卫生院短缺药品上报制度

PAGE卫生院短缺药品上报制度一、总则（一）目的为加强卫生院药品管理，确保临床用药需求，及时掌握短缺药品信息，保障患者用药安全，特制定本短缺药品上报制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院内各科室涉及药品采购、储存、使用等环节的相关人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家药品管理法律法规及相关行业标准，确保上报工作合法合规。2.及时准确原则：发现短缺药品情况应及时上报，保证信息真实、准确、完整。3.动态管理原则：对短缺药品信息进行动态跟踪，及时调整上报内容。二、短缺药品定义（一）临床必需药品因临床治疗需要，经常使用且不可或缺的药品，但当前库存无法满足临床短期内连续使用需求的。（二）急救药品用于抢救危急重症患者的药品，库存数量不能满足一次急救用药量的。（三）常用药品在日常医疗服务中广泛使用，且近期频繁出现供应不足情况的药品。三、上报流程（一）科室发现短缺药品1.各科室医护人员在日常工作中，如发现本科室所使用的药品出现短缺情况，应立即停止手头工作，对短缺药品进行详细记录。记录内容包括药品通用名称、剂型、规格、短缺数量、短缺时间、预计影响的患者人数及病情等信息。2.发现短缺药品的科室负责人应在发现后1小时内，将短缺药品信息以口头或电话形式告知药房负责人。告知时需清晰准确传达上述记录内容，确保药房负责人全面了解情况。（二）药房核实与初步分析1.药房负责人接到科室反馈后，应立即对短缺药品情况进行核实。首先查看药房库存系统，确认该药品实际库存数量是否与系统记录一致，同时检查药品的摆放位置，排除因调配、摆放混乱导致的查找困难。2.若确认药品短缺，药房负责人应在接到反馈后的2小时内，对短缺原因进行初步分析。分析内容包括近期药品使用量变化趋势、是否有新的临床需求导致用量增加、药品供应商供货情况（如是否延迟发货、减少供应量等）、是否存在药品质量问题影响正常使用等。3.完成初步分析后，药房负责人应将短缺药品信息及初步分析结果填写在《短缺药品登记表》上。登记表应包含上述分析的各项内容，并由药房负责人签字确认。（三）上报药事管理委员会1.药房负责人在完成《短缺药品登记表》填写后，应在当天将登记表提交至药事管理委员会秘书。提交方式可采用纸质版当面递交或通过医院内部信息系统发送电子文档。2.药事管理委员会秘书收到登记表后，应在1个工作日内对登记表内容进行审核。审核重点包括信息完整性、准确性以及初步分析合理性等。若发现问题，应及时与药房负责人沟通，要求补充或修正相关信息。3.审核通过后，药事管理委员会秘书应将《短缺药品登记表》提交给药事管理委员会主任。药事管理委员会主任应在收到登记表后的3个工作日内组织召开药事管理委员会会议，对短缺药品情况进行讨论。（四）药事管理委员会讨论与决策1.药事管理委员会会议由药事管理委员会主任主持，各委员及相关科室代表参加。会议首先由药房负责人汇报短缺药品情况及初步分析结果，然后各委员及科室代表就短缺药品问题发表意见和建议。2.讨论内容主要围绕如何解决短缺药品问题展开，包括是否需要调整药品采购计划、寻找替代药品、加强与供应商沟通协调等。委员们应根据医院实际情况、患者需求以及药品供应市场情况进行综合分析，提出切实可行的解决方案。3.经过充分讨论后，药事管理委员会应形成决策意见。决策意见应明确指出针对短缺药品采取的具体措施，如确定临时采购数量、采购渠道、替代药品选择等，并指定专人负责跟进落实。决策意见应以会议纪要形式记录，会议纪要由药事管理委员会秘书负责整理，经主任审核后发送给各相关部门和人员。（五）上报上级卫生行政部门1.根据药事管理委员会决策意见，若涉及需要向上级卫生行政部门报告的情况（如因特殊原因导致药品供应严重短缺且短期内无法解决等），医院应在决策后的5个工作日内，由专人负责撰写报告。报告内容应包括短缺药品名称、短缺原因、已采取的措施、预计解决时间以及对医院医疗服务可能产生的影响等。2.报告撰写完成后，应经医院主管领导审核签字，并加盖医院公章。审核重点包括报告内容真实性、准确性、完整性以及应对措施合理性等。3.审核通过后的报告应通过正式公文渠道（如邮寄、专人送达等）上报至上级卫生行政部门。同时，应将上报情况记录在《短缺药品上报台账》中，台账内容包括上报时间、上报部门、报告文号、报告内容摘要等信息。四、职责分工（一）科室职责1.各科室医护人员负责日常工作中对本科室使用药品的监测，及时发现短缺药品情况，并按照要求详细记录相关信息。2.科室负责人负责及时将短缺药品信息传达给药房负责人，并配合药事管理委员会及相关部门对短缺药品问题进行调查和处理。（二）药房职责1.