卫生院疫苗采购流程制度

PAGE卫生院疫苗采购流程制度一、总则1.目的为加强卫生院疫苗采购管理，规范采购流程，确保疫苗质量安全，满足临床预防接种需求，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院疫苗采购的全过程管理，包括疫苗的计划、采购、验收、储存、发放等环节。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家有关疫苗管理的法律法规、规章和规范性文件，确保采购行为合法合规。质量优先原则：优先采购质量可靠、信誉良好的疫苗生产企业产品，保障疫苗质量安全。计划采购原则：根据辖区内疫苗接种需求和库存情况，科学合理制定采购计划，避免积压和短缺。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受社会监督。二、职责分工1.采购管理小组负责制定疫苗采购计划，审核采购申请，组织采购活动。对采购过程进行监督，确保采购活动符合规定要求。协调解决采购过程中的问题，定期向上级主管部门汇报采购工作情况。2.疫苗接种科室根据临床接种需求，定期向采购管理小组提交疫苗使用计划。配合采购管理小组做好疫苗验收、储存、发放等工作。反馈疫苗使用过程中的质量问题和不良反应情况。3.质量管理部门负责对采购疫苗的质量进行验收和监督检查。对疫苗储存、运输过程中的质量控制进行指导和监督。处理疫苗质量投诉和不良反应报告，配合相关部门进行调查处理。4.财务部门负责审核疫苗采购预算，确保资金合理使用。按照规定及时支付疫苗采购款项，做好财务核算和账目管理。5.仓库管理部门负责疫苗的储存和保管，确保疫苗储存条件符合要求。建立疫苗出入库台账，做好库存盘点和管理工作。按照采购管理小组的要求发放疫苗，确保发放准确无误。三、采购计划1.计划制定依据辖区内人口数量、年龄结构、免疫规划疫苗接种率等因素，预测疫苗需求。国家免疫规划疫苗接种程序和非免疫规划疫苗接种指导原则。疫苗库存情况，结合疫苗有效期，合理安排采购数量。2.计划制定流程疫苗接种科室每月底前向采购管理小组提交下月疫苗使用计划，内容包括疫苗品种、规格、数量、接种对象等。采购管理小组汇总各科室疫苗使用计划，结合库存情况，进行综合分析和平衡，制定疫苗采购计划草案。采购计划草案经卫生院领导审核批准后，正式下达执行。3.计划调整在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要调整采购计划，疫苗接种科室应及时向采购管理小组提出书面申请。采购管理小组根据实际情况进行审核，必要时组织相关人员进行论证，调整后的采购计划经卫生院领导批准后执行。四、采购流程1.供应商选择采购管理小组通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式，选择具有合法资质、信誉良好、产品质量可靠的疫苗供应商。对供应商的资质进行审核，包括营业执照、药品生产许可证、药品经营许可证、产品注册证、质量体系认证等。建立供应商评估机制，定期对供应商的供货质量、价格、交货期、售后服务等进行评估，对不合格供应商及时进行淘汰。2.采购合同签订采购管理小组与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同内容应包括疫苗品种、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，应及时报卫生院财务部门备案。3.采购实施采购管理小组按照采购合同要求，向供应商下达采购订单，明确采购疫苗品种、规格、数量、交货时间、交货地点等信息。供应商应按照采购订单要求，按时、按质、按量将疫苗送达指定地点。采购管理小组应跟踪采购订单执行情况，及时协调解决采购过程中出现问题。4.