单位公章卫生管理制度

PAGE单位公章卫生管理制度一、总则（一）目的为加强单位公章的卫生管理，确保公章的安全、整洁与正常使用，维护单位的形象和利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位所有涉及公章使用的部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及行业标准，确保公章管理合法合规。2.安全保密原则：保障公章的存放安全，防止公章被盗用、冒用或泄露信息。3.规范使用原则：明确公章使用流程，确保公章使用的准确性和严肃性。4.卫生维护原则：注重公章的卫生状况，定期进行清洁和保养，防止因卫生问题影响公章的正常使用和寿命。二、公章的保管（一）保管部门单位公章由[具体保管部门名称]负责统一保管。（二）保管人员职责1.保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守公章保管规定。2.负责公章的日常存放和安全管理，确保公章存放环境安全、整洁、干燥。3.建立公章保管台账，详细记录公章的领取、使用、归还等情况，做到账目清晰、可查。4.定期对公章进行检查，如发现公章有损坏、磨损等情况，应及时报告并采取相应措施。（三）保管环境要求1.公章应存放在专门的保险柜或保险箱内，保险柜或保险箱应放置在安全可靠的房间，并安装必要的防盗、防火、防潮设施。2.保管房间应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、细菌等对公章造成损害。3.严禁在保管公章的房间内堆放杂物，确保公章存放区域通风良好，温度、湿度适宜。三、公章的使用（一）使用申请1.各部门或人员如需使用公章，应填写《公章使用申请表》，详细注明用章事由、用章内容、用章时间等信息。2.《公章使用申请表》应由部门负责人签字确认，并经相关领导审批同意后方可提交给公章保管人员。（二）审批流程1.一般事项用章，由部门负责人审批，报分管领导备案。2.重要事项用章，需经部门负责人、分管领导审核后，报单位主要领导审批。3.涉及财务、合同等关键业务的用章，必须严格按照相关规定进行多级审批，确保用章的准确性和合法性。（三）用章登记1.公章保管人员在收到经审批的《公章使用申请表》后，应认真核对申请表内容，确认无误后进行用章登记。2.用章登记内容包括用章日期、用章部门、用章事由、用章内容、批准人、用章人等信息，并由用章人签字确认。（四）用章操作1.用章人应在公章保管人员的监督下使用公章，确保用章过程规范、准确。2.用章时，应将公章放置在平整、干净的桌面上，避免公章与其他物品碰撞或摩擦。3.如需在纸张等材料上盖章，应确保盖章位置准确、清晰，印章颜色均匀，不得出现模糊、重影等情况。（五）用章归还1.用章完毕后，用章人应及时将公章归还至保管人员处，并在《公章使用登记表》上注明归还时间。2.公章保管人员应对归还的公章进行检查，确认公章无损坏、无遗失、无异常使用痕迹后，方可办理公章归还手续。四、公章的清洁与保养（一）清洁频率1.定期对公章进行清洁，一般每周至少清洁一次。2.在公章使用频繁或沾染污渍等情况下，应及时进行清洁。（二）清洁方法1.使用干净、柔软的布或海绵蘸取适量的专用印章清洁液，轻轻擦拭公章表面，去除污渍和灰尘。2.对于印章上的顽固污渍，可使用少量的酒精或其他温和的有机溶剂进行擦拭，但应注意避免有机溶剂对印章材质造成损害。3.清洁完毕后，用干净的布擦干公章表面，确保公章干燥。（三）保养措施1.定期在公章表面涂抹适量的专用印章保养油，以保持印章的光泽和弹性，防止印章干裂。2.避免公章长时间暴露在阳光下或潮湿的环境中，防止印章材质老化。3.如发现公章有轻微损坏或磨损，应及时采取修复措施，如更换印章内的印油、修复印章表面的划痕等。五、公章的交接与挂失（一）交接1.因工作调动、离职等原因，公章保管人员发生变动时，应及时办理公章交接手续。2.交接双方应在单位领导或相关部门的监督下，对公章及相关保管资料进行逐一核对，确保交接内容准确无误。3.交接完成后，交接双方应在《公章交接清单》上签字确认，并注明交接日期。（二）挂失1.如发现公章丢失或被盗用，应立即向单位领导报告，并在第一时间采取挂失措施。2.挂失方式包括向公安机关报案、在单位内部发布公告等，以防止公章被非法使用。3.同时，应及时启动公章补办程序，按照相关规定重新刻制公章，并做好备案工作。六、监督与检查（一）内部监督1.单位内部设立公章管理监督小组，定期对公章的保管、使用情况进行检查。2.监督小组应检查公章保管环境是否符合要求、用章登记是否完整准确、用章流程是否规范等。3.对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受上级主管部门、审计部门等外部机构的监督检查，积极配合相关部门的工作。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，应认真对待，及时整改，确保公章管理工作符合法律法规和行业标准的要求。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用公章。2.超越审批权限使用公章。3.在空白纸张或材料上加盖公章。4.因保管不善导致公章丢失、被盗用或损坏。5.违反公章清洁与保养规定，影响公章正常使用。6.其他违反本制度的行为。（二）处理措施1.对于违规使用公章的行为，一经查实，将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等。2.因违规使用公章给单位造成经济损失或其他不良影响的，违规人员应承担相应的赔偿责任。情节严重的，将依法追究其法律责任。3.对于违反公章保管、清洁与保养等规定的行为，将责令相关责任人限期整改，并给予批评教育。多次违反规定