮用水卫生档案、“O”代表职业卫生档案、“M”代表医疗废弃物管理档案；流水号为该类别档案的顺序编号，从001开始依次编排。例如，2023年形成的第5份环境卫生档案编号为“23E005”。三、卫生档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门、各岗位应明确专人负责卫生档案资料的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.收集的档案资料应真实、有效，原始凭证、记录等应保持字迹清晰、内容完整，不得擅自涂改、伪造。3.对于外来文件、资料，如政府部门的检查通知、卫生监督意见书等，应及时收集并交至档案管理部门。（二）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。2.每份档案资料应编制目录，目录内容包括档案编号、名称、日期、来源等信息，以便于查找和核对。3.对于纸张大小不一致、破损或字迹模糊的档案资料，应进行统一处理，如裁剪、修补、复印等，确保档案资料的整齐和可读性。四、卫生档案的归档与保管（一）归档1.在档案资料整理完毕后，应及时进行归档。归档时，应将档案资料按照编号顺序装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年份、起止编号等信息。2.档案管理部门应建立档案归档台账，详细记录档案的归档日期、编号、名称、数量等信息，以便于查询和统计。（二）保管1.设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放于档案架上，排列整齐有序，便于查找和取用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。如档案有损坏、丢失等情况，应查明原因并采取相应的补救措施。4.电子档案应进行备份存储，备份介质应妥善保管，防止数据丢失。同时，应定期对电子档案进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。五、卫生档案的借阅与利用（一）借阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要借阅卫生档案的，应填写《卫生档案借阅申请表》，注明借阅目的（如查阅某项卫生管理工作的历史记录、为某项决策提供参考依据等）、借阅档案的名称和编号、预计归还日期等信息。2.一般员工借阅档案需经所在部门负责人审批；部门负责人借阅档案需经分管领导审批；涉及重要机密或敏感信息的档案借阅，需经公司/组织主要领导审批。（二）借阅登记1.档案管理部门在收到《卫生档案借阅申请表》后，应进行审核。审核通过后，办理借阅登记手续，记录借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期、档案名称和编号等信息。2.借阅人应在登记的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。（三）利用规定1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、涂改、损坏、丢失档案。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并在规定的范围内进行。2.档案利用完毕后，借阅人应及时将档案归还档案管理部门。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人的责任。3.公司/组织外部单位或个人因工作需要查阅卫生档案的，应按照国家有关法律法规和公司/组织相关规定办理手续，经公司/组织主要领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。查阅人不得擅自复制、拍照、录像档案内容，如需复制，应按照规定办理相关手续。六、卫生档案的销毁（一）销毁条件1.卫生档案已超过保管期限，且确无继续保存价值的。2.档案内容涉及的卫生管理事项已结束，且相关工作已不再需要参考该档案的。3.档案因自然灾害、事故等原因造成严重损坏，无法修复且无利用价值的。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对卫生档案进行清查，提出销毁档案的清单，清单内容包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。2.销毁清单经公司/组织分管领导审核后，报主要领导批准。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁日期、档案名称和编号、销毁方式、执行人等信息。记录应保存备查。七、卫生档案管理部门及人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善卫生档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织的卫生档案，负责档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等工作。3.定期对卫生档案进行清查和统计，掌握档案的数量、种类、保管状况等信息，及时发现和解决档案管理中存在的问题。4.指导和监督各部门、各岗位的卫生档案收集和整理工作，提高档案管理水平。5.负责向公司/组织内部人员提供卫生档案的查阅和利用服务，为公司/组织的卫生管理决策提供支持。（二）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度，确保档案管理工作的规范、有序进行。2.负责档案资料的日常收集、整理、归档和保管工作，保证档案资料的完整、准确和安全。3.做好档案借阅登记和利用服务工作记录，及时跟踪档案的借阅和归还情况，对逾期未归还的档案进行