律师事务所客户管理系统功能需求文档

律师事务所客户管理系统功能需求文档一、引言1.1文档目的本需求文档旨在明确律师事务所客户管理系统（以下简称“系统”）的功能边界、业务逻辑及技术要求，为系统开发、测试及验收提供依据，助力律所实现客户全生命周期管理的标准化、智能化，提升法律服务效率与客户体验。1.2适用范围本文档适用于系统开发团队、律所管理层、业务部门（如客户服务部、案件管理部）及运维人员，作为需求沟通、功能确认及项目验收的核心参考文件。二、系统概述律师事务所客户管理系统以“客户为中心”，整合客户信息管理、案件全流程跟踪、沟通协作、合同与费用管控、数据分析等功能，覆盖“潜在客户挖掘-正式客户服务-案件闭环-客户维护”全链路，解决律所客户信息分散、案件进度不透明、沟通协作低效、数据统计滞后等痛点，支撑律所精细化运营与服务升级。三、功能模块需求3.1客户信息管理3.1.1客户档案管理需求描述：支持录入、编辑、查询客户基础信息（含个人/企业客户），信息字段包含姓名/企业名称、联系方式、行业/职业、地域、合作偏好（如服务类型、响应时效要求）等；支持上传客户相关文件（如身份证明、企业资质、历史案件文书），文件存储支持分类检索。业务逻辑：新增客户时校验联系方式唯一性；客户信息变更时自动记录变更日志，支持历史版本回溯；支持按“地域+行业+服务类型”多维度筛选客户。3.1.2客户分类与标签需求描述：支持自定义客户标签（如“高价值客户”“潜在纠纷客户”“常年法律顾问单位”），支持批量打标/去标；按标签维度统计客户数量、案件分布，辅助业务部门制定服务策略。业务逻辑：标签体系支持层级管理（如一级标签“客户类型”，二级标签“企业/个人”“政府/非政府”），避免标签冗余。3.1.3线索管理需求描述：管理潜在客户线索，记录线索来源（如线上咨询、转介绍、线下活动）、跟进人员、跟进状态（如“初步沟通”“方案报价”“签约待确认”“已放弃”）；支持线索分配、移交，跟进记录关联客户沟通日志。业务逻辑：线索转化为正式客户时，自动同步线索阶段的沟通记录、需求分析至客户档案，避免信息重复录入。3.2案件管理3.2.1案件关联与基本信息需求描述：每个案件关联对应客户（支持多客户关联，如共同诉讼案件），录入案件基本信息：案号（自动生成或手动录入）、案由、受理法院、代理类型（原告/被告/第三人）、案件负责人、团队成员。业务逻辑：案件创建时关联客户档案，禁止无客户关联的案件创建；案号生成规则符合律所内部编码规范（如“年份+地域缩写+案件类型缩写+序号”）。3.2.2案件进度跟踪需求描述：通过状态标签（如“立案中”“证据交换”“庭审阶段”“判决/调解”“结案归档”）跟踪案件进度，支持上传阶段成果（如立案通知书、庭审记录）；系统自动推送进度变更提醒至案件团队成员及客户（客户端需授权查看）。业务逻辑：进度变更时填写变更说明，关联关键时间节点（如开庭日期、举证期限），并触发待办事项提醒（如“距开庭日3天提醒团队准备庭审资料”）。3.2.3案件文书管理需求描述：提供文书模板库（如起诉状、答辩状、代理词），支持模板自定义编辑；案件文书关联案件，支持在线编辑、版本对比、电子签章（对接第三方签章系统）；文书归档后支持按案件、客户、文书类型检索。业务逻辑：文书生成时自动调用客户、案件基础信息填充模板变量（如原告姓名、案由），减少手动录入错误。3.3沟通与协作管理3.3.1沟通记录管理需求描述：记录与客户的沟通内容（电话、邮件、面谈），支持按客户、案件维度筛选；沟通记录关联客户需求、案件问题，支持添加跟进任务（如“3日内回复客户赔偿方案疑问”）。业务逻辑：沟通记录标注沟通类型、时间、参与人员，敏感信息（如客户隐私、案件机密）支持权限级隐藏。3.3.2提醒与待办管理需求描述：系统自动生成待办事项（如案件开庭提醒、客户回访提醒、费用催缴提醒），支持手动创建个性化待办；待办事项支持设置优先级、关联对象（客户/案件），逾期自动升级提醒。业务逻辑：待办完成后标记状态，完成记录同步至对应客户/案件的沟通日志，便于追溯。3.4合同与费用管理3.4.1合同管理需求描述：管理法律服务合同，支持合同模板创建、版本管理；合同关联客户、案件，记录签约时间、服务内容、收费方式（固定收费/风险代理/计时收费）、付款节点；支持合同到期提醒（如“距合同到期30天提醒客户续约”）。业务逻辑：合同终止/续约时更新客户服务状态，关联案件的服务权限同步调整（如续约后案件代理期限延长）。3.4.2费用跟踪与发票管理需求描述：跟踪案件/客户的费用明细（如代理费、办案费、税费），支持按阶段/时间维度统计；发票信息关联费用记录，支持发票开具申请、状态跟踪（如“已申请”“已开具”“已寄出”）；系统自动生成费用报表（如客户欠费提醒、月度营收统计）。业务逻辑：费用录入关联合同收费条款，禁止超合同金额的费用登记（特殊情况需人工审批）。