职业卫生管理个人档案管理制度

PAGE职业卫生管理个人档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司职业卫生管理，规范职业卫生管理个人档案的建立、保管和使用，确保员工职业健康权益得到有效保障，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有员工职业卫生管理个人档案的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家关于职业卫生管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容应真实反映员工职业卫生相关信息，确保数据准确可靠。3.保密安全原则：对员工个人职业卫生信息予以保密，防止信息泄露，同时确保档案的安全保管，防止损坏、丢失等情况发生。4.动态管理原则：根据员工职业卫生状况的变化，及时更新档案内容，保持档案的时效性和完整性。二、职业卫生管理个人档案的内容（一）员工基本信息1.姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、所在部门、岗位等。2.入职时间、劳动合同期限等。（二）职业健康监护档案1.员工职业健康检查表：包括上岗前、在岗期间、离岗时的职业健康检查报告，检查项目应符合国家规定的职业健康检查标准。2.职业健康检查异常结果记录及处理情况：对职业健康检查中发现的异常结果，详细记录异常情况、诊断结论、复查情况以及采取的相应措施。3.职业病诊断证明书（如有）：员工被诊断为职业病时，应附上职业病诊断证明书，包括职业病名称、诊断机构、诊断时间等信息。（三）职业卫生培训档案1.培训计划：公司制定的年度职业卫生培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间、培训方式等。2.培训记录：每次职业卫生培训的详细记录，包括培训日期、培训地点、培训讲师、培训内容、参加人员签到表等。3.培训考核记录：员工参加职业卫生培训后的考核成绩、考核试卷等，考核结果应作为员工职业卫生知识掌握情况的重要依据。（四）职业危害因素接触史档案1.工作岗位及工种：明确员工所在工作岗位，详细记录该岗位存在的职业危害因素种类。2.接触时间及频率：记录员工在各岗位接触职业危害因素的起始时间、截止时间以及接触频率，可采用工作日志、排班表等形式进行辅助记录。3.防护用品使用情况：记录员工在工作过程中个人防护用品的配备、使用情况，包括防护用品的种类、型号、使用时间等。（五）职业卫生防护设施及应急救援档案1.职业卫生防护设施档案：包括公司内各类职业卫生防护设施的名称、型号、安装位置、运行状况、维护保养记录等，确保防护设施正常运行，有效控制职业危害因素。2.应急救援档案：应急救援预案、演练记录、应急救援设备清单及维护记录等。应急救援预案应涵盖各类职业危害事故的应急处置流程、救援措施、人员分工等内容；演练记录应详细记录每次应急演练的时间、地点、参与人员、演练内容及效果评估等；应急救援设备清单应明确设备的名称、型号、数量、存放位置等信息，并定期进行维护保养，确保设备处于良好备用状态。（六）职业卫生奖惩记录1.奖励记录：对在职业卫生工作中表现突出的员工，记录奖励的原因、奖励类型（如表彰、奖金、晋升等）及奖励时间。2.处罚记录：对违反职业卫生规定的员工，记录处罚的原因、处罚类型（如警告、罚款、辞退等）及处罚时间。（七）其他相关资料1.员工职业卫生承诺书：员工入职时签订的职业卫生承诺书，明确员工在职业卫生方面应遵守的责任和义务。2.职业卫生相关的文件、通知、公告等：与职业卫生管理有关的公司内部文件、上级主管部门下发的通知、对外发布的公告等，作为档案的补充资料，反映公司职业卫生管理工作的政策依据和动态情况。三、职业卫生管理个人档案的建立（一）建档责任部门公司职业卫生管理部门负责组织建立员工职业卫生管理个人档案，各部门应协助提供相关资料。（二）建档流程1.员工入职时，人力资源部门应将员工基本信息提供给职业卫生管理部门。职业卫生管理部门在员工入职后的[X]个工作日内，为员工建立职业卫生管理个人档案，并赋予唯一的档案编号。2.职业卫生管理部门按照档案内容要求，收集员工职业健康检查表、培训记录、接触史记录等相关资料，并及时归档。对于新产生的档案资料，应在资料形成后的[X]个工作日内归档。3.档案管理人员应对收集到的资料进行审核，确保资料真实、准确、完整。如发现资料存在问题，应及时与相关部门或人员沟通核实，并要求补充或更正。4.审核通过后的档案资料应按照类别进行分类整理，采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保存。纸质档案应装订成册，封面注明档案名称、员工姓名、档案编号、建档日期等信息；电子档案应建立相应的文件夹结构，按照档案内容分类存放，并进行备份，防止数据丢失。四、职业卫生管理个人档案的保管（一）保管部门及人员职业卫生管理部门负责职业卫生管理个人档案的保管工作，指定专人负责档案的日常管理。