饮用水卫生安全档案制度

PAGE饮用水卫生安全档案制度一、总则（一）目的为加强饮用水卫生安全管理，规范饮用水卫生安全档案的建立、使用和管理，保障公众饮用水卫生安全，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织涉及饮用水供应、处理、储存等环节的相关活动及管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关饮用水卫生安全的法律法规、规章和标准要求，确保档案制度的合法性和规范性。2.真实完整原则：档案内容应真实反映饮用水卫生安全管理的实际情况，确保档案资料的完整性和准确性。3.科学分类原则：按照饮用水卫生安全管理的不同环节和内容，进行科学合理的分类，便于档案的整理、查询和使用。4.动态管理原则：根据饮用水卫生安全管理工作的变化和发展，及时更新和完善档案内容，确保档案的时效性和有效性。二、档案内容（一）基础资料1.公司/组织基本信息营业执照副本复印件卫生许可证副本复印件法定代表人身份证明书公司/组织简介及联系方式2.饮用水水源相关资料水源地地理位置图水源水质检测报告（每年至少一次）水源卫生防护措施及相关记录3.饮用水处理设施资料处理工艺流程图处理设备清单及技术参数设备维护保养记录水质净化剂、消毒剂等使用记录4.饮用水储存设施资料储存设施布局图储存设施材质、规格及容积说明清洗消毒记录水质监测记录（每季度至少一次）（二）人员管理档案1.从业人员健康证明所有直接从事饮用水供应、处理、销售等工作的人员健康证复印件（每年更新）2.人员培训记录饮用水卫生知识培训计划培训教材及教案培训签到表、考核试卷及成绩记录（三）水质检测档案1.日常检测记录每日水质自检记录，包括检测项目、结果、检测人员等信息委托专业检测机构进行水质检测的合同及报告（每年至少两次）2.水质异常情况记录及处理当水质检测结果出现异常时，详细记录异常情况、采取的措施及处理结果（四）卫生监督档案1.卫生监督部门监督检查记录每次监督检查的时间、内容、结果及整改情况记录2.整改报告及复查记录针对卫生监督部门提出的问题，提交的整改报告整改完成后的复查记录（五）应急预案档案1.饮用水卫生安全应急预案应急组织机构及职责分工应急响应程序及处置措施应急物资储备清单及管理记录2.应急演练记录应急演练计划、方案演练过程记录及总结报告三、档案建立与管理（一）档案建立1.各部门负责收集、整理本部门与饮用水卫生安全相关的资料，并按照档案分类要求进行初步分类。2.档案管理人员负责对各部门提交的资料进行审核、汇总，确保资料的真实性、完整性和规范性。3.对于纸质资料，应进行原件扫描或复印，并按照档案编号顺序进行装订；对于电子资料，应进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于查询。（二）档案编号1.档案编号采用统一格式，由年份、部门代码、档案类别代码和流水号组成。2.年份为档案形成年份的后两位数字；部门代码根据公司/组织内部部门设置进行编制；档案类别代码按照本制度中档案内容分类进行编制；流水号为该类别档案的顺序号。3.例如：230102005，表示2023年由01部门提交的第二类（水质检测档案）第5份档案。（三）档案存储1.档案应存储在专门的档案柜或电子存储设备中，确保存储环境安全、干燥、通风，防止档案损坏、丢失或泄露。2.纸质档案应按照档案编号顺序排列存放，并建立档案目录索引，便于查找；电子档案应按照分类文件夹进行存储，并定期进行备份，防止数据丢失。（四）档案查阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理人员处查阅。2.档案管理人员应根据申请表提供的查阅内容，及时准确地提供档案资料，并做好查阅登记记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。3.查阅人员不得擅自涂改、转借、复印档案资料，如需复印，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。（五）档案借阅1.因特殊原因需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案资料，不得遗失、损坏或擅自泄露档案内容。借阅期满后，应及时归还档案，并办理归还手续。（六）档案保密1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，对涉及公司/组织商业秘密、饮用水卫生安全敏感信息等档案资料进行严格保密。2.未经公司/组织授权，任何人不得擅自对外披露档案内容。对于因工作需要向外部单位或个人提供档案资料的，应按照规定进行审批，并签订保密协议。3.档案管理人员应定期对档案存储设备进行安全检查，防止档案信息泄露。（七）档案更新与销毁1.档案管理人员应定期对档案进行清查，及时发现档案内容的变化情况，并督促相关部门进行更新。2.对于已过保存期限或失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。销毁前，应填写《档案销毁申请表》，经公司/组织领导批准后，由档案管理人员和相关部门人员共同进行销毁，并做好销毁记录。3.档案销毁记录应包括销毁时间、销毁档案名称、数量、销毁方式等信息，保存期限不少于[X]年。四、档案使用与监督（一）档案使用1.公司/组织内部各部门应充分利用饮用水卫生安全档案资料，为日常管理、水质检测、卫生监督、应急处置等工作提供依据和支持。2.通过对档案资料的分析和总结，及时发现饮用水卫生安全管理中存在的问题和隐患，采取针对性措施加以改进，不断提高饮用水卫生安全管理水平。（二）监督检查1.公司/组织应定期对饮用水卫生安全档案制度的执行情况进行监督检查，确保档案建立、管理、使用等环节符合本制度要求。2.监督检查内容包括档案资料的完整性、准确性、规范性，档案存储与保管情况，档案查阅、借