卫生院档案三合一制度

PAGE卫生院档案三合一制度一、总则（一）目的为加强卫生院档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，提高档案利用效率，依据国家有关法律法规和行业标准，结合卫生院实际情况，制定本“三合一”制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院各科室在医疗、预防、保健、教学、科研、行政管理等工作中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则卫生院档案实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.完整性原则全面收集卫生院在各项工作中形成的档案，保证档案内容的完整，不得遗漏重要文件和资料。3.准确性原则档案内容应真实、准确、可靠，如实反映卫生院的工作实际情况，严禁虚假信息进入档案。4.安全性原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生，保障档案信息的安全存储和有效利用。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定卫生院档案管理制度和工作流程。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案日常管理工作，确保档案的齐全完整和规范有序。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，如案卷目录、全宗指南、分类目录、专题目录等，方便档案的查找和利用。4.负责档案的安全保管，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全。5.按照规定的期限和范围，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。6.积极开展档案利用工作，为卫生院各项工作提供档案信息服务，如查阅、借阅、出具证明等。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全院职工的档案意识和档案管理水平。8.负责与上级档案管理部门的联系与沟通，及时报送档案工作情况和统计报表。（二）各科室兼职档案员职责1.负责本科室档案的收集、整理和初步分类工作，确保本科室档案的齐全完整。2.按照档案管理要求，定期将本科室整理好的档案移交综合档案室，并办理交接手续。3.协助综合档案室开展档案利用工作，提供本科室相关档案的查阅线索和利用需求。4.学习和掌握档案管理知识和技能，积极参加档案业务培训，提高本科室档案管理水平。（三）卫生院领导职责1.加强对档案工作的领导，将档案工作纳入卫生院整体工作计划，保障档案工作所需的人员、经费和设备。2.定期听取档案工作汇报，研究解决档案工作中的重大问题，推动档案工作与卫生院各项工作协调发展。3.督促各科室认真执行档案管理制度，确保档案工作任务的落实。三、档案收集（一）收集范围1.党群工作类包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类包括卫生院行政事务管理、人事管理、财务管理、后勤管理、设备管理、信息管理等方面形成的文件材料。3.医疗业务类包括医疗质量管理、医疗技术管理、护理管理、药剂管理、医技管理、病历档案、医疗统计等方面形成的文件材料。4.教学科研类包括教学计划、教学大纲、教案、学生实习材料、科研项目申报、研究成果、学术论文等方面形成的文件材料。5.其他类包括各类合同协议（如医疗合作协议、设备采购合同、房屋租赁合同等）、荣誉证书、重要会议记录、重大活动资料等。（二）收集要求及时间节点1.各科室兼职档案员应及时收集本科室在工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.对于重要文件和紧急文件，应随时收集整理，并及时移交综合档案室。3.每年上半年，各科室兼职档案员应将上一年度整理好的档案移交综合档案室；对于跨年度的文件材料，应在文件办结后及时移交。（三）收集方法1.定期收集各科室兼职档案员按照规定的时间节点，定期对本科室的文件材料进行收集整理。2.随时收集对于在日常工作中产生的重要文件和紧急文件，兼职档案员应随时收集，确保文件不丢失、不遗漏。3.跟踪收集对于一些重要工作或项目，兼职档案员应跟踪其全过程，及时收集相关文件材料，保证项目档案的完整性。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.按照国家档案局制定的《归档文件整理规则》，结合卫生院实际情况，采用年度保管期限机构（问题）分类法进行档案分类。2.年度：以文件形成的自然年度为依据进行分类。3.保管期限：根据文件的重要程度和保存价值，将档案保管期限划分为永久、定期（30年、10年）。4.机构（问题）：按照卫生院内部机构设置或业务性质，将档案分为党群工作类、行政管理类、医疗业务类、教学科研类等类别。（三）整理步骤1.装订对归档文件进行装订，去除文件上的金属物，如订书钉、大头针等，采用线装或不锈钢夹等方式进行装订，确保文件整齐牢固。2.分类按照分类标准，对装订后的文件进行分类，同一类别的文件集中在一起。