爱国卫生档案工作制度

PAGE爱国卫生档案工作制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织爱国卫生档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案在爱国卫生工作中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内与爱国卫生工作相关的各类档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：爱国卫生档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和安全性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映爱国卫生工作的实际情况，数据准确、资料可靠。3.分类科学原则：按照爱国卫生工作的不同类别和特点，对档案进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露，保障档案的安全。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善爱国卫生档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理本公司/组织的爱国卫生档案，对档案进行收集、整理、归档、保管和利用。3.定期对档案进行检查、核对，确保档案的质量和安全。4.负责档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.对各部门的档案管理工作进行指导和监督。（二）各部门职责1.负责本部门爱国卫生工作档案资料的收集、整理和初步归档，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的完整和准确。3.按照档案管理部门的要求，配合做好档案的查阅、利用等工作。三、档案收集（一）收集范围1.爱国卫生工作计划、总结、报告等文件材料。2.爱国卫生活动方案、通知、记录等资料。3.环境卫生整治、病媒生物防制、健康教育等工作的相关资料。4.爱国卫生工作检查、考核、评估等记录和结果。5.与爱国卫生工作相关的会议记录、纪要。6.爱国卫生工作中形成的各类报表、统计数据。7.其他与爱国卫生工作有关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应在工作结束后及时收集相关档案资料，并确保资料的真实性和完整性。2.收集的档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全。3.对电子文件应进行备份，并确保其可读性和可利用性。（三）收集时间1.年度工作计划、总结等应在次年1月31日前收集归档。2.临时性爱国卫生活动资料应在活动结束后15个工作日内收集归档。3.其他档案资料应按照相关规定及时收集归档。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）分类方法1.按照爱国卫生工作的内容，分为综合管理、环境卫生、病媒生物防制、健康教育、监督检查等类别。2.每个类别下再根据具体工作内容进行细分。（三）整理步骤1.对收集到的档案资料进行分类、排序，剔除重复、无效的文件。2.对每份文件进行编号、编目，填写文件题名、日期、来源等信息。3.按照分类方案，将文件材料装订成册或装入档案盒，并填写档案盒封面、脊背等信息。4.编制档案目录，建立电子目录数据库，方便查询和利用。五、档案归档（一）归档要求1.整理好的档案应及时归档，确保档案的连续性和系统性。2.归档的档案应符合档案整理的要求，做到分类准确、编目清晰、装订规范。3.档案管理人员应认真核对归档档案的内容和数量，确保归档档案的质量。（二）归档时间1.年度档案应在次年3月底前完成归档。2.临时性档案应在活动结束后30个工作日内完成归档。（三）归档流程1.档案管理人员接收各部门移交的档案资料，进行初步审核。2.对审核合格的档案资料进行整理、编目，填写归档清单。3.将整理好的档案资料装入档案盒或档案柜，按照归档顺序排列存放，并在档案管理系统中录入相关信息。4.编制档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查找和利用。六、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，确保档案存放安全、整洁、通风良好。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序排列存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应采用档案盒或档案柜进行保管，对电子档案应进行备份存储，并定期进行检查和维护。3.档案管理人员应定期对档案进行清点、核对，确保档案的数量和质量。（三）保管期限1.爱国卫生工作档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.具有重要历史价值和长远利用价值的档案应列为永久保管；在一定时期内具有查考利用价值的档案应列为长期保管，保管期限为10年至50年；只在短期内具有查考利用价值的档案应列为短期保管，保管期限为1年至10年。（四）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、价值和保管期限等因素，对档案进行综合评估，提出鉴定意见。（五）档案销毁1.对失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应编制销毁清单，报经主管领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁清单应永久保存。七、档案利用（一）利用原则1.遵循保密原则，确保档案信息不泄露。2.按照规定的程序和权限进行档案利用，确保利用的合法性和规范性。3.充分发挥档案的作用，为爱国卫生工作提供参考和依据。（二）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅爱国卫生档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅本公司/组织爱国卫生档案。3.法律法规规定的其他查阅利用情况。（三）利用程序1.本公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.上级主管部门、相关单位查阅档案，应出具正式介绍信，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.查阅档案时，档案管理人员应提供必要的协助，并对查阅情况进行登记。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准。（四）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。2.借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期借阅，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自带出本公司/组织。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立爱国卫生档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和资源共享。2.提高档案管理的效率和水平，方便档案的查阅、利用和统计分析。（二）信息化管理内容1.档案信息录入：将纸质档案内容录入档案管理信息系统，建立电子档案数据库。2.档案检索：利用档案管理信息系统的检索功能，快速准确地查找所需档案信息。3.档案利用：通过档案管理信息系统，实现档案的在线查阅、借阅、下载等功能。4.数据备份：定期对档案管理信息系统的数据进行备份，确保数据安全。（三）信息化管理要求档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行。应加强对档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露。定期对档案管理信息系统的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。九、监督检查（一）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、归档、保管、利用等工作的质量和规范性。3.档案信息化建设情况。4.档案管理人员的工作责任心和业务能力。（二）监督检查方式1.定期检查：档案管理部门定期对各部门的档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.不定期抽查：公司/组织领导或相关部门不定期对档案管理工作进行抽查，确保档案管理工作的质量。3.专项检查：针对档案管理工作中的重点问题或薄弱环节，组织专项检查，进行集中整治。（三）检查结果处