卫生计生外事工作制度

PAGE卫生计生外事工作制度一、总则（一）目的为加强本单位卫生计生外事工作的规范化管理，促进国际交流与合作，提高卫生计生领域的国际影响力，保障外事工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位与国外政府、国际组织、境外机构及企业等在卫生计生领域开展的各类外事活动，包括但不限于学术交流、合作项目、人员培训、技术引进与输出等。（三）基本原则1.合法性原则：外事工作必须遵守国家法律法规，维护国家主权、安全和利益。2.对等原则：在对外交往中，遵循平等互利、对等的原则，确保双方权利义务平衡。3.效益原则：注重外事活动的实际效果，提高资源利用效率，实现合作共赢。4.保密原则：严格遵守国家保密规定，确保外事活动中的敏感信息不泄露。二、外事审批与备案（一）审批流程1.项目申请：各部门或个人开展外事活动前，需填写《卫生计生外事项目申请表》，详细说明活动的目的、内容、时间、地点、参与人员、经费预算等信息，并提交相关证明材料。2.部门初审：申请表提交至本单位外事工作管理部门后，由该部门进行初步审核，重点审查活动的必要性、合规性、可行性以及经费预算的合理性等。3.领导审批：初审通过的申请表提交至单位主管领导进行审批。主管领导根据外事工作的整体规划和实际情况，做出是否批准的决定。4.上级备案：对于涉及重要外事活动或与敏感地区、敏感领域相关的项目，在单位领导批准后，需按照规定向上级主管部门备案。（二）备案要求1.备案材料：备案时需提交《卫生计生外事项目备案表》、项目申请表、活动方案、合作协议（如有）等相关材料。2.备案时间：备案应在活动实施前[X]个工作日内完成，确保上级主管部门有足够时间进行审核。3.备案变更：如外事项目在实施过程中发生重大变更，如活动时间、地点、参与人员、活动内容等，需及时向上级主管部门提交变更备案申请，并说明变更原因及对项目的影响。三、外事活动组织与实施（一）活动策划1.明确目标：根据外事工作的总体要求和实际需求，确定外事活动的目标，如促进学术交流、推动合作项目落地、提升人员素质等。2.制定方案：围绕活动目标，制定详细的活动方案，包括活动主题、内容安排、日程计划、参与人员名单、宣传推广方案、安全保障措施等。3.风险评估：对活动可能面临的风险进行评估，如政治风险、安全风险、法律风险、文化差异风险等，并制定相应的应对措施。（二）活动执行1.人员安排：根据活动方案，明确各环节的责任人，确保活动组织有序。参与外事活动的人员应具备相应的专业知识、语言能力和外事礼仪素养。2.沟通协调：加强与外方机构、人员的沟通协调，及时解决活动中出现的问题。同时，保持与国内相关部门、单位的联系，确保信息畅通。3.活动记录：安排专人负责外事活动的记录工作，包括文字记录、图片、视频等，为后续总结评估提供依据。（三）活动总结1.经验教训总结：外事活动结束后，及时对活动进行总结，分析活动的成效与不足，总结经验教训。2.成果汇报：向单位领导和相关部门汇报活动成果，包括学术交流成果、合作项目进展、人员培训效果等。3.资料归档：将活动过程中形成的各类资料进行整理归档，包括申请表、备案表、活动方案、活动记录、总结报告、合作协议等，以便日后查阅和参考。四、外事经费管理（一）预算编制1.经费预算原则：外事经费预算应遵循“勤俭节约、合理安排、专款专用”的原则，确保经费使用的合理性和效益性。2.预算内容：外事经费预算主要包括国际旅费、住宿费、餐饮费、会议费、培训费用、资料费、翻译费、礼品费等。预算编制应详细列出各项费用的具体金额和计算依据。3.预算审批：外事经费预算需经单位财务部门审核后，提交单位主管领导审批。