3.编号为每份文件编制唯一的档号，档号由全宗号、年度、保管期限、机构（问题）代码、件号组成。全宗号暂定为[具体全宗号]；年度为文件形成的年份，如“2023”；保管期限用“永久”“30年”“10年”表示；机构（问题）代码按照分类方案中的代码填写；件号为每份文件在该类别中的顺序号。4.编目编制归档文件目录，目录内容包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。档号按照上述规定填写；文号填写文件的发文字号；责任者填写文件的制发单位或个人；题名填写文件的标题，如无标题应根据文件内容拟写标题；日期填写文件的形成日期；页数填写每份文件的实际页数；备注填写需要说明的事项。5.装盒将编目后的文件按照类别和保管期限分别装入档案盒，并在档案盒封面和脊背填写相关信息，如全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等。五、档案保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、防火设备（如灭火器、消防栓等）、防潮设备（如除湿机等）、防虫设备（如防虫药等）、防盗设备（如监控摄像头、门禁系统等）、温湿度测量设备等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案上架1.档案应按照分类和编号顺序上架存放，便于查找和利用。2.同一类别的档案应集中存放在一个档案柜或密集架内，不同保管期限的档案应分开存放。（四）档案保管期限划分1.永久保管的档案凡是反映卫生院主要职能活动和基本历史面貌的，对卫生院工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。主要包括：卫生院制定的重要规章制度、规范性文件。卫生院的历史沿革、大事记、组织沿革等。卫生院重要会议记录、决议、决定等。卫生院与上级主管部门、其他单位签订的重要合同协议。卫生院获得的重要荣誉证书、奖状等。卫生院职工的重要人事档案材料。卫生院重大医疗事故、医疗纠纷处理材料。其他具有重要保存价值的档案。2.定期保管的档案凡是在一定时期内对卫生院工作有查考利用价值的档案，可列为定期保管。定期保管期限分为30年和10年。保管期限为30年的档案主要包括：卫生院一般性的规章制度、文件。卫生院年度工作计划、总结。卫生院各科室的业务报表、统计资料。卫生院开展的一般性医疗业务活动记录。卫生院教学、科研项目的一般性材料。其他在30年内有查考利用价值的档案。保管期限为10年的档案主要包括：卫生院临时性工作形成的文件材料。卫生院一般性的会议记录、简报。卫生院短期开展的医疗业务活动记录。卫生院教学、科研项目的阶段性材料。其他在10年内有查考利用价值的档案。（五）档案鉴定与销毁1.档案鉴定综合档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由分管档案工作的领导、综合档案室人员及相关业务科室人员组成。鉴定小组根据档案的保存价值和现实利用情况，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。2.档案销毁经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，报卫生院领导审批后，由综合档案室会同相关部门进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。档案销毁清册应永久保存。六、档案利用（一）利用范围1.本院职工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅本院档案，须经卫生院领导批准，并办理相关手续。3.涉及司法案件等特殊情况，需查阅、借阅档案的，按照国家有关法律法规办理。（二）利用方式1.查阅本院职工可直接到综合档案室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.借阅本院职工因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在科室负责人和综合档案室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[具体借阅期限]，借阅人应按时归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。3.出具证明外单位或个人因工作需要要求出具档案证明的，综合档案室应根据档案内容如实出具，并加盖档案证明专用章。（三）利用手续1.查阅手续查阅人持有效证件到综合档案室，填写查阅登记表，经综合档案室工作人员审核后，提供相应档案供查阅。查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室，不得在档案上涂改、标记、污损等。2.借阅手续借阅人填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，经所在科室负责人和综合档案室负责人签字批准后，到综合档案室办理借阅手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人