3.5统计分析与报表3.5.1客户数据分析需求描述：生成客户画像报表，包含客户地域分布、行业占比、服务类型偏好、续约率等；分析客户生命周期价值（LTV），识别高潜力客户与流失风险客户，辅助市场拓展策略制定。业务逻辑：报表支持自定义维度（如按“服务团队+客户行业”交叉分析案件量），数据更新频率为T+1（次日更新前日数据）。3.5.2案件与业绩统计需求描述：统计案件类型分布、结案率、胜诉率（需区分判决/调解/撤诉）；按团队/律师维度统计办案量、创收金额、客户满意度（对接客户评价模块），生成业绩排行榜。业务逻辑：统计数据排除测试数据、作废案件，确保统计口径一致。3.6系统管理3.6.1用户与权限管理业务逻辑：权限变更记录操作日志，涉及敏感权限（如客户隐私查看）需经管理层审批。3.6.2数据备份与恢复需求描述：系统自动按日/周/月备份数据（含客户、案件、合同、沟通记录），备份文件加密存储；支持数据恢复至指定时间点，恢复操作需双人验证（管理员+审批人）。业务逻辑：备份策略符合律所数据安全制度，备份文件保留周期不少于3年。四、非功能需求4.1性能需求响应时间：单用户操作（如客户信息查询、案件进度更新）响应时间≤2秒；批量数据导入（≤1000条）响应时间≤10秒；报表生成（≤10万条数据）响应时间≤30秒。并发能力：支持≥50用户同时在线操作，核心功能（如案件文书编辑、费用录入）并发处理无卡顿。4.2兼容性需求浏览器兼容：支持Chrome（≥90版本）、Edge（≥100版本）、Firefox（≥85版本）主流浏览器，兼容律所内部IE（若有）的核心功能访问。设备兼容：支持PC端（Windows/macOS）、平板（iOS/iPadOS、Android）、手机端（微信小程序/原生APP）访问，移动端适配不同屏幕尺寸，核心功能（如待办查看、案件进度查询）操作流畅。4.3易用性需求界面设计：遵循“简洁、高效”原则，功能入口层级≤3级；关键操作（如案件创建、合同签约）提供引导流程，支持新手引导视频/图文教程。操作流程：重复性操作（如客户信息录入、文书模板调用）支持快捷键、批量处理；错误操作（如必填项遗漏、格式错误）提供明确提示及修正建议。五、数据规范5.1客户数据字段规范个人客户：姓名（必填，长度≤50）、性别（可选）、联系方式（手机号/固话，必填，格式校验）、身份证号（可选，加密存储）、职业（可选，长度≤30）、地域（必填，关联省市区字典）。企业客户：企业名称（必填，长度≤100）、统一社会信用代码（可选，格式校验）、法定代表人（必填，长度≤50）、行业（必填，关联国标行业分类）、地域（必填）。5.2案件数据字段规范案号（必填，长度≤20，唯一）、案由（必填，关联最高法案由规定）、受理法院（必填，关联法院名称字典）、代理类型（必填，下拉选项：原告/被告/第三人/其他）、案件状态（必填，下拉选项：立案中/证据交换/庭审阶段/判决/调解/结案归档）。5.3合同数据字段规范合同编号（必填，唯一，规则：年份+部门缩写+客户首字母+序号）、签约日期（必填，格式：YYYY-MM-DD）、服务内容（必填，长度≤500）、收费方式（必填，下拉选项：固定收费/风险代理/计时收费/其他）、付款节点（必填，关联日期或案件阶段）。六、安全与权限需求6.1数据安全日志审计：系统操作日志记录用户、操作时间、操作内容、IP地址，日志保存周期≥1年；支持按用户、操作类型、时间范围检索日志，异常操作（如批量导出客户信息）触发告警。6.2权限控制角色权限：预设角色（管理员、律师、助理、财务、客户）的权限矩阵明确，支持自定义角色（如“实习律师”）；权限分配遵循“最小必要”原则，敏感操作（如删除客户信息、修改案件判决结果）需双因素认证（密码+短信验证码）。数据隔离：不同团队/部门的客户、案件数据逻辑隔离，跨团队访问需申请并经对方负责人审批；客户端仅能查看关联案件的公开进度、沟通记录（需客户授权）。七、接口需求7.1内部系统对接OA系统对接：同步律所组织架构、人员信息，实现用户权限的统一管理；案件待办事项同步至OA待办，避免重复提醒。财务系统对接：费用记录、发票信息同步至财务系统，自动生成记账凭证；财务系统的收款信息同步至本系统，更新费用状态。7.2外部系统对接法院案件信息查询接口：对接法院公开案件信息平台，自动同步案件立案、开庭、判决信息，减少人工录入工作量（需律所获得法院接口授权）。第三方签章系统对接：支持案件文书、合同的电子签章，签章信息与文书内容绑定，确保不可篡改。八、验收标准8.1功能验收所有功能模块通过黑盒测试，测试用例覆盖率≥95%；核心功能（如客户信息管理、案件进度跟踪、费用统计）通过用户验收测试（由律所业务部门模拟真实场景操作）。8.2性能验收单用户操作响应时间≤2秒，批量数据导入（1000条）≤10秒，报表生成（10万条数据）≤30秒；50用户并发操作时，核心功能响应时间≤5秒，无数据丢失或错误。8.3安全验收数据加密、传输安全符合需求文档要求，通过第三方安全检测（如渗透测试）；权限控制逻辑通过场景验