卫生健康档案管理制度

PAGE卫生健康档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织卫生健康档案管理，规范档案的建立、使用、维护与管理流程，确保员工健康信息的准确、完整和安全，保障公司/组织的正常运营，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织全体员工的卫生健康档案管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关卫生健康档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容应真实反映员工的健康状况，信息记录准确无误，不得虚假填报或篡改。3.保密安全原则：对员工的健康信息予以严格保密，防止信息泄露，确保档案的安全存储与使用。4.动态管理原则：根据员工健康状况的变化以及公司/组织的发展需求，及时更新和完善档案内容，实现动态管理。二、档案内容（一）基本信息1.个人基本资料：包括姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、入职时间、所在部门、岗位等。2.家庭健康史：记录员工直系亲属的主要疾病史，如遗传性疾病、慢性疾病等。（二）健康体检记录1.入职体检：员工入职时进行的全面身体检查报告，包括身高、体重、血压、血常规、尿常规、肝功能、肾功能、血脂、血糖、心电图、胸部X光等项目的检查结果。2.年度健康体检：每年定期组织的员工健康体检报告，内容涵盖上述入职体检项目以及根据公司/组织特点和行业要求增加的专项检查项目，如职业健康检查（针对从事特定职业的员工）、肿瘤标志物筛查等。3.专项体检：根据员工岗位性质、工作环境或特定健康需求安排的专项体检记录，如针对长期伏案工作员工的颈椎、腰椎检查，针对接触有害物质员工的职业病专项检查等。（三）疾病诊疗记录1.门诊病历：员工在医疗机构门诊就诊时的病历记录，包括症状、诊断、治疗方案、用药情况等。2.住院病历：员工因疾病住院治疗期间的完整病历资料，涵盖入院记录、病程记录、手术记录、出院小结等。3.疾病随访记录：对于患有慢性疾病（如高血压、糖尿病、心脏病等）或其他需要长期跟踪治疗的疾病员工，记录其定期随访的情况，包括病情变化、治疗调整、康复指导等。（四）预防接种记录记录员工各类疫苗的接种情况，包括接种疫苗名称、接种时间、接种机构等信息。（五）健康危险因素评估1.生活方式评估：对员工的吸烟、饮酒、运动、饮食等生活方式进行评估，分析其健康风险。2.职业健康风险评估：针对从事特定职业的员工，评估其工作环境中存在的职业危害因素对健康的潜在影响，并提出相应的防护建议。（六）健康指导与干预记录1.健康教育记录：公司/组织开展的各类健康教育活动记录，如健康讲座、培训课程、宣传资料发放等，以及员工参与健康教育活动的反馈情况。2.健康干预措施记录：针对员工存在的健康问题或危险因素，采取的个性化健康干预措施记录，如饮食指导、运动计划制定、心理疏导等，以及干预效果评估。三、档案建立（一）建档责任部门公司/组织人力资源部门负责组织员工卫生健康档案的建立工作，各部门协助提供相关信息。（二）建档流程1.信息收集人力资源部门向新入职员工发放《卫生健康档案信息登记表》，员工应如实填写个人基本信息、家庭健康史等内容，并签字确认。各部门负责收集本部门员工的健康体检报告、疾病诊疗记录等相关资料，并及时移交人力资源部门。人力资源部门定期向员工所在社区卫生服务中心或其他指定医疗机构获取员工的预防接种记录等信息。2.档案录入人力资源部门安排专人将收集到的员工健康信息录入电子档案系统，确保信息准确无误。录入完成后，对档案进行初步审核，发现问题及时与员工或相关部门沟通核实。3.档案归档经审核无误的卫生健康档案，按照员工姓名或工号顺序进行分类整理，装订成册，并建立纸质档案和电子档案索引，便于查询和管理。纸质档案存放于专门的档案柜中，电子档案存储于公司/组织指定的服务器或存储设备上，并进行定期备份。四、档案使用（一）使用权限1.员工本人：员工有权查阅、复印本人的卫生健康档案，了解自己的健康状况。2.公司/组织内部相关部门人力资源部门：用于员工入职、岗位调整、离职等人力资源管理工作，以及统计分析员工整体健康状况，为公司/组织制定健康管理策略提供依据。医务室/保健室（如有）：医生根据员工档案信息进行健康诊断、治疗建议和健康指导。其他需要了解员工健康信息的部门，如安全管理部门（涉及职业健康安全管理时）等，应在履行必要手续后查阅相关档案信息。查阅时应严格遵守保密规定，不得泄露员工健康隐私。3.