审批通过后的预算作为经费使用的依据。（二）经费使用1.报销规定：严格按照国家财务制度和本单位的报销规定进行经费报销。报销时需提供真实、合法、有效的票据，并填写详细的报销申请表。2.经费控制：建立外事经费使用台账，对经费支出进行实时监控，确保经费使用不超预算。如因特殊情况需要调整预算，需按照规定程序进行审批。3.经费审计：定期对外事经费使用情况进行审计，确保经费使用合规、透明。审计结果作为考核外事工作绩效的重要依据。五、外事人员管理（一）人员选派1.选派标准：根据外事活动的需求，选派政治素质高、业务能力强、外语水平好、具备良好沟通协调能力和团队合作精神的人员参与外事活动。2.选派程序：各部门根据工作需要推荐人选，经外事工作管理部门审核后，报单位主管领导批准。选派人员应与单位签订《外事活动承诺书》，明确其在外事活动中的职责和义务。（二）培训与考核1.外事培训：定期组织外事人员参加外事业务培训，包括外事政策法规、外事礼仪、外语能力、跨文化交流等方面的培训，提高外事人员的综合素质。2.考核评价：建立外事人员考核评价机制，对外事人员的工作表现、业务能力、外语水平等进行定期考核评价。考核结果作为外事人员奖惩、晋升、续派的重要依据。（三）外事纪律1.遵守法规：外事人员必须严格遵守国家法律法规和外事纪律，不得从事任何损害国家利益和单位形象的行为。2.保守机密：外事人员应严格保守外事活动中的国家机密和商业秘密，不得泄露给无关人员。3.廉洁自律：外事人员在外事活动中应廉洁自律，不得接受外方的贿赂和不正当利益。六、外事安全管理（一）安全制度1.安全责任：建立外事安全工作责任制，明确单位各部门在外事安全工作中的职责，确保外事活动安全有序进行。2.安全预案：针对不同类型的外事活动，制定相应的安全预案，包括突发事件应急处置预案、安全保卫方案、食品安全保障方案等。3.安全培训：定期组织外事人员参加安全培训，提高其安全意识和应急处置能力。（二）安全措施1.人员安全：加强对外事人员的安全管理，确保其人身安全。在境外开展外事活动时，为外事人员购买必要的保险，并提供安全指导和保障。2.信息安全：加强外事活动中的信息安全管理，采取加密、备份等措施，防止信息泄露和丢失。3.场所安全：对外事活动场所进行安全检查，确保场所设施安全可靠。在境外举办活动时，提前了解当地安全形势，采取必要的安全防范措施。（三）应急处置1.应急响应：一旦发生外事安全突发事件，应立即启动应急预案，迅速采取应急处置措施，确保人员生命安全和减少财产损失。2.信息报告：及时向上级主管部门和相关部门报告事件情况，不得隐瞒、谎报。同时，做好事件后续处理工作，配合有关部门进行调查和处理。七、外事档案管理（一）档案分类1.审批备案档案：包括外事项目申请表、备案表、审批文件等。2.活动组织档案：包括活动方案、日程安排、参与人员名单、活动记录等。3.经费管理档案：包括经费预算、报销凭证、审计报告等。4.人员管理档案：包括人员选派文件、培训记录、考核评价结果等。5.安全管理档案：包括安全预案、安全检查记录、应急处置报告等。（二）档案归档1.及时归档：外事活动结束后，相关部门应及时将各类档案资料整理归档，确保档案资料的完整性和准确性。2.规范整理：档案资料应按照分类标准进行规范整理，编制目录索引，便于查阅和管理。3.电子档案：建立外事档案电子管理系统，将纸质档案进行数字化扫描，实现电子档案与纸质档案同步管理，提高档案查阅效率。（三）档案查阅1.查阅权限：严格限定档案查阅权限，未经批准，任何人不得查阅外事档案。确因工作需要查阅档案的，需填写《外事档案查阅申请表》，经单位外事工作管理部门负责人批准后方可查阅。2.查阅登记：建立档案查阅登记制度，详细记录查阅时间、查阅