卫生院后勤物质采购制度

PAGE卫生院后勤物质采购制度一、总则1.目的为规范卫生院后勤物质采购行为，加强采购管理，确保采购工作公开、公平、公正，提高采购效率，保证采购质量，满足卫生院临床及日常运营需求，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院后勤各类物资的采购活动，包括但不限于医疗设备、医用耗材、办公用品、药品、后勤维修材料等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。效益性原则：在保证物资质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。公开透明原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和社会监督。公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购物资性价比最优。诚实信用原则：采购方与供应商应诚实守信，履行各自义务。二、采购组织与职责1.采购管理委员会组成：由卫生院领导、财务人员、相关科室负责人等组成。职责：审议采购政策、制度和流程。审批年度采购预算。监督重大采购项目实施。协调解决采购过程中的重大问题。2.采购部门人员配置：配备专业采购人员，负责具体采购业务。职责：贯彻执行采购制度和流程。编制采购计划，组织采购活动。选择供应商，进行商务谈判。签订采购合同，跟踪合同执行。整理采购文件，建立采购档案。3.需求部门职责：根据业务需求，提出物资采购申请。参与采购技术参数制定和供应商选择。验收采购物资，反馈使用情况。三、采购预算管理1.预算编制各需求部门应于每年末根据下一年度业务发展计划和工作任务，编制本部门物资采购预算，详细列出采购物资名称、规格、数量、预计金额等。采购部门汇总各部门采购预算，结合卫生院实际情况，编制年度采购总预算，报采购管理委员会审批。2.预算执行采购活动应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。因特殊情况需要调整预算的，应按规定程序报采购管理委员会审批。3.预算监督财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期通报预算执行情况。采购管理委员会对预算执行情况进行不定期抽查，确保预算严格执行。四、采购流程1.采购申请需求部门填写《物资采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、数量、用途、预计到货时间等，经部门负责人签字后提交采购部门。紧急采购申请应注明紧急原因，并经相关领导特批。2.采购审批采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实采购必要性和预算情况。对于金额较大或重要物资采购申请，提交采购管理委员会审批。3.供应商选择与评估采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。根据采购物资要求，从供应商库中选择潜在供应商，向其发送询价函或招标邀请。对供应商进行评估，评估内容包括供应商资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等。采购部门组织相关人员对供应商进行实地考察，必要时可邀请技术专家参与。根据评估结果，选择确定合格供应商。4.采购实施采购部门与选定供应商签订采购合同，明确采购物资的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。采购人员跟踪采购合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。对于大型设备采购或复杂项目采购，采购部门应制定详细的采购实施方案，明确各阶段工作任务和责任人。5.验收物资到货后，采购部门通知需求部门、质量控制部门等相关人员共同进行验收。验收人员按照采购合同和相关标准对物资的数量、规格、质量等进行检查，填写《物资验收单》。对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商补货、换货或退货。6.付款财务部门根据采购合同和验收单，审核无误后办理付款手续。付款方式应符合合同约定，严格控制付款进度，确保资金安全。五、采购方式1.招标采购对于金额较大、技术复杂、涉及面广的物资采购项目，采用招标采购方式。招标采购应按照国家有关法律法规和招标程序进行，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。2.询价采购对于规格标准统一、货源充足、价格变化幅度小的物资采购项目，采用询价采购方式。采购部门向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价，根据报价情况选择最低价供应商成交。3.竞争性谈判采购对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用竞争性谈判采购方式。采购部门邀请不少于三家符合相应资格条件供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的物资采购项目，采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照规定程序进行审批，确保采购过程合法合规。六、合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方权利义务。合同条款应符合法律法规和采购要求，包括物资名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等。采购部门负责起草合同文本，经法律顾问审核后，报卫生院领导审批，由法定代表人或授权代表签字盖章。2.合同执行采购部门和供应商应严格履行合同约定，确保合同顺利执行。采购人员应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。如遇合同变更或解除，应按照规定程序办理相关手续，并签订补充协议或解除合同协议。3.合同归档采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本及相关资料整理归档，建立合同档案。合同档案应妥善保管，以备查阅。七、供应商管理1.供应商准入采购部门制定供应商准入标准，包括供应商资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面要求。供应商申请准入时，应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料。采购部门对供应商提交的资料进行审核，实地考察合格后，将其纳入供应商库。2.供应商评价与考核采购部门定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。采购部门根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不合格供应商予以淘汰。3.供应商激励与约束建立供应商激励机制，对于长期合作、产品质量好、服务优的供应商，给予优先采购、价格优惠等奖励。建立供应商约束机制，对于违反合同约定、产品质量不合格、售后服务不到位的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、终止合同等措施。八、采购风险管理1.风险识别采购部门应识别采购过程中可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险、法律风险等。2.风险评估对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。3.风险应对根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于供应商违约风险，加强合同管理，增加担保条款；对于质量风险，加强验收环节管理，要求供应商提供质量保证；对于价格风险，建立价格监测机制，定期进行市场调研；对于合同风险，严格合同审批和执行；对于法律风险，加强法律法规学习，咨询法律顾问。九．监督与检查1.内部监督卫生院内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购合同履行情况等。采购管理委员会不定期对采购工作进行监督检查，