外部机构：因法定事由需要向外部机构提供员工卫生健康档案信息的，须经公司/组织负责人批准，并按照相关法律法规的要求进行操作，确保信息安全。（二）使用流程1.内部使用公司/组织内部部门如需查阅员工卫生健康档案，应填写《卫生健康档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字后提交人力资源部门。人力资源部门对申请表进行审核，审核通过后，为查阅人员提供相应的档案信息，并做好查阅记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。查阅人员不得擅自涂改、复印、转借或泄露档案内容，查阅完毕后应及时将档案归还人力资源部门。2.外部提供如因法定事由需向外部机构提供员工卫生健康档案信息，由相关部门提出申请，详细说明提供信息的原因、接收机构、提供内容等，经公司/组织负责人审批同意。人力资源部门按照审批意见，对拟提供的档案信息进行脱敏处理，确保不泄露员工隐私信息，然后将处理后的信息提供给外部机构，并做好相关记录。五、档案维护与更新（一）定期维护1.人力资源部门定期对卫生健康档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。检查内容包括档案资料是否齐全、信息记录是否清晰、电子档案与纸质档案是否一致等。2.每年对档案进行一次全面整理，对破损、褪色的纸质档案进行修复或更换，对电子档案进行数据清理和优化，确保档案存储的安全性和可访问性。（二）及时更新1.员工健康状况发生变化时，如确诊新的疾病、病情加重或缓解、进行手术等，应在接到员工或其家属通知后，及时收集相关诊疗资料，并更新档案信息。2.员工参加年度健康体检、专项体检后，人力资源部门应及时将体检结果录入档案，并对档案中的健康评估和干预措施进行相应调整。3.公司/组织开展健康教育活动或实施健康干预措施后，负责部门应将相关记录及时补充到员工卫生健康档案中，以反映员工健康管理的动态过程。六、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及员工健康隐私的档案信息严格保密，明确档案管理人员及其他可能接触档案信息人员的保密职责，签订保密协议。2.档案管理人员在档案的建立、使用、维护过程中，应采取加密存储、限制访问权限等技术手段，防止信息泄露。3.禁止在非工作场所谈论员工卫生健康档案内容，禁止通过非公司/组织指定的渠道传输档案信息。（二）安全管理1.档案存放场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保纸质档案的安全保存。2.定期对电子档案存储设备进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。同时，制定电子档案备份策略，定期进行数据备份，并将备份数据存储在异地安全位置。3.对档案管理系统进行安全防护，安装防火墙、防病毒软件等，防止网络攻击和恶意软件入侵，保障电子档案系统的稳定运行。七、档案销毁（一）销毁条件1.员工离职或死亡后，其卫生健康档案在保存一定期限（根据法律法规要求确定）后，可进行销毁。2.档案内容出现严重损坏、无法修复，或已失去保存价值的，经相关部门审核批准后可予以销毁。（二）销毁流程1.由人力资源部门提出档案销毁申请，填写《卫生健康档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的员工姓名、档案类别、销毁原因、销毁数量等信息，并附上需销毁档案的清单。2.申请表经公司/组织负责人审批同意后，人力资源部门会同档案管理人员共同实施档案销毁工作。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，可采用粉碎、焚烧等方式销毁；对于电子档案，应进行彻底删除，并在存储设备上进行多次覆盖写入操作，确保数据无法恢复。4.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，记录由人力资源部门妥善保存，以备查考。八、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织内部设立卫生健康档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查，检查内容包括档案建立、使用、维护、保密、安全等方面的执行情况。2.监督小组可通过查阅档案资料、询问相关人员、实地查看档案存放场所等方式进行检查，并形成检查报告，对发现的问题提出整改意见。（二）考核评价1.将卫生健康档案管理工作纳入公司/组织绩效考核体系，对档案管理责任