卫生院宣传用品出入库管理制度

PAGE卫生院宣传用品出入库管理制度一、总则1.目的为加强卫生院宣传用品的管理，规范宣传用品的出入库流程，确保宣传用品的合理使用与安全存储，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院内所有宣传用品的出入库管理，包括但不限于宣传资料、海报、宣传单页、礼品等。3.管理原则遵循“统一管理、规范流程、合理使用、确保安全”的原则，严格把控宣传用品的出入库环节，提高使用效率，避免浪费与丢失。二、职责分工1.宣传部门负责宣传用品的需求计划制定，根据卫生院的宣传工作安排，提前预估所需宣传用品的种类、数量等。对入库的宣传用品进行验收，检查其质量、数量、规格等是否符合要求。建立宣传用品使用台账，详细记录宣传用品的领用、使用情况。2.仓库管理部门负责宣传用品的存储管理，确保仓库环境安全、整洁，具备防潮、防虫、防火等条件。根据入库单及时办理宣传用品的入库手续，按照规定的存储方式进行摆放，并做好标识。根据出库单办理宣传用品的出库手续，确保发放准确无误。3.财务部门负责宣传用品采购资金的审核与支付。定期对宣传用品的出入库情况进行财务核算，确保账目清晰。4.卫生院领导对宣传用品出入库管理制度的执行情况进行监督与指导。审批重大宣传用品的采购计划与出入库申请。三、入库管理1.采购申请宣传部门根据宣传工作需求，填写宣传用品采购申请表（见附件1），详细注明所需宣传用品的名称、规格、数量、预计使用时间等信息，经部门负责人审核后提交至卫生院领导审批。2.采购实施经领导审批后的采购申请表交至采购部门，采购部门按照相关规定进行采购。采购过程中应选择合格的供应商，确保宣传用品的质量与供应及时性。3.到货验收宣传用品到货后，仓库管理部门通知宣传部门共同进行验收。验收内容包括：核对宣传用品的名称、规格、数量是否与采购订单一致。检查宣传用品的质量，如宣传资料的印刷清晰度、海报的色彩准确性、礼品的完好性等。对验收合格的宣传用品，仓库管理部门填写入库单（见附件2），详细记录入库日期、供应商名称、宣传用品名称、规格、数量等信息，由验收人员签字确认。对验收不合格的宣传用品，应及时与供应商沟通协商解决，如退货、换货等，并做好记录。4.入库存储验收合格的宣传用品应及时入库存储。仓库管理部门按照宣传用品的类别、规格、用途等进行分类存放，并做好标识。标识应包括宣传用品名称、规格、入库日期、保质期（如有）等信息，以便于查找与管理。对于有保质期要求的数据，应建立保质期台账，定期检查，确保在保质期内使用。对贵重或易损的宣传用品，应单独存放，并采取相应的防护措施。四、出库管理1.领用申请各科室或部门因宣传工作需要领用宣传用品时，需填写宣传用品领用申请表（见附件3），注明领用宣传用品的名称、规格、数量、用途等信息，经科室或部门负责人审核后提交至宣传部门。2.审批发放宣传部门对领用申请表进行审核，根据库存情况及实际需求进行审批。审批通过后，开具出库单（见附件4），通知仓库管理部门发放宣传用品。仓库管理部门根据出库单进行发放，并在出库单上签字确认。发放时应核对宣传用品的名称、规格、数量等信息，确保发放准确无误。对于限量发放的宣传用品，应严格按照规定的数量进行发放，不得超量领用。3.特殊情况处理如遇紧急宣传任务需要临时领用宣传用品，可先口头向宣传部门申请，宣传部门核实情况后通知仓库管理部门先行发放，但事后需及时补办领用申请表与出库单手续。五、库存盘点1.定期盘点仓库管理部门应定期对宣传用品进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点时应填写库存盘点表（见附件5），详细记录宣传用品的实际库存数量、规格、存放位置等信息。2.盘点结果处理盘点结束后，仓库管理部门应将盘点结果与库存台账进行核对。如发现账实不符，应及时查明原因，并填写盘盈盘亏报告表（见附件6），说明差异情况及原因分析。对于盘盈的宣传用品，应核实是否为采购时多入库或其他原因导致，如确认为多入库，应及时调整库存台账，并办理相关手续。对于盘亏的宣传用品，应查明是领用未登记、丢失、损坏等原因导致。如因领用未登记，应及时补登台账；如因丢失或损坏，应追究相关责任人的责任，并根据情况进行相应处理，如要求责任人赔偿等。3.库存预警根据宣传用品的使用频率、采购周期等因素，设定库存预警线。当库存数量低于预警线时，仓库管理部门应及时通知宣传部门，以便及时安排采购，确保宣传工作的正常开展。六、信息化管理1.建立管理系统卫生院应建立宣传用品出入库管理信息化系统，将宣传用品的采购、入库、出库、库存盘点等信息录入系统，实现实时动态管理。2.数据维护与查询仓库管理部门与宣传部门应指定专人负责管理系统的数据维护，确保数据的准确性与及时性。各部门可通过管理系统查询宣传用品的库存情况、出入库记录等信息，以便合理安排工作与申请领用。3.数据分析与利用定期对管理系统中的数据进行分析，如宣传用品的使用趋势、采购频率、库存周转率等，为宣传用品的采购计划制定、库存管理优化等提供数据支持。七、监督与检查1.内部监督卫生院内部审计部门定期对宣传用品出入库管理制度的执行情况进行监督检查，重点检查采购流程的合规性、出入库手续的完整性、库存管理的准确性等。2.定期检查宣传部门与仓库管理部门应定期对宣传用品的管理情况进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况报告卫生院领导。3.违规处理对于违反宣传用品出入库管理制度的行为