卫生院归档保管等制度

PAGE卫生院归档保管等制度一、总则1.目的本制度旨在规范卫生院各类文件、资料、档案的归档保管工作，确保卫生院工作的连续性、准确性和可追溯性，提高工作效率，保障卫生院各项业务的正常开展，维护卫生院的合法权益。2.适用范围本制度适用于卫生院各科室、各岗位工作人员在工作过程中形成的各类文件、资料、档案的管理。包括但不限于医疗文书、行政管理文件、财务档案、人事档案、设备档案、科研教学档案等。3.基本原则真实性原则：归档的文件、资料、档案应真实反映卫生院的工作实际情况，不得伪造、篡改。完整性原则：确保各类文件、资料、档案的齐全完整，涵盖卫生院工作的各个方面和环节。准确性原则：归档内容应准确无误，数据、信息等应真实可靠，避免出现错误或歧义。规范性原则：按照统一的标准和规范进行归档保管，保证档案的格式、编号、分类等符合要求。保密性原则：对涉及卫生院机密、患者隐私等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、归档范围与分类1.医疗文书档案病历档案：包括门诊病历、住院病历、急诊病历等，记录患者的基本信息、病史、诊断、治疗过程等。医疗记录：如检查报告、检验结果、手术记录、护理记录等。医疗质量控制档案：医疗质量检查、评估、改进等相关资料。2.行政管理档案会议记录：卫生院各类会议的纪要、决议等。工作计划与总结：年度、季度、月度工作计划和总结。规章制度：卫生院制定的各项规章制度、岗位职责等文件。请示报告：向上级主管部门或其他相关部门的请示、报告文件。对外联络文件：与其他单位、机构的往来信函、合作协议等。3.财务档案会计凭证：原始凭证、记账凭证等。账簿：总账、明细账、日记账等。财务报表：资产负债表、利润表、现金流量表等。财务审计报告：内部审计、外部审计的报告。财务预算与决算资料：年度财务预算、决算报表及相关分析资料。4.人事档案员工基本信息：个人简历、身份证复印件、学历证书、资格证书等。劳动合同：与员工签订的劳动合同文本。考核评价材料：年度考核、绩效评估、奖惩记录等。培训记录：员工参加各类培训的相关资料。职称晋升材料：职称申报、评审相关材料。5.设备档案设备购置文件：设备采购合同、发票、验收报告等。设备说明书：设备的技术资料、操作手册、维护手册等。设备维修记录：设备维修申请、维修记录、更换零部件清单等。设备运行记录：设备日常运行数据、故障记录等。6.科研教学档案科研项目资料：科研项目申请书、立项批复、研究报告、论文发表等相关材料。教学资料：教学计划、教案、教学课件、学生实习记录等。三、归档流程1.文件形成与收集各科室、岗位工作人员在工作过程中应及时形成各类文件、资料，并按照要求进行整理。明确文件收集责任人，定期对本科室的文件进行收集，确保文件不遗漏。2.整理与分类收集到的文件应进行初步整理，去除无关的附件、重复的文件等。根据本制度规定的分类标准，对文件进行准确分类，确定其归属类别。3.编号与编目为每份档案或每组档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。编制档案目录，目录应包含档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，确保目录准确反映档案内容。4.装订与装盒对纸张较多的文件进行装订，确保文件整齐、牢固，便于长期保存。将整理好的文件装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、名称、类别等信息。5.移交归档整理好的档案由各科室档案收集责任人定期移交至卫生院档案室。档案室接收档案时，应进行认真核对，确保档案的完整性和准确性，并办理交接手续。四、保管期限与销毁1.保管期限划分永久保管：涉及卫生院重大权益、重要历史记录、法律纠纷等具有长期保存价值的档案。定期保管：根据文件的性质和重要程度，分别设定3年、5年、10年、15年等不同的保管期限。2.保管要求档案室环境：档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。档案存放：档案应按照类别、编号顺序存放，便于查找和管理。同时，应设置防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。定期检查：定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、丢失等情况，如发现问题应及时采取措施进行处理。3.销毁程序鉴定：达到保管期限的档案，由档案室提出销毁意见，填写档案销毁鉴定表，注明档案名称、编号、日期及销毁原因等。审批：档案销毁鉴定表经卫生院分管领导审批同意后，方可进行销毁。销毁实施：由专人负责档案销毁工作，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等。销毁记录应保存备查。监销：销毁档案时，应安排专人进行监销，确保销毁工作彻底、无误。监销人在销毁记录上签字确认。五、查阅与借阅1.查阅规定因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、时间等信息。申请表经所在科室负责人签字同意后，交档案室审核。档案室根据申请内容，确定是否提供查阅，并告知查阅人查阅地点和注意事项。查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，查阅人不得擅自将档案带出档案室。查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。查阅结束后，查阅人应及时将档案归还档案室，并在查阅登记本上签字确认。2.借阅规定因特殊原因需要借阅档案的，借阅人应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等。申请表经所在科室负责人、档案室负责人和卫生院分管领导签字审批后，方可办理借阅手续。借阅档案时，借阅人应向档案室提交有效身份证件，并按照规定的借阅期限及时归还档案。如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得泄露档案内容。如档案在借阅期间出现损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。六、保密与安全管理1.保密措施对涉及卫生院机密、患者隐私等敏感信息的档案，应严格保密。档案室工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。限制档案查阅和借阅范围，严格按照规定的审批程序进行操作，防止无关人员接触敏感档案。在档案整理、保管、查阅、借阅等过程中，应采取必要的保密技术措施，如加密存储、设置访问权限等。2.安全管理加强档案室的安全保卫工作，安装防盗门窗、监控设备等，确保档案室安全。配备必要的消防器材，制定消防安全制度，定期进行消防安全检查和演练，防止火灾事故发生。对档案存储介质进行定期备份，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。备份数据应异地存放，确保数据安全。七、信息化管理1.档案信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。通过信息化手段，对档案的形成、收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等全过程进行实时监控和管理，确保档案管理工作的规范化和科学化。2.档案数字化处理对纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件进行整理、存储，建立电子档案数据库。在数字化处理过程中，应确保电子文件与纸质档案内容一致，图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。3.信息化管理系统功能档案录入与存储：实现档案信息的快速录入，支持多种格式文件的上传和存储。检索查询：提供灵活多样的数据检索方式，如按关键词、日期、类别等进行检索，方便快捷地查找所需档案。借阅管理：在线办理档案借阅申请、审批、归还等手续，实时跟踪档案借阅状态。权限管理：根据不同人员的工作职责，设置相应的系统访问权限，确保档案信息安全。统计分析：对档案数据进行统计分析，生成各类报表，为卫生院管理决策提供数据支持。八、监督与考核1.监督机制卫生院成立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查和监督。监督小组应检查档案管理制度的执行情况、档案整理归档质量、保管环境、查阅借阅登记等方面的工作，发现问题及时提出整改意见。2.考核办法将档案管理工作纳入各科室和工作人员的绩效考核体系，制定明确的考核指标和评分标准。考核内容包括档案收集的及时性、整理的规范性、归档的完整性、保管的安全性、查阅借阅的服务质量等方