药房工作人员负责对科室反馈的短缺药品情况进行核实，准确记录库存信息，并对短缺原因进行初步分析。2.药房负责人负责填写《短缺药品登记表》，并及时提交给药事管理委员会秘书，配合药事管理委员会开展工作，落实短缺药品解决方案中的药品采购、调配等相关工作。（三）药事管理委员会职责1.药事管理委员会负责组织召开会议，对短缺药品情况进行讨论和决策，制定切实可行的解决方案。2.药事管理委员会委员应积极参与讨论，根据专业知识和医院实际情况提出合理建议，确保决策科学合理。（四）医院管理部门职责1.医院行政部门负责协调各部门之间的工作，保障短缺药品上报及处理工作顺利进行。2.财务部门负责根据短缺药品处理决策，安排相应的资金用于药品采购等相关支出。（五）信息管理部门职责1.信息管理部门负责保障医院内部信息系统的正常运行，确保短缺药品信息能够及时、准确地在各部门之间传递和共享。2.负责对短缺药品上报及处理过程中的相关数据进行收集、整理和分析，为医院药品管理决策提供数据支持。五、监督与考核（一）监督机制1.医院内部设立专门的药品管理监督小组，成员包括医院纪检部门人员、药事管理委员会代表以及相关临床科室医护人员代表。监督小组负责对短缺药品上报制度执行情况进行定期检查和不定期抽查。2.检查内容包括各科室是否及时上报短缺药品信息、上报信息是否准确完整、药房对短缺药品的核实及分析工作是否到位、药事管理委员会决策及措施落实情况等。3.监督小组应建立监督检查记录档案，详细记录每次检查的时间、内容、发现的问题以及整改情况等信息。（二）考核办法1.将短缺药品上报制度执行情况纳入医院科室及个人绩效考核体系。对严格按照制度要求及时上报、积极配合处理短缺药品问题且工作成效显著的科室和个人给予适当奖励，如绩效加分、荣誉证书等。2.对未按制度要求上报短缺药品信息、上报信息不准确或故意隐瞒短缺情况的科室和个人，视情节轻重给予相应处罚。处罚措施包括绩效扣分、全院通报批评、取消当年评优资格等。3.考核结果应定期公布，确保全体员工了解各科室及个人在短缺药品上报制度执行方面的情况，形成良好的工作氛围，促进制度有效执行。六、信息管理与沟通协调（一）短缺药品信息数据库建设1.医院应建立短缺药品信息数据库，对每次上报的短缺药品信息进行详细记录。数据库内容应包括药品基本信息（通用名称、剂型、规格等）、短缺时间、短缺数量、短缺原因、处理措施及结果、涉及科室等信息。2.信息管理部门负责数据库的维护和更新，确保数据的准确性和完整性。定期对数据库中的数据进行整理和分析，为医院药品管理决策提供数据支持。（二）内部沟通协调机制1.建立医院内部短缺药品信息沟通平台，可通过医院内部网络、即时通讯工具等方式实现各科室、药房、药事管理委员会及相关管理部门之间的信息实时共享。2.各部门在短缺药品上报及处理过程中，应及时将工作进展情况、遇到的问题及解决方案等信息在沟通平台上发布，以便其他部门及时了解情况，协同配合开展工作。3.定期召开短缺药品管理工作协调会议，由药事管理委员会主任主持，各相关部门负责人参加。会议主要总结近期短缺药品管理工作情况，分析存在的问题，协调解决工作中的困难，部署下一阶段工作任务。（三）与供应商沟通协调1.药房应加强与药品供应商的沟通协调，建立定期联系机制。及时向供应商反馈短缺药品信息，了解药品供应动态，督促供应商按时、足额供应药品。2.对于因供应商原因导致的药品短缺问题，应与供应商协商解决方案，如要求增加供应量、调整发货时间等。必要时，可邀请供应商到医院实地沟通，共同商讨应对措施。3.建立供应商评价机制，对供应商在药品供应及时性、质量稳定性等方面的表现进行评价。评价结果作为选择供应商及调整合作关系的重要依据，激励供应商提高服务质量，保障药品供应。七、培训与教育（一）培训计划制定1.医院药事管理委员会应根据医院实际情况和短缺药品上报制度要求，制定年度培训计划。培训计划应明确培训目标、培训对象、培训内容、培训时间及培训方式等。2.培训对象包括全院医护人员、药房工作人员、药事管理委员会委员及相关管理部门人员等。培训内容主要涵盖短缺药品上报制度、药品管理法律法规知识、药品采购与供应管理、药品临床应用等方面。（二）培训实施1.根据培训计划，定期组织开展培训活动。培训方式可采用集中授课、专题讲座、案例分析、在线学习等多种形式相结合，以提高培训效果。2.邀请医院内部专家、药事管理领域专业人士或药品监管部门工作人员进行授课，确保培训内容的专业性和权威性。3.在培训过程中，应注重与学员的互动交流，鼓励学员提出问题和建议，及时解答学员在短缺药品上报及处理工作中遇到的实际困难。（三）培训效果评估1.建立培训效果评估机制，对每次培训活动的效果进行评估。评估方式可采用考试、撰写心得体会、实际操作考核、问卷调查等多种形式。2.通过评估了解学员对培训