采购验收疫苗到货后，仓库管理部门应及时通知质量管理部门进行验收。质量管理部门按照国家有关疫苗验收标准和采购合同要求，对疫苗的品种、规格、数量、外观、包装、标签、说明书、质量检验报告等进行逐一核对验收。验收合格的疫苗，仓库管理部门应及时办理入库手续，填写入库单；验收不合格的疫苗，质量管理部门应及时通知采购管理小组，采购管理小组应及时与供应商联系，协商处理退货、换货等事宜。五、储存与运输1.储存要求卫生院应设置专用的疫苗储存库，配备必要的冷藏、冷冻设备，确保疫苗储存温度符合要求。疫苗储存库应保持清洁、干燥、通风良好，并定期进行消毒。疫苗应按照品种、规格、批号分类存放，并有明显的标识。建立疫苗库存管理制度，定期对疫苗进行盘点，做到账账相符、账物相符。2.运输要求疫苗运输应使用符合疫苗运输要求的冷藏车或冷藏箱，确保运输过程中疫苗温度符合要求。运输疫苗时，应在冷藏设备的启动时间、运输过程中的温度记录等方面做好记录，记录应保存至超过疫苗有效期2年备查。疫苗运输过程中，应避免剧烈震动、碰撞，防止疫苗损坏。六、发放与使用1.发放原则按照“先短效期、后长效期”、“先进先出、近效期先出”的原则发放疫苗。根据疫苗接种计划和库存情况，合理安排疫苗发放数量，确保疫苗供应充足。2.发放流程疫苗接种科室根据工作需要，填写疫苗领用申请表，经科室负责人签字后，提交仓库管理部门。仓库管理部门根据疫苗领用申请表，核对库存情况，按照发放原则进行发放，填写疫苗发放登记表，并由领用人签字确认。疫苗接种科室领取疫苗后，应及时将疫苗运送至接种现场，并按照疫苗储存要求进行储存。3.使用管理疫苗接种人员应严格按照国家免疫规划疫苗接种程序和非免疫规划疫苗接种指导原则进行接种操作。接种前，应仔细核对疫苗品种、规格、批号、有效期等信息，确保接种疫苗质量安全。接种过程中，应严格遵守无菌操作原则，确保接种安全。接种后，应及时填写疫苗接种记录，记录接种疫苗品种、规格、批号、接种时间、接种对象等信息，并由接种人员签字确认。七、监测与报告1.疫苗质量监测质量管理部门应定期对采购、储存、发放的疫苗进行质量抽检，检查疫苗外观、包装、标签、说明书、质量检验报告等是否符合要求。对抽检不合格的疫苗，应及时进行封存、隔离，并按照规定进行处理。建立疫苗质量监测档案，记录疫苗质量抽检情况、不合格疫苗处理情况等信息。2.疫苗不良反应监测疫苗接种科室应按照国家有关疫苗不良反应监测报告制度的要求，及时收集、报告疫苗接种后发生的不良反应情况。对疑似疫苗不良反应事件，应立即进行调查处理，并及时向上级主管部门报告。配合相关部门做好疫苗不良反应的调查、诊断、鉴定等工作，提供相关资料和证据。3.报告流程疫苗接种人员发现疫苗不良反应后，应及时填写疫苗不良反应报告表，报告科室负责人。科室负责人应在接到报告后24小时内报告卫生院质量管理部门。质量管理部门在接到报告后，应及时进行核实、调查，并在48小时内向上级主管部门报告。对于严重疫苗不良反应事件，应立即报告当地卫生健康行政部门和药品监督管理部门。八、监督与考核1.内部监督卫生院成立疫苗采购监督小组，定期对疫苗采购、储存、发放、使用等环节进行监督检查，确保各项制度执行到位。监督小组应重点检查采购计划制定的合理性、采购流程的规范性、疫苗质量验收情况、库存管理情况、接种记录完整性等内容。对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。2.外部监督积极配合上级主管部门、药品监督管理部门等有关部门的监督检查，如实提供相关资料和信息。接受社会公众的监督，对群众举报的问题，应及时进行调查处理，并将处理结果及时反馈举报人。3.考核评价建立疫苗采购工作考核评价机制，对采购管理小组、疫苗接种科室、质量管理部门、仓库管理部门等相关部门和人员的工作进行考核评价。考核评价内容包括采购计划完成情况、疫苗质量保障