机关单位档案管理制度及操作流程

机关单位档案管理制度及操作流程一、档案管理的重要性与基本原则机关单位档案是行政决策、业务开展、历史传承的重要载体，兼具凭证性与信息性价值。其管理工作需遵循集中统一、分级负责原则，确保档案完整、准确、安全、可用；同时坚持依法管理、服务利用导向，既满足合规要求，又为单位治理与社会服务提供支撑。二、档案管理制度体系（一）管理职责界定1.领导职责单位主要负责人统筹档案管理工作，分管领导负责日常监督，将档案工作纳入年度考核与业务流程，保障人、财、物投入。2.档案管理部门职责档案管理部门（如办公室、档案室）承担核心管理职能：制定制度细则、指导科室归档、开展档案整理与保管、提供利用服务、组织鉴定销毁、推进数字化建设等。3.业务科室职责各科室指定专人负责档案工作，按要求收集、整理本部门形成的文件材料，定期移交档案部门；参与档案鉴定，配合利用需求的核实工作。（二）归档范围与分类规则1.归档范围文书档案：上级来文、本单位发文、会议纪要、请示批复、工作计划总结、合同协议等行政管理类文件。业务档案：项目审批、执法检查、公共服务、统计报表等业务运行过程中形成的材料。人事档案：干部任免、考核奖惩、工资福利、职称评审等人员管理文件（注：人事档案按《干部人事档案工作条例》单独管理）。科技档案：基建工程图纸、设备说明书、科研项目报告等技术类文件。特殊载体档案：照片、录音录像、电子文件（含数据库、系统备份）等。2.分类方法采用“年度—机构（或问题）—保管期限”复合分类法：先按年度区分，再按形成部门（或业务类型）归类，最后按永久、30年、10年（或更长）保管期限划分。电子档案需同步建立元数据目录，确保与纸质档案对应。（三）保管与安全要求1.库房管理档案库房需独立设置，满足“七防”（防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温、防污染）要求：安装温湿度记录仪（保持温度14-24℃、湿度45-60%）、配备灭火器与防虫药剂、使用防磁柜保存特殊载体。2.保管期限永久：涉及单位历史、重大决策、民生权益的档案（如机构沿革、干部任免文件）。30年：重要业务文件、合同协议、审计报告等。10年：一般性文件、会议记录、统计报表等（具体期限参考《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》）。3.鉴定与销毁成立由档案部门、业务科室、法律顾问组成的鉴定小组，每5年对到期档案进行鉴定。鉴定后确无保存价值的档案，编制《销毁清册》，经单位领导审批后，由两人以上监销，销毁过程全程记录。（四）利用与保密管理1.利用流程内部人员借阅：填写《档案借阅单》，经科室负责人或分管领导审批后，到档案部门办理借阅，限期归还（一般不超过15个工作日）。外部利用：需持单位介绍信或有效证件，经单位办公室审核、分管领导批准后，可查阅非涉密档案（涉密档案严禁对外提供）。2.保密要求涉密档案（标有“秘密”“机密”“绝密”）单独保管，借阅需经单位主要领导审批，严禁复制、传播。电子档案设置访问权限，采用加密存储，定期备份；利用时需通过内网或专用设备，严禁接入互联网。三、档案操作流程详解（一）归档流程1.收集阶段各科室按“一事一档”或“一类一档”原则，日常收集文件材料（包括纸质、电子文件），确保“应归尽归”。电子文件需同步收集元数据（如创建时间、作者、修改记录）。2.审核移交年度结束后1个月内，科室档案员对文件进行审核（检查完整性、准确性），编制《归档文件目录》，经科室负责人签字后，移交档案部门。档案部门核对无误后，办理移交手续。（二）整理流程1.分类组卷按“年度—机构—保管期限”分类，将文件按时间或重要程度排序，组成案卷（电子档案需建立文件夹层级）。2.编号编目纸质档案：给每份文件编“档号”（如“2023-办公室-永久-001”），填写《卷内文件目录》；电子档案：按规则命名文件，建立数据库索引。3.数字化加工对永久、30年保管的档案，优先进行数字化扫描，生成PDF或TIFF格式文件，与纸质档案挂接，实现“双套制”管理。（三）利用流程1.申请与审批申请人填写《档案利用申请表》，说明利用目的、档案范围。内部利用由科室负责人审批，外部利用需经办公室、分管领导两级审批。2.借阅与归还档案部门按审批意见提供档案（纸质档案需现场查阅，电子档案可在线授权）。借阅到期前3天，档案部门提醒归还；归还时检查档案完整性，确认无误后注销借阅记录。（四）鉴定销毁流程1.鉴定启动鉴定小组对照《保管期限表》，对到期档案逐卷（件）审核，提出“保存”或“销毁”意见。2.审批公示“销毁”意见需在单位内部公示5个工作日，无异议后报单位领导审批。3.销毁执行审批通过后，由档案部门、纪检部门（或法律顾问）双人监销，销毁后在《销毁清册》上签字，复印件存档。四、保障措施（一）人员保障定期组织档案员参加专业培训（如档案法规、数字化管理），鼓励取得《档案专业技术资格证书》；建立“以老带新”机制，传承实操经验。（二）设备保障配置专业档案柜、温湿度调控设备、数字化扫描仪器、防磁柜；升级档案管理软件，实现电子文件在线归档、检索与利用。（三）监督考核将档案工作纳入科室年度考核，对归档及时率、完整率不达标的科室限期整改；每两年开展一次档案工作专项检查，通报结果并督促改进。