档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，熟悉职业卫生管理相关法律法规和标准要求。（二）保管要求1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全。档案柜应保持清洁，定期进行检查和维护。2.纸质档案应分类存放，排列整齐，便于查找。电子档案应设置合理的存储路径，定期进行数据备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.档案管理人员应建立档案借阅登记制度，对档案的借阅情况进行详细记录，包括借阅时间、借阅人、借阅内容、归还时间等。借阅档案时，借阅人应填写借阅申请表，经部门负责人批准后方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、内容是否完整，确保档案的准确性和完整性。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告，并采取相应的补救措施。5.档案保管期限应按照国家相关法律法规和行业标准执行。一般情况下，职业健康监护档案应长期保存；职业卫生培训档案、职业危害因素接触史档案等保存期限不少于[X]年；其他相关资料保存期限根据实际情况确定，但不得少于[X]年。五、职业卫生管理个人档案的使用（一）使用范围1.公司职业卫生管理部门在开展职业卫生管理工作时，可查阅员工职业卫生管理个人档案，以便了解员工职业健康状况、职业卫生培训情况等，为制定职业卫生管理措施提供依据。2.人力资源部门在员工职业发展、绩效考核、劳动保护等方面需要了解员工职业卫生相关信息时，可查阅员工职业卫生管理个人档案。3.公司安全监督管理部门在进行安全检查、事故调查等工作时，如需涉及员工职业卫生相关内容，可查阅职业卫生管理个人档案。4.其他经公司批准的部门或人员，在履行工作职责需要时，可按照规定查阅员工职业卫生管理个人档案。（二）使用流程1.使用部门或人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审核后，报职业卫生管理部门负责人批准。3.职业卫生管理部门根据批准的申请表，安排档案管理人员提供档案查阅服务，并做好查阅记录。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出保管场所。如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并登记复印内容、份数等信息。5.查阅结束后，查阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（三）信息保密1.查阅人员应对查阅过程中知悉的员工个人职业卫生信息予以保密，不得泄露给无关人员。如因工作需要对外提供档案信息，应按照公司信息保密管理规定，办理相关审批手续。2.档案管理人员在提供档案查阅服务时，应严格遵守保密制度，不得向查阅人员提供超出查阅范围的信息。对于涉及员工隐私的信息，应采取必要的遮挡或隐去措施。六、职业卫生管理个人档案的更新与注销（一）更新1.员工职业健康状况发生变化时，如进行职业健康复查、被诊断为职业病等，职业卫生管理部门应及时更新职业健康监护档案。2.公司组织职业卫生培训或员工参加外部职业卫生培训后，培训部门应将培训记录及时反馈给职业卫生管理部门，更新职业卫生培训档案。3.员工工作岗位变动、职业危害因素接触情况发生变化时，所在部门应及时通知职业卫生管理部门，更新职业危害因素接触史档案。4.职业卫生防护设施及应急救援相关信息发生变更时，如防护设施的维修改造、应急救援预案的修订等，职业卫生管理部门应及时更新相应档案内容。5.档案更新后，档案管理人员应按照档案整理要求，对更新后的资料进行重新分类整理和归档。（二）注销1.员工离职时，职业卫生管理部门应在员工办理离职手续后的[X]个工作日内，对其职业卫生管理个人档案进行注销。2.注销档案时，档案管理人员应将档案资料进行封存，并在档案封面注明“已注销”字样。3.已注销的档案应按照公司档案管理规定进行妥善保管，保管期限不得少于[X]年。七、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对职业卫生管理个人档案的建立、保管和使用情况进行监督检查，确保档案管理工作符合本制度要求。2.职业卫生管理部门应定期对档案管理人员的工作进行检查，督促其认真履行职责，做好档案管理工作。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门或人员限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.将职业卫生管理个人档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对相关部门和人员进行考核评价