乡镇卫生院物资采购制度

PAGE乡镇卫生院物资采购制度一、总则1.目的为加强乡镇卫生院物资采购管理，规范采购行为，确保物资质量，提高资金使用效益，保障卫生院各项工作的正常开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于乡镇卫生院所有物资的采购活动，包括医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，依法进行采购活动。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良的物资，确保满足医疗服务需求。公开公正公平原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和社会监督，确保公平竞争。效益原则：在保证物资质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责1.采购领导小组组成：由卫生院领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。职责：研究制定物资采购政策和管理制度。审议采购计划和采购预算。对重大采购项目进行决策。监督采购活动的执行情况。2.采购工作小组组成：由财务科、设备科、药剂科、总务科等相关部门人员组成，设组长一名，负责采购工作的组织协调。职责：负责编制采购计划和采购预算。组织实施采购活动，包括发布采购信息、组织招标、谈判、询价等。对供应商进行资质审核和评价。签订采购合同，并跟踪合同执行情况。整理采购文件和资料，归档保存。3.各部门职责财务科：负责审核采购预算，确保资金合理安排。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付。负责采购项目的财务核算和审计。设备科：负责医疗设备的需求调研和技术参数制定。参与医疗设备采购的招标、谈判等工作，负责设备的验收和售后服务跟踪。药剂科：负责药品和医用耗材的需求统计和采购计划编制。参与药品和医用耗材采购的招标、谈判等工作，负责药品和耗材的验收和质量管控。总务科：负责办公用品、后勤物资等的需求统计和采购计划编制。参与办公用品和后勤物资采购的招标谈判等工作，负责物资的验收和管理。三、采购计划与预算管理1.采购计划编制各部门应根据实际工作需要，定期编制物资采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。采购计划应经部门负责人审核后，报采购工作小组汇总。采购工作小组根据各部门采购计划，结合卫生院库存情况和资金状况，编制年度采购计划。2.采购预算编制财务科应根据年度采购计划，结合市场价格行情和卫生院财务状况，编制采购预算。采购预算应明确各项采购项目的资金额度。采购预算应经采购领导小组审议通过后，报上级主管部门审批。3.计划与预算调整因工作需要确需调整采购计划和预算的，应按规定程序办理审批手续。调整后的采购计划和预算应及时报相关部门备案。四、采购方式与程序1.采购方式公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的物资采购项目。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的物资采购项目。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的物资采购项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的物资采购项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的物资采购项目；不能事先计算出价格总额的物资采购项目。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的物资采购项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的物资采购项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资采购项目。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目。2.采购程序公开招标程序采购工作小组发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格预审，确定合格供应商名单。向合格供应商发售招标文件，组织开标、评标、定标。发布中标公告，与中标供应商签订采购合同。邀请招标程序采购工作小组向符合条件的供应商发出投标邀请书。对受邀供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。向合格供应商发售招标文件，组织开标、评标、定标。发布中标公告，与中标供应商签订采购合同。竞争性谈判程序采购工作小组确定谈判供应商名单，并向其发出谈判文件。组织谈判，供应商进行报价和谈判。采购工作小组根据谈判情况，确定成交供应商。与成交供应商签订采购合同。单一来源采购程序采购工作小组提出单一来源采购申请，说明理由。采购领导小组审议批准单一来源采购申请。与单一供应商进行谈判，签订采购合同。询价程序采购工作小组向不少于三家的供应商发出询价通知书。供应商报价，采购工作小组对报价进行比较，确定成交供应商。与成交供应商签订采购合同。五、供应商管理1.供应商选择采购工作小组应建立供应商选择标准，对供应商资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评价。优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。2.供应商准入新供应商应向采购工作小组提交营业执照、生产许可证、产品注册证、质量检验报告等相关资质证明文件。采购工作小组对新供应商进行资质审核，审核合格后纳入供应商名录。3.供应商评价与考核采购工作小组应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务等方面。根据评价和考核结果，对优秀供应商给予奖励，对不合格供应商进行警告、暂停合作或淘汰处理。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应在中标或成交供应商确定后及时签订。合同内容应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同应经采购工作小组审核后，由卫生院法定代表人或授权代表签字盖章。2.合同履行采购工作小组应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的交货进度和质量情况。供应商应按照合同约定按时、按质、按量交货，采购工作小组应组织相关部门进行验收。3.合同变更与解除如因特殊原因需要变更或解除采购合同的，应经双方协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应报采购领导小组备案。七、采购验收管理1.验收标准物资验收应按照国家相关标准、行业标准、采购合同约定的标准进行。医疗设备、药品、医用耗材等物资的验收还应符合相关法律法规和卫生行业规范的要求。2.验收程序采购工作小组组织相关部门对采购物资进行验收。验收人员应认真核对物资的名称、规格型号、数量、质量等内容。对验收合格的物资，验收人员应在验收报告上签字确认；对验收不合格的物资，应及时与供应商联系，要求其更换或处理，并做好记录。3.验收记录验收记录应包括物资名称、规格型号、数量、供应商名称、验收时间、验收人员、验收结果等内容。验收记录应妥善保存，以备查阅。八、采购付款管理1.付款申请供应商交货并验收合格后，采购部门应及时向财务科提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、物资名称、数量、金额、付款方式等内容。付款申请应经采购工作小组审核后，报财务科审核。2.付款审核财务科应根据采购合同约定和验收情况，对付款申请进行审核。审核内容包括合同条款执行情况、发票真实性、金额准确性等。对审核通过的付款申请，财务科应按照规定程序办理付款手续。3.付款方式付款方式应根据采购合同约定和卫生院财务制度执行。一般采用银行转账、支票等方式付款。九、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购计划、采购预算、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。采购文件应包括招标公告、投标文件、谈判文件、询价通知书等。2.档案整理与归档采购工作小组应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购档案应按照时间顺序和类别进行整理，确保档案资料完整、准确、规范。采购档案应妥善保存，保存期限按照国家相关规定执行。十、监督与检查1.内部监督卫生院内部审计部门应定期对物资采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。采购领导小组和采购工作小组应加强对采购活动的日常监督，发现问题及时纠正。2.外部监督接受上级主管部门、财政部门、审计部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作。主动接受社会监督，对群众举报和投诉的采购问题，应及时进行调查处理。十一、责任追究1.对在物资采购活动中违反本制度规定，有下列行为之一的，将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、记过、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：违反采购程序，擅自采购物资的。