行政物资采购申请与审批标准化表单

行政物资采购申请与审批标准化表单使用指南一、适用范围与场景本表单适用于公司各部门日常行政物资采购需求，包括但不限于办公用品（如纸张、笔、文件夹）、办公设备（如打印机墨盒、U盘）、后勤物资（如清洁用品、劳保用品）等非生产类物资的申请与审批流程。当部门因工作需要新增、补充或更换行政物资时，均需通过此表单发起申请，保证采购行为规范、透明，符合公司成本管控与资源调配要求。二、标准化操作流程第一步：需求发起与表单填写操作人：部门物资需求申请人（*）操作内容：登录公司行政管理系统（或线下领取纸质表单），准确填写《行政物资采购申请表》基础信息，包括申请部门、申请人、联系方式、申请日期、物资需求明细（名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价）、用途说明（需具体描述物资用于哪项工作，避免模糊表述如“办公使用”）。如为批量采购，需按物资类别分项填写，并注明“批量采购”及总数量、总价。附件：若物资有特殊质量要求（如环保认证、规格参数），需附相关说明文件或技术参数表。注意事项：预估单价需参考历史采购价或市场均价，不得虚高；用途说明需与部门工作计划匹配，避免不合理申请。第二步：部门内部审核操作人：部门负责人（*）操作内容：接收申请人提交的表单后，重点审核物资需求的合理性（是否为工作必需、数量是否适当）、用途真实性（是否符合部门年度工作计划）及预算匹配度（是否在部门年度行政预算额度内）。审核通过：在“部门审核意见”栏签字确认，并注明“同意申请”；审核不通过：注明驳回理由（如“数量过多”“非必需物资”），退回申请人修改。注意事项：部门负责人需在收到申请后1个工作日内完成审核，避免流程延误；紧急物资（如突发办公设备故障）需在审核意见中标注“紧急”，并说明紧急原因。第三步：行政部复核操作人：行政部物资管理员（*）操作内容：接收部门审核通过的表单后，复核物资库存情况（通过库存系统查询是否有可用库存，避免重复采购）、规格型号是否符合公司标准（如办公用品需统一品牌型号）、预估单价是否与历史采购数据差异过大（差异超过10%需说明原因）。复核通过：在“行政部复核意见”栏签字确认，并同步更新库存信息；复核不通过：注明问题（如“库存充足”“规格不符”），退回申请人调整。注意事项：行政部需建立常用物资库存台账，实时更新库存数据；对于低频使用物资，可优先协调内部调配，再考虑采购。第四步：财务部预算审核操作人：财务部预算专员（*）操作内容：接收行政部复核通过的表单后，审核采购预算是否在部门年度预算额度内，超预算部分需提交额外预算说明（如临时专项工作需求）。审核通过：在“财务部审核意见”栏签字确认，并预留采购资金；审核不通过：注明原因（如“预算不足”“未提前报备预算”），退回申请人调整预算或申请追加预算。注意事项：财务部需每月核对各部门预算使用情况，保证预算执行合规；紧急采购且超预算的，需经财务负责人（*）签字特批后方可推进。第五步：分级审批与采购执行操作人：分管领导（）/总经理（）、行政部采购专员（*）操作内容：分级审批：单笔采购金额≤1000元：由分管领导（*）审批，在“领导审批意见”栏签字；单笔采购金额1000-5000元：由分管领导（）审核后，报总经理（）审批；单笔采购金额＞5000元：需提交总经理办公会审议，通过后由总经理（*）审批。采购执行：审批通过后，行政部采购专员（*）根据表单信息实施采购，优先选择公司合格供应商名录内的供应商，若需新增供应商，需对其资质（营业执照、经营范围、信誉）进行审核，保证供应商合规。注意事项：采购过程需遵循“货比三家”原则，同等条件下优先选择性价比高的供应商；采购完成后，供应商需提供物资清单及验收单。第六步：物资验收与入库登记操作人：申请人（）、行政部物资管理员（）操作内容：物资送达后，申请人与行政部物资管理员共同验收，核对物资名称、规格型号、数量、质量是否与申请表一致，有无损坏或缺失。验收合格：双方在“验收结果”栏签字确认，行政部物资管理员更新库存台账，入库登记；验收不合格：当场拒收，并通知采购专员联系供应商退换货。注意事项：验收需在物资送达后24小时内完成，避免物资滞留；对于有保质期的物资（如劳保用品），需检查生产日期及有效期。第七步：费用结算与归档操作人：行政部采购专员（）、财务部会计（）操作内容：采购专员凭审批通过的申请表、供应商提供的合规结算凭证（如采购合同、验收单）、发票（需与实际物资信息一致）提交财务部。财务部会计核对凭证无误后，办理付款手续，并在“费用结算”栏签字确认。行政部将申请表、验收单、发票等资料整理归档，保存期限不少于3年，以备审计查阅。注意事项：结算凭证需注明申请编号，保证与采购申请一一对应；发票抬头、税号等信息需与公司名称一致，避免税务风险。三、表单模板行政物资采购申请表基础信息内容申请编号（由行政部自动，格式：CG-YYYYMMDD-X）申请部门申请人*联系方式申请日期年月日物资需求明细序号物资名称12合计附件信息□技术参数表□供应商资质□其他：________审批流程部门审核意见经办人签字：*负责人签字：*日期：年月日行政部复核意见经办人签字：*负责人签字：*日期：年月日财务部审核意见经办人签字：*负责人签字：*日期：年月日领导审批意见分管领导/总经理签字：*日期：年月日采购执行信息供应商名称采购日期年月日验收结果验收人签字：*物资管理员签字：*日期：年月日费用结算会计签字：*日期：年月日备注（如紧急说明、特殊要求等）四、关键注意事项填写规范：表单内所有信息需真实、完整、清晰，不得涂改；物资名称需使用规范通用名称，避免口语化表述（如“A4纸”而非“打印纸”）。审批时效：各部门需在收到表单后1个工作日内完成审核，紧急采购需在4小时内完成审核流程，保证物资及时到位。预算控制：严格执行年度预算，超预算采购需提前15个工作日提交预算调整申请，避免临时追加预算影响财务计划。物资标准：采购物资需符合公司《行政物资管理规范》中的质量标准（如办公用品需选择环保材质、设备需符合节能要求），禁止采购非必要或高配物资。特殊情况处理：对于突发紧急需求（如会议室临时设备故障），可先电话报